Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Передача документов и дел при смене руководителя организации и переводе, перемещении или увольнении работника

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

07.09.2023

Законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства предусмотрена обязательная передача документов и дел:

✓ при смене руководителя организации;

✓ при переводе, перемещении или увольнении работника.

Как передать документы и дела, оформить и хранить акт приема-передачи документов и дел, рассмотрели в разделах:

Порядок приема-передачи документов и дел

При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел (ч.1 п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (ч.5 п.7 Инструкции № 4).

Приказ (распоряжение) о приеме-передаче документов и дел служит основанием для составления акта приема-передачи документов и дел.

Дополнительно по теме • Оформление приказа о приеме-передаче документов и дел.

При смене руководителя организации документы и дела, находящиеся в делопроизводстве и в архиве организации, а также научно-справочный аппарат к ним передают по акту приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации (ч.1 п.18 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143). Форма акта установлена в приложении 5¹ к Правилам № 143.

Формы документов • Акт приема-передачи документов и дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) (пример).

Обратите внимание! Форма акта приема-передачи документов и дел при переводе, перемещении или увольнении работника НПА не установлена, поэтому при его подготовке необходимо руководствоваться пп.111-116 Инструкции № 4.

Порядок приема-передачи документов и дел при переводе, перемещении или увольнении работника может быть закреплен в ЛПА организации.

Справочно Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (ч.1 п.4 Инструкции № 4).

Оформление акта приема-передачи документов и дел

При подготовке и оформлении акта необходимо руководствоваться НПА, которые устанавливают общие требования к составлению и оформлению организационно-распорядительной документации:

• Инструкцией № 4;

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83.

Акт приема-передачи документов и дел составляет комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации (приказом, распоряжением).

Акт оформляют, как правило, на чистых листах бумаги формата А4 с соблюдением установленных требований к составу и оформлению необходимых реквизитов организационно-распорядительной документации.

Если в организации используются общие бланки организационно-распорядительной документации, акт допускается оформлять на таком бланке.

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события.

Пример Открытое акционерное общество «Стройкомплект»   АКТ   27.06.2023 № 9   г. Минск   приема-передачи документов и дел начальником отдела кадров УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись В.В.Симонов 28.06.2023

Текст акта делится на две части: вводную и констатирующую (п.114 Инструкции № 4).

Вводная часть включает:

✓ основание для составления акта;

✓ состав комиссии;

✓ наименование должности, инициалы, фамилии лиц, присутствующих при составлении акта и не входящих в состав комиссии.

Констатирующая часть является основной частью акта.

В акте приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации раздельно указывают:

✓ количество документов и дел, находящихся в делопроизводстве;

✓ количество документов и дел, хранящихся в архиве организации, с выделением сведений о количестве дел постоянного хранения;

✓ сведения об оборудовании и инвентаре архива организации (ч.2 п.18 Правил № 143).

Обратите внимание! Печать организации при смене руководителя также передают по акту вновь назначенному или избранному руководителю. Факт передачи может быть отражен как в отдельном акте, так и включен в акт приема-передачи документов и дел, составляемый при смене руководителя организации.

При оформлении вводной части текста акта используют слово «Основание».

Слово «Основание» печатают с прописной буквы без отступа от границы левого поля документа, а относящийся к нему текст - с интервалом точно 14 пт.

Слово «Основание» остается открытым.

Пример Основание: приказ генерального директора ОАО «Стройкомплект» от 26.06.2023 № 189-к «Об увольнении Смирновой Е.И.».

Аналогичным образом оформляют слова «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали». Их печатают с прописной буквы без отступа от границы левого поля документа и также оставляют открытыми. Межстрочный интервал - одинарный.

Пример Составлен комиссией: Председатель - заместитель генерального директора по идеологической, правовой и кадровой работе С.А.Миронов. Члены комиссии: 1. Ведущий бухгалтер Н.И.Ланская. 2. Юрисконсульт В.А.Боровой. Присутствовали: 1. Начальник отдела кадров Е.И.Смирнова. 2. Инспектор по кадрам А.В.Жукова.   Смирнова Е.И. сдала, а Жукова А.В. приняла дела по должности начальника отдела кадров. При сдаче-приеме дел установлено: 1. Утеряно дело «Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.)» за 2021 год. 2. Личные дела работников, принятых на работу на предприятие в 2020 году, сформированы с нарушением требований Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.   3. Из трудовой книжки ведущего специалиста производственного отдела В.А.Федорова утерян вкладыш в трудовую книжку. 4. … Приняты: 1. Личные дела работников ОАО «Стройкомплект» согласно книге учета личных дел. 2. Трудовые книжки работников ОАО «Стройкомплект» согласно книге учета движения, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним. 3. Печать отдела кадров - 1 (одна). 4. 14 (четырнадцать) дел временного (свыше 10 лет) хранения за 2021-2022 годы по номенклатуре дел отдела кадров. 5. …

Если есть приложения (документы, подтверждающие, разъясняющие, или дополняющие изложенные в акте факты), ссылку на них дают в конце текста (перед сведениями о количестве экземпляров акта) и оформляют как реквизит «Отметка о наличии приложения».

Пример Приложение: объяснительная записка начальника отдела кадров Е.И.Смирновой на 2 л. в 1 экз.

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события. Ее проставляет лицо, подписавшее документ, как правило, это председатель комиссии (п.113 Инструкции № 4).

При подготовке проекта документа в реквизите «Дата документа» допускается печатать только обозначение месяца и года (ч.4 п.46 Инструкции № 4).

Поскольку акт приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации подписывают руководитель, передающий дела, и руководитель, принимающий дела, нет необходимости его дополнительного удостоверения путем оформления грифа утверждения. При наличии коллегиального органа управления в организации возможно утверждение акта приема-передачи документов и дел при смене руководителя данным органом после его рассмотрения на заседании.

Дата утверждения акта при смене руководителя организации должна соответствовать дате актируемого события. Ее проставляет должностное лицо, подписавшее документ. На основании этого дата акта должна соответствовать дате передачи документов и дел. Ее проставляет руководитель, принявший документы и дела.

Акт о приеме-передаче документов и дел подписывают лица, одно из которых соответственно передало, а другое приняло документы и дела. При этом при оформлении реквизита «Подпись» используются такие формулировки, как «Дела сдал - Дела принял» и т. п.

Пример Передал: Подпись С.В.Петров       Принял: Подпись Н.В.Громов

Поскольку акт составляет комиссия, в реквизите «Подпись» указывают не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии (наименования должностей лиц, составивших акт, отражают во водной части его текста).

Первой проставляют подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей (ч.1 п.115 Инструкции № 4).

Пример Председатель комиссии Подпись С.А.Миронов       Члены комиссии: Подпись В.А.Боровой         Подпись Н.И.Ланская

Лица, у которых есть замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются». Текст замечаний излагают на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать в самом акте.

В конце акта оформляют отметку о количестве экземпляров (ч.9 п.114 Инструкции № 4), в котором составлен акт, с указанием адресата (места хранения) каждого экземпляра.

Первый экземпляр акта подшивают в дело согласно номенклатуре дел организации.

Пример Составлен в 4 экземплярах: 1-й экземпляр - в дело № 1-29; 2-й экземпляр - в государственное предприятие «Управляющая компания холдинга "БЦК"»; 3-й экземпляр - Петрову С.В.; 4-й экземпляр - Громову Н.В.

или

Пример Составлен в 3 экземплярах: 1-й экземпляр - в дело № 1-25; 2-й экземпляр - в отдел кадров; 3-й экземпляр - Смирновой Е.И.

Регистрация и хранение акта приема-передачи документов и дел

Акт является внутренним документом, поэтому его регистрируют в порядке, установленном для регистрации внутренних документов (подп.139.7, 139.9 п.139 и подп.142.6 п.142 Инструкции № 4).

Акты приема-передачи документов и дел при смене руководителя в случае реорганизации организации должны храниться в двух организациях в отдельных делах, которые должны быть включены в номенклатуры дел данных организаций.

Срок хранения актов при:

✓ смене руководителей организаций - 55 лет (п.41 Перечня № 140);

✓ переводе, перемещении, увольнении работников - 3 года (п.42 Перечня № 140).

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.