Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ПО СОЗДАНИЮ АРХИВА В УЧРЕЖДЕНИИ ОБРАЗОВАНИЯ

В целях накопления, хранения, учета и использования архивных документов государственные органы, иные организации создают архивы. На архив организации возложен основной объем работы по обеспечению сохранности документов, которые входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь и являются национальным достоянием.

Справочно Архив - совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов (ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», далее - Закон).

В каждой организации учреждения образования в обязательном порядке должен быть создан архив, а также определен и назначен работник, который будет отвечать за его работу. Как правило, это работник канцелярии, общего отдела, иногда отдела кадров или бухгалтерии, т.е. тех подразделений, которые имеют непосредственное отношение к документам. Ответственный назначается обычно приказом руководителя организации. Обязанности данного работника прописываются в должностной инструкции. Кроме того, необходимо разработать пакет документов, которые юридически будут закреплять порядок работы архива. К таким документам относятся:

• положение об архиве;

• должностные инструкции работникам архива: архивариусу; архивисту и др.;

• положение об экспертной комиссии;

• приказ о создании экспертной комиссии;

• приказ о назначении лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях;

• приказ о проведении экспертизы ценности документов за период.

Справочно Подробно об архиве, экспертизе ценности документов и экспертной комиссии см. разделы 4 и 5 подборки «Хранение документов в организации».

Экспертная комиссия

Экспертная комиссия (далее - ЭК, комиссия) является совещательным органом, ее решения вступают в силу после утверждения их руководителем организации. Действует ЭК на основании положения об экспертной комиссии.

Комиссия назначается приказом руководителя организации в составе 3-5 человек, в зависимости от численности организации, из наиболее квалифицированных специалистов под председательством одного из руководящих работников, например заместителя директора.

В состав комиссии учреждения образования в обязательном порядке включаются лица, ответственные за делопроизводство и архив, главный бухгалтер и др. Секретарем комиссии назначается лицо, ответственное за делопроизводство. Приказ о составе ЭК обновляется по мере изменений в кадровом составе организации.

В своей работе ЭК руководствуется:

• Законом;

• Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов);

• Положением о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 20.09.1996 № 373;

• методическими документами Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь;

• перечнем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и по делам молодежи, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52;

• перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Положения и должностные инструкции разрабатываются на основании типовых или примерных документов, утверждаются и вводятся в действие приказом руководителя организации.

Требования к хранению архивных документов

Организации, являющиеся собственниками (создателями) архивных документов, обязаны обеспечить их сохранность, содержать в должном порядке здания и помещения архивов, организовать их охрану, поддерживать необходимый технологический режим для хранения архивных документов, создавать страховые копии документов и фонды пользования.

Юридические и физические лица, являющиеся источниками формирования Национального архивного фонда Республики Беларусь, не имеют права уничтожать архивные документы без разрешения органов государственной архивной службы Республики Беларусь.

Справочно Информацию о системе государственных архивных учреждений можно найти по адресу http://archives.gov.by/index.php?id=6.

Для обеспечения сохранности документов в архиве необходимо: создание оптимальных условий для хранения документов, размещение дел в хранилище и их топографирование, учет дел и документов, проверка их наличия и состояния, соблюдение порядка выдачи дел из архива, обеспечение физико-химической сохранности документов.

Вопросы об обеспечении сохранности документов архива организации подробно рассмотрены в разделе IX Правил работы архивов.

Ответственность

Руководители государственных органов, иных организаций, индивидуальные предприниматели обязаны создать условия для приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Так, за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства ответственность предусмотрена Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях (далее - КоАП).

Справочно Размер базовой величины см. здесь.

03.12.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу