Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОПТИМИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Практически в деятельности любого структурного подразделения организации образуются документы. Особую значимость документы имеют в сфере управления организацией, так как обеспечивают связь между объектами и субъектами управления, подтверждают осуществляемую деятельность.

Справочно Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности (п.3.1.3 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18, далее - СТБ 2059-2013).

Оптимизация документооборота позволяет увеличить оперативность принятия управленческих решений, исполнения документов.

Большим преимуществом при организации документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) является использование системного подхода, который позволяет учесть взаимосвязи процессов работы с документами. Правильно организованная система ДОУ в организации имеет такие преимущества, как повышение эффективности деятельности, обеспечение защиты интересов организации, ее работников и клиентов, документированность принимаемых управленческих решений и др.

В первую очередь необходимо определить нормативное правовое регулирование работы с документами в организации, права и ответственность работников.

В обязательном порядке в организации должны быть следующие локальные нормативные правовые акты в сфере архивного дела и делопроизводства:

• инструкция по делопроизводству;

• положение о службе ДОУ;

• положение об архиве;

• положение об экспертной комиссии;

• номенклатура дел;

• должностные инструкции работникам службы ДОУ.

Затем необходимо обратить внимание на основные составляющие ДОУ:

• документирование;

• документооборот;

• хранение документов.

Документирование

Справочно Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам (п.3.2.1 СТБ 2059-2013).

Оптимизация документирования предполагает определение видов документов, которые могут создаваться в организации, и информации, которая может быть в них включена.

Четкая регламентация этих вопросов позволит исключить различные документы, выполняющие одинаковую функцию.

Пример В организации работники оформляют заявление о предоставлении отпуска и заявку на перенос отпуска. Однако целесообразно в обоих случаях оформлять заявление, так как заявка, как и заявление, содержит просьбу о чем-либо.

Ускорению процесса создания документов способствуют шаблоны документов.

Справочно Шаблон - предварительно разработанная заготовка, в которую удобно вводить недостающие данные.

Основная цель создания и использования шаблонов заключается в том, чтобы работник не тратил время на ввод типовой информации и форматирование документа. Кроме этого, использование шаблонов позволяет поддерживать единообразный стиль документов.

Так, шаблоны разрабатываются на основе унифицированных форм документов службой ДОУ организации (п.223 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Также не стоит забывать о том, что отдельные реквизиты можно оформлять с помощью штампов:

• регистрационный штамп входящих документов;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• отметка о заверении копии;

• отметка о контроле и др.

Важным при оптимизации документооборота является упорядочение возникновения документов, борьба с увеличением документообразования, разумное ограничение и регламентация условий и ситуаций, при которых происходит создание документов.

Документооборот

Одним из направлений оптимизации документооборота организации является совершенствование технологии работы с документами. Совершенствование технологии работы с документами предполагает упорядочивание и сокращение действий, производимых работниками с документами. Необходимо отметить, что на любом из этапов работ с документами можно найти пути уменьшения трудозатрат в процессе их обработки.

Регистрация документов

Важно исключить многократную регистрацию документов: в структурном подразделении, а затем в службе ДОУ или наоборот. Однократность регистрации документа означает, что любой документ (поступающий в организацию, внутренний или исходящий) должен регистрироваться в организации только один раз.

На документах, подлежащие регистрации в месте, отличном от места поступления, проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления. Затем документ передается исполнителю, где проставляется регистрационный индекс (номер) поступления документа (часть вторая подп.140.6 п.140 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 (далее - постановление № 39) часть вторая подп.140.6 п.140 Инструкции по делопроизводству исключена.

Многие забывают о важном принципе регистрации документов - регистрация ответного документа под номером инициативного, что значительно укоряет процесс регистрации ответного документа, экономит время, затрачиваемое на заполнение регистрационно-контрольной карточки. Этот же принцип целесообразно применять при регистрации обращений граждан и юридических лиц. Регистрационный индекс ответного документа будет состоять из регистрационного индекса обращения, дополненного индексом дела по номенклатуре дел, в которое после исполнения группируются обращения.

Пример Регистрационный индекс ответа будет иметь вид «3-5/П-135», где: 3-5 - индекс дела по номенклатуре дел; П-135 - регистрационный индекс обращения, присвоенный ему при поступлении в организацию.

Также повторные обращения граждан и юридических лиц допускается регистрировать в регистрационно-контрольной карточке, в которой было зарегистрировано первое обращение (п.13 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786).

Контроль за исполнением документов

Тесно с регистрацией документов связана и организация контроля за их исполнением. Поэтому необходимо обратить внимание на организацию контроля за исполнением документов, так как несвоевременное или некачественное исполнение документа приводит к переносу сроков исполнения, составлению дополнительных проектов документов и др. Применение рациональных форм контроля позволяет обеспечить исполнение документов в срок, что уменьшает возникновение непредусмотренных документов.

С учетом значимости контроля исполнения документов следует регламентировать порядок такого контроля в инструкции по делопроизводству организации. Также необходимо предусмотреть:

• кем осуществляется контроль исполнения документов в организации;

• какие документы (категории документов) ставятся на контроль;

• этапы контроля исполнения;

• сроки исполнения;

• способы отражения данных о контроле в регистрационно-контрольных формах;

• порядок ведения контроля исполнения (постановка на контроль, проверка хода исполнения, продление срока исполнения, снятие документа (поручения) с контроля);

• основные этапы работы с исполнителями (проверка хода исполнения, напоминания о приближении срока исполнения и др.);

• порядок анализа и обобщения данных о результатах контроля исполнения.

Справочно Рекомендуем ознакомиться с пособием-навигатором «Контроль исполнения документов и поручений».

Построение информационно-поисковой системы документов

При совершенствовании ДОУ необходимо обратить внимание на построение эффективной информационно-поисковой системы документов, что позволит улучшить их учет и поиск. Здесь важную роль играют классификация и индексирование документов. Классификация и индексирование документов помогают создавать необходимые ссылки на документы, производить их группировку по определенным признакам (тематическому, корреспондентскому, географическому и др.), обеспечивать контроль прав доступа, поиск, размещение документов, а также идентификацию особо важных документов.

Так, регистрационный номер создаваемых и получаемых документов может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями, придающими уникальность его регистрационному индексу, облегчающими поиск документа (п.47 Инструкции по делопроизводству).

Индексирование позволяет размещать документы по определенной схеме и в определенной логической последовательности, что способствует упрощению последующего использования документов и проведению справочной работы по ним. Это реализуется путем помещения документа в соответствующее дело согласно номенклатуре дел организации, что позволяет связать отдельный документ с другими документами по конкретному вопросу и при поиске увидеть взаимосвязи документа с другими документами. Использование номеров позволяет установить местоположения документа в организации (например, индекс дел по номенклатуре дел или описи дел).

Организация движения документов

Важным условием оптимизации документооборота является рациональная организация движения документов. Необходимо обратить внимание на исключение прохождения документами дублирующихся инстанций.

Хранение документов

Вопросы, относящиеся к хранению документов и обеспечению их сохранности, возникают в течение всего жизненного цикла документов, а не только после того, как документы помещаются в дела или попадают в архив организации. Обеспечение сохранности документов необходимо для удовлетворения потребностей вышестоящей организации, акционеров, клиентов, государственных органов, самой организации и др.

Определение сроков хранения документов осуществляется в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, а затем уточняется в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив или при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

В настоящее время законодательство Республики Беларусь содержит ряд норм, устанавливающих конкретные сроки хранения документов.

Обратите внимание! Уменьшение сроков хранения, закрепленных в актах законодательства, не допускается. В случае если срок хранения документов в законодательстве не закреплен, решение о его установлении полномочна принимать экспертная комиссия организации. Увеличение сроков хранения допускается по решению экспертной комиссии организации.

Справочно Комментарий к: • перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, см. здесь; • перечню документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по конструированию изделий промышленного производства, разработке технологических процессов, производственной деятельности, научно-исследовательской деятельности, охране объектов интеллектуальной собственности, с указанием сроков хранения, утвержденному приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.06.2014 № 30, см. здесь.

Решение об установлении сроков хранения документов в организации должно быть отражено в номенклатуре дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Еще до недавнего времени законодательство не запрещало создавать исключительно в электронном виде документы длительного хранения. Однако в соответствии с частью второй п.236 Инструкции по делопроизводству (в редакции от 10.12.2014 № 240) хранение документов в электронном виде без создания оригиналов на бумажном носителе допускается только для документов со сроками хранения до 10 лет, указанных в приложении 20 к ней. Это обусловлено быстрым устареванием программного и аппаратного обеспечения, с помощью которого создаются и воспроизводятся документы.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. п.236 Инструкции по делопроизводству на основании постановления № 39 изложен в новой редакции.

Справочно Подробнее см. «Комментарий к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.12.2014 № 240 «О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4». Новое в работе с документами в электронном виде».

Сократить время на создание учетного аппарата в архиве может использование регистрационно-контрольных форм документов, передаваемых в архив.

Справочно Для детального изучения данного вопроса воспользуетесь подборкой «Хранение документов в организации».

12.03.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела