Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ
Общие правила приема
Прием посетителей - одна из должностных обязанностей секретаря. В обязанности секретаря входит составление расписания приема. В каждой организации руководитель определяет дни и часы приема посетителей.
Прием посетителей руководителем осуществляется в один из установленных регламентом работы руководителя и правилами внутреннего трудового распорядка организации дней недели (например, в пятницу) в строго определенные, обычно послеобеденные часы. Продолжительность приемного времени и количество посетителей устанавливаются исходя из количества приемов, проводимых руководителем в месяц.
Если прием по личным вопросам посетителей проводится:
• 1 раз в неделю, то на прием можно записать от 5 до 12 человек;
• 2 раза в месяц - от 10 до 15 человек;
• 1 раз в месяц - от 15 до 25 человек.
Секретарь вместе с руководителем должны проанализировать организацию работы по приему посетителей с тем, чтобы как можно более точно планировать количество посещений за один прием, а также продолжительность индивидуального общения. За основу могут быть приняты среднестатистические показатели.
| № п/п | Наименование показателя | Значение показателя |
|
1 |
Общая продолжительность приема | 3 ч |
|
2 |
Перерывы в работе по приему | 5 мин. Ежечасно |
|
3 |
Среднее число посетителей, всего | 3-4 |
|
4 |
Общее число посетителей, всего | 10-12 |
При приеме работников других организаций необходимо выяснить и записать:
• фамилию, имя, отчество;
• организацию, которую он представляет, и его должность;
• по какому вопросу;
• было ли назначено время приема.
О каждом посетителе независимо от его служебного положения обязательно докладывают. О сотрудниках организации, пришедших на прием, можно доложить по телефону. Пришедшего на прием из другой организации представляют руководителю, четко называя фамилию, имя, отчество, должность, фирму (организацию) и передают визитную карточку или запись сведений о нем.
Выяснив цель посещения, секретарь должен направить посетителя к конкретному работнику, в должностные обязанности которого входит решение данного вопроса.
Если посетитель будет принят руководителем, о нем докладывают, передав визитную карточку или запись с данными о нем. При необходимости секретарь подбирает и передает руководителю необходимые для разговора документы.
В случае задержки приема посетителю предлагают подождать. Если время приема было назначено, а руководитель занят, секретарь должен в вежливой форме извиниться, объяснить причину задержки, указать, на какое время прием переносится, или договориться о другом дне посещения.
Если о переносе приема по непредвиденным обстоятельствам (болезнь руководителя, командировка, срочный вызов и т.д.) известно заранее, необходимо связаться с посетителем, поставить его в известность и договориться о времени, на которое прием перенесен.
В случае отсутствия руководителя секретарь в зависимости от решаемого вопроса может направить посетителя к его заместителям. Во всех случаях задача секретаря - направить посетителя к тому сотруднику, который занимается данными вопросами, и избавить руководителя от лишних приемов.
Классификация приема посетителей
Прием посетителей можно условно разделить на следующие виды:
• прием посетителей других организаций;
• сотрудников по личным вопросам;
• сотрудников по текущим вопросам;
• командированных работников;
• делегаций.
|
Таблица | |
|
Общие правила организации и ведения приема в зависимости от категории посетителей | |
| Категория посетителя | Обязанности секретаря |
| Посетители других организаций | - согласовать время приема; - поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи; - доложить о посетителе и проводить его в кабинет руководителя |
| Сотрудники своей организации по личным вопросам | - знать структуру организации, а также распределение должностных обязанностей между руководящими работниками; - довести до сведения всех сотрудников организации часы приема по личным вопросам; - знать сотрудников, которые имеют доступ к руководителю в любое время; - направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении того или иного вопроса |
| Сотрудники организации по текущим вопросам | - знать структуру организации, а также распределение должностных обязанностей между руководящими работниками; - довести до сведения всех сотрудников организации часы приема по текущим вопросам; - знать сотрудников, которые имеют доступ к руководителю в любое время; - направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении того или иного вопроса |
| Делегация | - позаботиться о выделении сотрудника, который будет сопровождать делегацию; - позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации в случае приема иностранной делегации |
| Командированные работники | - выяснить, согласовано ли это посещение заранее; - выяснить цель командировки; - отметить командировочное удостоверение; - выяснить обеспеченность командированного специалиста гостиницей, при необходимости - помочь ему в решении этого вопроса |
Регистрация посетителей
Во многих организациях просят посетителей занести сведения о себе в специальную книгу посетителей.
В организациях с повышенным режимом секретности помимо регистрации посетителей в специальной книге им предлагается также иметь пропуска, разрешается ходить по зданию в этой организации только в сопровождении ее сотрудников. Благодаря этим мерам в помещение организации не могут попасть посторонние.
Существуют различные формы регистрации приема посетителей. Одна из них - журнальная форма.
|
Примерная форма журнала регистрации приема посетителей | ||||||
| № п/п | Наименование организации (подразделения) | Должность, Ф.И.О. | Основные мотивы посещения | Наличие письменных материалов | Контактный телефон посетителя | Решение вопроса руководителем |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
1 |
Компания «Фонокленз» | Исполнительный директор Карпов В.А. | По вопросу заключения контракта | Нет | 236 23 45 | |
Накануне в этот журнал заносят предварительные сведения об ожидаемых посетителях: имя, фамилию, должность, название организации, с кем из сотрудников назначена встреча и на какое время, по какому вопросу. В день приема этот список уточняется и передается руководителю.
При большом объеме работ регистрация посетителей может вестись на регистрационных карточках как в бумажном, так и в электронном виде.
|
Образец карточки приема посетителя | |
|
КАРТОЧКА ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЯ | |
| Посетитель Мартынова Светлана Александровна Должность декларант Организация ОАО «Керамика» Прием ведет Будник Денис Викторович | |
|
Суть вопроса | |
| Новый паспорт сделки на кирпич _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ | |
|
Решение | |
| Заявить на таможню о представлении нового открепления | |
| «25» августа 2014 г. |
Будник |
|
(подпись принимавшего лица) | |
Несколько иной порядок имеет прием граждан по личным вопросам.
Личный прием граждан
В организациях проводится личный прием граждан, их представителей, представителей юридических лиц. При устном обращении указанные лица должны предъявить документ, удостоверяющий личность. Представители заявителей должны предъявить также документы, подтверждающие их полномочия (п.1 ст.6 Закона РБ от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц», далее - Закон об обращениях граждан).
Порядок проведения в организациях личного приема граждан, их представителей, представителей юридических лиц детально урегулирован:
• Законом об обращениях граждан;
• Указом Президента РБ от 15.10.2007 № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц».
Информация о времени и месте проведения личного приема, а при наличии предварительной записи на личный прием - о порядке ее осуществления размещается в организациях в общедоступных местах (на информационных стендах, табло и (или) иным способом).
График личного приема и порядок предварительной записи на личный прием устанавливаются руководителем организации (п.3 ст.6 Закона об обращениях граждан).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» Согласно подп.1.2 п.1 Директивы Президента РБ от 27.12.2006 № 2 «О дебюрократизации государственного аппарата и повышении качества обеспечения жизнедеятельности населения» руководители республиканских органов государственного управления и местных исполнительных и распорядительных органов и (или) их заместители обязаны по графику проводить личный прием каждую среду с 8:00 до 13:00. При необходимости, обусловленной в том числе значительным количеством обращений граждан, личный прием может проводиться более продолжительное время. |
 |
Справочно Подробнее о личном приеме см.: • «Установлена ли действующим законодательством форма журнала личного приема граждан руководителем организации?». |
19.09.2014
Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу