Материал помещен в архив

ОТСУТСТВИЕ СОТРУДНИКА НА РАБОТЕ ПО ЛИЧНЫМ ВОПРОСАМ

Как правило, в любой организации сотрудники отпрашиваются пораньше с работы по личным делам (для обращения в банк или посещения врача, родительского собрания и т. п.). Как оформить отсутствие сотрудника на работе в течение нескольких часов? Насколько законно просить его задержаться на количество часов отсутствия в другой день? Ответим на поставленные вопросы.

Учитывать отсутствие работника в течение нескольких часов обязывает правовая норма части третьей ст.110 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК), в соответствии с которой рабочее время нормируется путем установления норм его продолжительности на протяжении календарной недели (рабочая неделя) и в течение суток (рабочий день, рабочая смена). Время отсутствия по личным делам не является рабочим, потому что в этот период работник не находится на рабочем месте и не выполняет свои трудовые обязанности.

В то же время устная договоренность с работником может повлечь серьезные последствия для нанимателя. Например, если в период отсутствия на работе с сотрудником произойдет несчастный случай, то он может быть квалифицирован как несчастный случай на производстве со всеми вытекающими последствиями, потому что по документам сотрудник находился на рабочем месте. Также при неоформлении времени отсутствия сотрудника на работе в течение нескольких часов у нанимателя могут возникнуть сложности с учетом и оплатой таких часов.

Нередко наниматель отпускает сотрудника раньше с работы на несколько часов с условием, чтобы он на следующий день отработал это время. В таком случае в табеле использования рабочего времени день отмечается как полностью отработанный. Однако это нарушение трудового законодательства, поскольку фактически наниматель привлекает работника к сверхурочной работе, которая не оформлена и не оплачена надлежащим образом.

Обратите внимание! За каждый час работы в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные (часть первая ст.147 ТК) и выходные дни сверх заработной платы, начисленной за указанное время, производится доплата: 1) работникам со сдельной оплатой труда - не ниже сдельных расценок; 2) работникам с повременной оплатой труда - не ниже часовых тарифных ставок (окладов) (часть первая ст.69 ТК).

При отсутствии указанной доплаты существует вероятность того, что организацию согласно части 4 ст.9.19 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях могут привлечь к административной ответственности с наложением штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин.

В связи с этим каждый раз, отпуская работника на несколько часов раньше с работы, следует фиксировать это документально. Варианты оформления могут быть различными в зависимости от конкретного случая и того обстоятельства, как часто и на какое время работник отпрашивается.

Обратите внимание! Если сотрудник уходит с работы в обед, то наниматель не вправе ему препятствовать, поскольку предоставленный согласно части первой ст.134 ТК в течение рабочего дня перерыв для отдыха и питания (продолжительностью не менее 20 мин. и не более 2 ч.) используется работником по своему усмотрению и в рабочее время не включается.

Шаг 1. Определяем, как оформить время отсутствия работника

1. Если работник регулярно отпрашивается с работы, правильнее установить ему неполное рабочее время.

Справочно Подробно о неполном рабочем времени см. раздел подборки «Рабочее время».

2. Если работник отпрашивается с работы редко и надолго, следует предложить ему взять 1 день кратковременного отпуска без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам (ст.190 ТК). Такой вариант подходит при длительном отсутствии на работе, например, в течение более 4 ч.

Справочно Для более детального изучения данной темы см. материал «Дополнительный день отдыха. Другой день отдыха. Кратковременный отпуск».

3. Работник отпрашивается с работы редко и ненадолго.

Если время отсутствия работника не превышает 4 ч. в день, целесообразно оформить кратковременный отпуск без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам на несколько часов.

Трудовое законодательство не запрещает оформление кратковременного отпуска без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам на несколько часов и не устанавливает минимальную продолжительность указанного отпуска. В этом случае процедура оформления отпуска за свой счет аналогична процедуре оформления отпуска, исчисляемого в календарных днях. Единственное неудобство, которое может возникнуть в этом случае для работников отдела кадров (кадровой службы), - это перевод часов отпуска в полные трудовые дни при подсчете периодов, включаемых в рабочий год. Тем более, что в рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, включается время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года (п.3 части первой ст.164 ТК). По этой причине каждый случай предоставления кратковременного отпуска без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам целесообразно отмечать в личной карточке работника (при ее ведении), в том числе и при предоставлении указанного отпуска в часах.

