Материал помещен в архив

Перечни документов с указанием сроков хранения: классификация и особенности применения

Деятельность по комплектованию архивов документами, имеющими историческую, научную, социальную, экономическую, политическую, культурную и практическую значимость, является одной из важнейших составляющих архивного дела. Вопросы отбора документов для хранения, а также выделения к уничтожению - одни из наиболее сложных в практике работы архивистов. Проведение экспертизы ценности документов значительно облегчается, если можно опереться на нормы, устанавливающие сроки хранения документов и дел. Таким инструментом выступают перечни документов с указанием сроков хранения (далее - перечень).

Перечни документов с указанием сроков хранения: классификация

Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждает перечень типовых документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (часть четвертая ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», далее - Закон № 323-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.5 ст.4 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З. Комментарии см. здесь.

В свою очередь, государственные органы, иные государственные организации по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждают перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения.

Негосударственные же организации могут по согласованию с государственными архивами утверждать перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (части пятая, шестая ст.4 Закона № 323-З).

Таким образом, можно выделить три вида перечней:

• типовой;

• ведомственный;

• негосударственной организации.

Перечень типовых документов

На сегодняшний день типовые сроки хранения документов устанавливаются перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, (далее - Перечень типовых документов).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Перечень типовых документов используется при проведении государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями экспертизы ценности документов в целях определения сроков их хранения. Его нормы обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов (примечания 1, 2 к Перечню типовых документов).

Обратите внимание! Сроки хранения электронных документов идентичны срокам хранения аналогичных документов на бумажном носителе (п.11 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19).

Сроки хранения в Перечне типовых документов определяются по следующим графам:

• графа 3 - для государственных органов, иных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей;

• графа 4 - для государственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Перечень типовых документов является приложением к постановлению - нормативному правовому акту республиканского органа государственного управления (Министерства юстиции Республики Беларусь).

Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения

Закон № 323-З не содержит определения термина «ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения».

При этом в номенклатуре дел указываются сроки хранения дел, номера пунктов и (или) статей согласно перечням документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (далее - ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения) (подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.165.4 п.165 Инструкции № 4 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113.

Особенностью ведомственных перечней является сфера их действия - они распространяются только на государственные органы, иные государственные организации и подчиненные им (входящие в состав, систему) органы, организации.

Например, перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства образования Республики Беларусь, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования Республики Беларусь, учреждений образования с частной формой собственности, с указанием сроков хранения установлен постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 24.05.2012 № 52. В названии указанного перечня перечисляются субъекты, на которых распространяется его действие.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2022 г. действует перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства образования, структурных подразделений областных и Минского городского исполнительных комитетов, осуществляющих государственно-властные полномочия в сфере образования и государственной молодежной политики, государственных организаций, подчиненных Министерству образования, с указанием сроков хранения, уст. постановлением Минобразования от 28.11.2022 № 450.

Приказом председателя концерна «Белгоспищепром» от 31.12.2008 № 451 утвержден перечень документов, образующихся в деятельности Белорусского государственного концерна пищевой промышленности «Белгоспищепром» и подведомственных ему организациях, с указанием сроков хранения. В соответствии с Уставом концерна «Белгоспищепром», утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.11.2000 № 1683 (далее - Устав), в его состав входят юридические лица согласно приложению 1 к Уставу (п.4 Устава).

Соответственно, действие перечня документов концерна «Белгоспищепром» распространяется на строго определенный круг организаций.

Справочно Полный список ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения приведен на сайте «Архивы Беларуси» http://archives.gov.by/home/normativnaya-baza-arhivnogo-dela-i-deloproizvodstva-v-respublike-belarus/normativnye-pravovye-akty-respubliki-belarus-reguliruyushhie-voprosy-arhivnogo-dela/perechni-dokumentov-s-ukazaniem-srokov-hraneniya.

Перечни документов Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

Отдельную группу ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения составляют перечни, утвержденные приказами директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее - Департамент).

На сегодняшний день утверждено четыре перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения:

• по здравоохранению, физической культуре и спорту, туризму (приказ директора Департамента от 01.04.2019 № 11);

• по лесоустройству и землеустройству (приказ директора Департамента от 27.02.2019 № 5);

• по проектированию, строительству, реконструкции (модернизации), реставрации и ремонту объектов недвижимости (приказ директора Департамента от 15.06.2015 № 27);

• по конструированию изделий промышленного производства, разработке технологических процессов, производственной деятельности, научно-исследовательской деятельности, охране объектов интеллектуальной собственности (приказ директора Департамента от 06.06.2014 № 30).

Нормы указанных перечней распространяются на структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, государственные архивные учреждения - при проведении экспертизы ценности в целях установления сроков хранения документов, образующихся в процессе их деятельности, а также деятельности государственных органов, иных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов. Для государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей нормы указанных перечней носят рекомендательный характер.

По юридической силе перечни Департамента являются локальными правовыми актами Департамента.

Справочно Рекомендуем воспользоваться справочником сроков хранения документов.

Перечни документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения

Негосударственные организации могут по согласованию с государственными архивами утверждать перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Такой перечень документов с указанием сроков хранения не может уменьшать сроки хранения документов, установленные Перечнем типовых документов, а также противоречить иным нормативным правовым актам (примечание 9 к Перечню типовых документов).

По юридической силе такие перечни будут локальными правовыми актами организаций, их утвердивших.

Особенности применения перечней документов

Перечень типовых документов обязателен к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов.

Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения обязательны к применению в государственном органе, а также в подчиненных ему (входящих в состав, систему) органах, организациях.

Перечни документов Департамента обязательны к применению структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, государственными архивными учреждениями - при проведении экспертизы ценности документов, образующихся в процессе их деятельности, а также деятельности государственных органов, иных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов. Для государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей нормы указанных перечней носят рекомендательный характер.

Перечни документов негосударственных организаций распространяются только на утвердившие их организации.

Применение ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения и перечней документов Департамента иными организациями

При составлении номенклатуры дел правовым основанием для установления срока хранения какого-либо документа или дела могут выступать те нормативные правовые акты, сфера действия которых распространяется на конкретную организацию.

Если организация напрямую не подчиняется государственному органу, не входит в его состав, систему, то в номенклатуре дел такой организации давать ссылку на ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения будет неправомерным.

Правовым основанием для установления сроков хранения в номенклатуре дел может быть решение, принятое экспертной комиссией организации, закрепленное в соответствующем протоколе. Иными словами, если действие ведомственного перечня не распространяется на организацию, ее ЭК может установить срок хранения, который будет идентичным установленному ведомственным перечнем для конкретных документов (дел).

Справочно Протокол заседаний экспертной комиссии организации: особенности составления см. здесь.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп.165.4 п.165 Инструкции № 4).

Решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами; решения об увеличении сроков хранения, принимаемые иными организациями, согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций. Указанные решения должны быть закреплены в соответствующем протоколе (п.176 Инструкции № 4).

Уменьшение сроков хранения, предусмотренных Перечнем типовых документов, не допускается. Увеличение сроков хранения допускается по решению ЦЭК (ЭК) государственного органа, иной организации. Соответственно, если в ведомственном перечне установлен меньший (отличный) от установленного в Перечне типовых документов срок хранения однотипного документа, организации необходимо руководствоваться нормами Перечня типовых документов (п.12 ст.23 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах»).

Аналогичным может быть порядок применения перечней документов Департамента.

27.03.2020

Дмитрий Варнашов, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела