Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПЕЧАТИ И ШТАМПЫ ОРГАНИЗАЦИИ

Виды печатей и порядок их использования закреплен в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству). Печать является реквизитом документа, который ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, и является дополнительным реквизитом, придающим ему юридическую силу (п.18 Инструкции по делопроизводству).

Понятие, виды, использование печати

Справочно Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Исходя из п.62 Инструкции по делопроизводству устанавливается три вида печатей:

1) печать организации;

2) печать структурного подразделения организации;

3) печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.).

При этом печати организаций подразделяются на:

• гербовые (печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь);

• простые.

Обратите внимание! Порядок использования и ответственность за хранение печатей и перечень документов, на которых проставляется печать, закрепляются в локальных нормативных правовых актах организации (п.62 Инструкции по делопроизводству).

Печать обязательно проставляется на:

• подлинниках документов и их копиях, в т.ч. факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей (п.62 Инструкции по делопроизводству);

• личных справках организации (п.130 Инструкции по делопроизводству);

• копиях документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации (проставляется на отметке о заверении копии) (п.64 Инструкции по делопроизводству).

Также обязательное наличие печати на документе может устанавливаться различными нормативными правовыми актами Республики Беларусь:

• в ст.186 Гражданского кодекса Республики Беларусь указано, что доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, скрепленной печатью этой организации;

• в ст.121 Банковского кодекса Республики Беларусь определено, что сведения, составляющие банковскую тайну, представляются банком на основании письменного запроса, подписанного руководителем государственного органа либо уполномоченным должностным лицом, скрепленного гербовой печатью и содержащего ссылки на нормы законодательных актов Республики Беларусь, предоставляющих государственному органу право на получение такой информации;

• согласно п.67 Инструкции о порядке выдачи и оформления листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности, утвержденной постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь и Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 09.07.2002 № 52/97, для удостоверения записей в листке нетрудоспособности используются следующие печати: личная печать врача, печать организации здравоохранения «Для листков нетрудоспособности и справок», гербовая печать, печать медико-реабилитационной экспертной комиссии;

• пунктом 44 постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 предусмотрено, что записи об увольнении работника (прекращении трудового договора (контракта)) заверяются подписью нанимателя, иного лица, уполномоченного на внесение записей в трудовые книжки, и печатью нанимателя (представительства иностранной организации) и др.

Печать может проставляться на размноженных экземплярах документа, не воспроизводящих факсимильную подпись подлинника, и на служебных справках. При удостоверении печатью размноженного экземпляра документа она проставляется на месте, отведенном для собственноручной подписи.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего или утвердившего документ.

Примерный перечень организационно-распорядительных документов организации, заверяемых печатью

1. Локальные нормативные правовые акты.

2. Акты проверок деятельности организаций; приема-передачи и уничтожения дел, документов, печатей, штампов, бланков строгой отчетности; ликвидации организаций и др.

3. Выписки из распорядительных документов, направляемые в другие организации или выдаваемые физическим лицам.

4. Договоры (трудовые, хозяйственные, о производстве работ, об аренде помещений, о поставках, о международном сотрудничестве, о материальной ответственности и др.).

5. Документы, разработанные двумя или более организациями.

6. Инструкции (должностные, по распределению должностных обязанностей и др.).

7. Устав организации.

8. Штатное расписание.

Гербовая печать

Отдельно урегулирован порядок использования гербовых печатей.

В ст.10 Закона Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» указано, где может помещаться изображение Государственного герба Республики Беларусь.

Порядок изготовления и уничтожения печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируется Инструкцией о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 12.06.2009 № 189 (далее - Инструкция № 189).

Печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь изготавливается в одном экземпляре (п.5 Инструкции № 189).

Обратите внимание! Уничтожение печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь осуществляется уполномоченным сотрудником органа внутренних дел в присутствии представителя организации, нотариуса, о чем выдается квитанция установленного образца, к которой прилагается один образец оттисков печатей (п.11 Инструкции № 189).

Угловой штамп

Угловой штамп организации допускается использовать при оформлении:

• писем;

• справок;

• других справочно-информационных документов (часть третья п.19 Инструкции по делопроизводству).

Справочно К справочно-информационным документам относятся: письма, протоколы, акты, справки, докладные, объяснительные записки (п.2 Методических указаний по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41).

Угловые штампы могут быть трех видов:

1) для письма;

2) общий угловой штамп;

3) угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов бланка.

Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа.

Размер углового штампа установлен в п.34 Инструкции по делопроизводству:

• для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы не должен превышать 73 мм по горизонтали и 75 мм по вертикали;

• для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы не должен превышать 73 мм по горизонтали и 55 мм по вертикали.

Форма углового штампа для письма без изображения Государственного герба Республики Беларусь и эмблемы

Форма углового штампа для письма с изображением Государственного герба Республики Беларусь и эмблемы

Пример оформления углового штампа для письма с изображением Государственного герба Республики Беларусь

Форма общего углового штампа без изображения Государственного герба Республики Беларусь и эмблемы

Форма общего углового штампа с изображением Государственного герба Республики Беларусь и эмблемы

Пример оформления общего углового штампа с эмблемой

Ответственность

Справочно Для более детального изучения см.: • «Печать негосударственной коммерческой организации: получение и использование»; • «Допустимо ли использовать на письме угловой штамп структурного подразделения государственной организации без использования Государственного герба Республики Беларусь?».

08.12.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела