Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Оформление выписки из документов

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

01.03.2022

Вы узнаете, что такое выписка и как ее оформить:

• из приказа о приеме на работу (контракт, предварительное испытание);

• из протокола собрания учредителей (участников) о реорганизации;

• из трудовой книжки.

Что такое выписка

Выписка из официального документа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке (п.3.1.31 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18).

Выписка из документа - копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке (ч.3 п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Общий порядок заверения копий документов и выписок из них установлен в Инструкции № 4.

Специальные требования к оформлению выписок из конкретных документов закреплены в различных НПА, например:

• в постановлении Минздрава от 09.07.2010 № 92 приведена форма выписки из медицинских документов.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 октября 2025 г. следует применять форму 1 здр/у-10 «Медицинская справка о состоянии здоровья» согласно приложению 1 к постановлению Минздрава от 21.08.2025 № 87;

• постановлении Минобразования от 27.07.2011 № 194 - выписка из зачетно-экзаменационной ведомости.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 10 ноября 2022 г. действует постановление Минобразования от 19.08.2022 № 274 «О документах об образовании, приложениях к ним, золотой, серебряной медалях и документах об обучении». Следует руководствоваться выпиской из зачетно-экзаменационной ведомости согласно приложению 3 к Инструкции о порядке заполнения документов об образовании, приложений к ним, документов об обучении, учета и выдачи документов об образовании, приложений к ним, золотой, серебряной медалей, документов об обучении, утв. постановлением № 274;

• постановлении Минтранса от 17.07.2001 № 16 - выписка из трудовой книжки о стаже плавания;

• постановлении Минжилкомхоза от 25.11.2019 № 23 - выписки из решений, касающихся порядка учета граждан, нуждающихся в улучшении жилищных условий, предоставления жилых помещений государственного жилищного фонда.

Как оформить выписку

Выписки из документов оформляются на общем бланке.

Слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (ч.3 п.64 Инструкции № 4).

Пример ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример Верно Начальник отдела кадров Подпись В.В.Васильев 25.02.2022

Обратите внимание! Воспроизведение подписи руководителя организации на выписках из документов не требуется.

Для ускорения заверения документа можно использовать соответствующий штамп, который содержит наименование должности лица, заверившего копию, расшифровку подписи и дату заверения.

Обратите внимание! Использование штампа «Копия верна» НПА не допускается.

Отличительная особенность выписки от других видов копий в том, что она воспроизводит не весь текст документа, а его часть.

Примеры выписок из документов

Выписка из протокола собрания учредителей (участников) о реорганизации организации

Выписка (копия) из трудовой книжки имеет свои особенности, поскольку бланк трудовой книжки установлен Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40.

Наниматель по просьбе работника заверяет копию трудовой книжки и ее дубликат (ч.2 п.76 Инструкции № 40).

Как правило, наниматель выдает копию трудовой книжки, выполненную с помощью множительной техники, на которой проставляется отметка о заверении копии, и данная копия удостоверяется печатью организации.

Однако могут выдать и выписку из трудовой книжки, что будет более сложным с точки зрения оформления.

Необходимо учитывать, что выдача копии (выписки) из трудовой книжки является административной процедурой (п.2.1 Перечня № 200).

Работа по осуществлению административных процедур регулируется Законом от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур».

Так, заявления заинтересованных лиц подлежат регистрации в день их подачи (п.1 ст.16 Закона № 433-З). Соответственно, устные заявления о выдаче копии (выписки) из трудовой книжки подлежат регистрации.

Дополнительно по теме • Все по одной теме. Оформление документов в организации.