Шаг 2. Получаем заявление от работника

В зависимости от выбранного варианта оформления это может быть заявление:

• об установлении неполного рабочего времени или

• о предоставлении кратковременного отпуска без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам на несколько часов.

Заявление о предоставлении кратковременного отпуска без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам на несколько часов (пример)

ЗАЯВЛЕНИЕ

28.04.2016 № 55

Прошу предоставить мне кратковременный отпуск без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам (в связи с необходимостью посещения врача в поликлинике) 2 мая 2016 г. на 3 ч. с 14:30 до 17:30.

Шаг 3. Издаем приказ и заполняем личную карточку работника

При решении нанимателя оформить время отсутствия работника в виде кратковременного отпуска без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам необходимо издать соответствующий приказ и заполнить личную карточку (при ее ведении).

Приказ о предоставлении кратковременного отпуска без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам на один календарный день (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Орион»
(ООО «Орион»)

ПРИКАЗ

28.04.2016 № 125-к

г. Минск

О предоставлении кратковременного отпуска без сохранения заработной платы Поляковой О.Н.

ПРЕДОСТАВИТЬ:

ПОЛЯКОВОЙ Ольге Николаевне, бухгалтеру отдела труда и заработной платы, кратковременный отпуск без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам на 1 календарный день 2 мая 2016 г.

Приказ о предоставлении кратковременного отпуска без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам на несколько часов (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Орион»
(ООО «Орион»)

ПРИКАЗ

28.04.2016 № 127-л

г. Минск

О предоставлении кратковременного отпуска без сохранения заработной платы Скворцовой М.И.

ПРЕДОСТАВИТЬ:

СКВОРЦОВОЙ Марии Ивановне, ведущему экономисту отдела труда и заработной платы, кратковременный отпуск без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам 2 мая 2016 г. на 3 ч. с 14:30 до 17:30.

Шаг 4. Отмечаем в табеле использования рабочего времени период отсутствия работника на рабочем месте

В организациях может применяться любая форма табеля, удобная нанимателю и позволяющая обеспечивать точный учет использования рабочего времени.

При составлении табеля можно руководствоваться недействующими формами, утвержденными постановлением Государственного комитета СССР по статистике от 28.12.1989 № 241:

• табелем учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма Т-12);

• табелем учета использования рабочего времени (форма Т-13).

Справочно Воспользуйтесь также: • формой «Положение о табельном учете рабочего времени (пример)»; • калькулятором «Табель учета рабочего времени на 2016 год».

При неполном рабочем дне дни явки в табеле отмечают буквенным кодом «Я» и отражают количество отработанных часов за день. При неполной рабочей неделе дни явки в табеле отражают так же буквенным кодом «Я», а дополнительные нерабочие дни помечают как выходные - буквенным кодом «В».

Если работнику предоставлен кратковременный отпуск без сохранения заработной платы по семейно-бытовым причинам:

• на 1 день - такой день в табеле использования рабочего времени можно отметить буквенным кодом «А»;

• в часах - в табеле использования рабочего времени в этот день отражают фактически отработанное время. Например, если сотрудник из 8 ч. рабочего дня отсутствовал 3 ч., то эти 3 ч. можно отразить в табеле использования рабочего времени кодом «А», а 5 рабочих часов - кодом «Я» (Я/А; 5/3).

Шаг 5. Оплачиваем фактически отработанное время

Оплата труда при неполном рабочем времени будет зависеть от отработанного времени или выполненного объема работ. Подобным образом работнику следует оплатить дни предоставления отпуска за свой счет в часах. Число рабочих и нерабочих часов определяют по табелю использования рабочего времени. При этом дни отпуска без сохранения заработной платы оплате не подлежат.

Справочно Для более детального изучения см. вопрос-ответ «В течение рабочего дня работнику необходимо посетить поликлинику и отлучиться с работы на 3 ч. Трудовой кодекс Республики Беларусь данное положение не регулирует. Каким документом и с какой формулировкой оформить отсутствие работника на рабочем месте (отпуск без сохранения заработной платы, время без сохранения заработной платы)?».

04.05.2016

Александр Шевцов, юрист