Передача документов и дел при смене руководителя организации и при переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

02.10.2025

Законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства предусмотрена передача документов и дел:

• при смене руководителя организации;

• при переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника (по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения);

• при увольнении или переводе работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел (по решению руководителя организации);

• при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив).

Как оформить такую передачу, рассмотрели в разделах:

При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел (ч.2 п.8 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65).

При переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (ч.5 п.8 Инструкции № 65).

При увольнении или переводе работника, должностными обязанностями которого предусмотрено формирование, ведение и хранение личных дел, личные дела передаются по решению руководителя организации другому работнику по акту приема-передачи дел (п.15 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29).

При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) прием-передача документов и дел, научно-справочного аппарата к ним, учетных документов, а также помещений, инвентаря и оборудования архива организации оформляется актом приема-передачи документов и дел по форме согласно приложению 6 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций (утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Справочно Акт - вид документа, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленный факт (установленные факты) (абз.3 ч.1 п.3 Инструкции № 65).

При смене руководителя организации документы и дела, находящиеся в делопроизводстве и в архиве организации, а также научно-справочный аппарат к ним передаются по акту приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации по форме согласно приложению 5¹ к Правилам № 143.

Форма акта приема-передачи документов и дел при переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника НПА не установлена, поэтому при его подготовке необходимо руководствоваться пп.100-104 гл.8 Инструкции № 65.

Формы документов Акт приема-передачи документов и дел при переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника.

Порядок приема-передачи документов и дел при переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника может быть закреплен в ЛПА организации, например, в инструкции по делопроизводству.

Составление и оформление акта приема-передачи документов и дел

При подготовке акта приема-передачи документов и дел необходимо руководствоваться общими требованиями к составлению и оформлению организационно-распорядительной документации. Они установлены:

• Инструкцией № 65;

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83.

Акт приема-передачи документов и дел составляется комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации (приказом, распоряжением), уполномоченными лицами или должностным лицом.

Акт оформляется, как правило, на чистых листах бумаги формата А4 с соблюдением установленных требований к составу и оформлению необходимых реквизитов организационно-распорядительной документации.

Если в организации используются общие бланки организационно-распорядительной документации, акт допускается оформлять на таком бланке.

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события.

Пример Открытое акционерное общество «Стройкомплект»   АКТ   25.09.2025 № 9   г. Минск   приема-передачи документов и дел начальником отдела кадров УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись В.В.Симонов 26.09.2025

Текст акта делится на две части: вводную и констатирующую (п.102 Инструкции № 65).

Вводная часть акта включает:

• основание для составления акта;

• наименование должности служащего, инициалы и фамилия председателя комиссии, затем наименования должностей служащих, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке (либо наименования должностей служащих, инициалы и фамилии уполномоченных лиц или должностного лица, составивших акт);

• наименование должностей служащих, инициалы, фамилии лиц, присутствующих при составлении акта.

Пример Основание: _____________________________________________________. (вид, дата и регистрационный номер нормативного правового акта, локального правового акта) Составлен комиссией: Председатель: __________________________________________________. (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) Члены комиссии: 1. _______________________________________________. (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) 2. _______________________________________________. Присутствовали: 1. _______________________________________________. (наименование должности служащего, инициалы, фамилия) 2. _______________________________________________.

Констатирующая часть является основной частью акта. В ней:

• излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты;

• могут излагаться выводы, рекомендации, предложения составителей по установленным фактам (при необходимости).

В акте приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации раздельно указывается:

• количество документов и дел, находящихся в делопроизводстве;

• количество документов и дел, хранящихся в архиве организации, с выделением сведений о количестве дел постоянного хранения;

• сведения об оборудовании и инвентаре архива организации (ч.2 п.18 Правил № 143).

При смене руководителя печать организации (при наличии) также передается по акту вновь назначенному или избранному руководителю. Факт передачи печати новому руководителю может быть отражен как в отдельном акте, так и включен в акт приема-передачи документов и дел, составляемый при смене руководителя организации.

При оформлении вводной части текста акта используется слово «Основание».

Слово «Основание» печатается с прописной буквы без отступа от границы левого поля документа, а относящийся к нему текст - с интервалом точно 14 пт.

Слово «Основание» остается открытым.

Пример Основание: приказ генерального директора ОАО «Стройкомплект» от 26.09.2025 № 189-к «Об увольнении Смирновой Е.И.».

Согласно установившейся практике аналогичным образом оформляются слова «Составлен комиссией», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали».

Они печатаются с прописной буквы без отступа от границы левого поля документа и также остаются открытыми. Межстрочный интервал - одинарный.

Пример Составлен комиссией: Председатель - заместитель генерального директора по идеологической, правовой и кадровой работе С.А.Миронов. Члены комиссии: 1. Ведущий бухгалтер Н.И.Ланская. 2. Юрисконсульт В.А.Боровой. Присутствовали: 1. Начальник отдела кадров Е.И.Смирнова. 2. Инспектор по кадрам А.В.Жукова.   Смирнова Е.И. сдала, а Жукова А.В. приняла дела по должности начальника отдела кадров. При сдаче-приеме дел установлено: 1. Утеряно дело «Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.)» за 2023 год. 2. Из трудовой книжки ведущего специалиста производственного отдела В.А.Федорова утерян вкладыш в трудовую книжку. 3. … Приняты: 1. Трудовые книжки работников ОАО «Стройкомплект» согласно книге учета движения, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним. 2. Печать отдела кадров - 1 (одна). 3. 14 (четырнадцать) дел временного (свыше 10 лет) хранения за 2023-2024 гг. по номенклатуре дел отдела кадров. 4. …

При наличии приложений (документов, подтверждающих, разъясняющих или дополняющих изложенные в акте факты) ссылка на них дается в конце текста (перед сведениями о количестве экземпляров акта) и оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложения».

Пример Приложение: объяснительная записка начальника отдела кадров Е.И.Смирновой на 2 л. в 1 экз.

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться лицом, подписавшим документ, как правило, председателем комиссии (п.101 Инструкции № 65).

При подготовке проекта документа в реквизите «Дата документа» допускается печатать только обозначения месяца и года (ч.5 п.42 Инструкции № 65).

Поскольку акт приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации подписывают руководитель, передающий дела, и руководитель, принимающий дела, отсутствует необходимость его дополнительного удостоверения путем оформления грифа утверждения.

При наличии коллегиального органа управления в организации возможно утверждение акта приема-передачи документов и дел при смене руководителя данным органом после его рассмотрения на заседании.

Дата утверждения акта приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ. На основании этого дата акта должна соответствовать дате передачи документов и дел. Ее проставляет руководитель, принявший документы и дела.

Акт о приеме-передаче документов и дел подписывается лицами, одно из которых соответственно передало, а другое приняло документы и дела. При этом при оформлении реквизита «Подпись» используются такие формулировки, как «Дела сдал - Дела принял» и т.п.

Акт приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации, при переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника подписывается следующим образом:

Пример Передал: Подпись С.В.Петров       Принял: Подпись Н.В.Громов

В случае составления акта комиссией в реквизите «Подпись» указываются не должности лиц, составивших акт, а распределение их обязанностей в составе комиссии (наименования должностей служащих лиц, составивших акт, отражаются во вводной части его текста). Первой проставляется подпись председателя комиссии, ниже - подписи членов комиссии в алфавитном порядке без указания должностей.

Лица, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с отметкой «Замечания прилагаются».

Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать в самом акте.

В конце акта оформляется отметка о количестве экземпляров, в котором составлен акт, с указанием адресата (места хранения) каждого экземпляра. Первый экземпляр акта подшивается в дело согласно номенклатуре дел организации.

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и (или) практической необходимостью (ч.9 п.102 Инструкции № 65).

Пример Составлен в 4-х экземплярах: 1-й экземпляр - в дело № 1-29; 2-й экземпляр - в государственное предприятие «Управляющая компания холдинга "БЦК"»; 3-й экземпляр - Петрову С.В.; 4-й экземпляр - Громову Н.В.

или

Пример Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр - в дело № 1-25; 2-й экземпляр - в отдел кадров; 3-й экземпляр - Смирновой Е.И.

Акты приема-передачи документов и дел при смене руководителя в случае реорганизации организации должны храниться в двух организациях в отдельных делах, которые должны быть включены в номенклатуры дел данных организаций.

Регистрация и хранение акта приема-передачи документов и дел

Акт является внутренним документом, поэтому регистрируется в организации в порядке, установленном для регистрации внутренних документов (подп.125.1, 125.5 п.125 Инструкции № 65).

Срок хранения:

• актов приема-передачи документов и дел при смене руководителей организаций - 55 лет (п.41 Перечня № 140);

• актов приема-передачи документов и дел при переводе, перемещении или увольнении (освобождении от занимаемых должностей служащих) работников - 3 года (п.42 Перечня № 140).

Формы документов • Акт приема-передачи документов и дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) (пример).

Оформление приказа о приеме-передаче документов и дел

Приказ (распоряжение) о приеме-передаче документов и дел служит основанием для составления акта приема-передачи документов и дел. При оформлении приказа должны соблюдаться требования пп.89, 90 Инструкции № 65.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке стандартного формата А4 или на специальном бланке для приказов.

Заголовок приказа включает в себя предлог «О» («Об») и отглагольное существительное в предложном падеже.

Пример О приеме-передаче документов и дел Об организации приема-передачи документов и дел О передаче документов и дел в связи с увольнением Красновой Е.В. и др.

В приказе должна быть отражена следующая информация:

• причина передачи документов и дел (например, увольнение (освобождение от занимаемой должности служащего) работника или смена руководителя организации и т. д.);

• данные о лице, передающем дела, и данные о лице, принимающем дела (фамилия, имя, отчество (если таковое имеется), наименование должности служащего, наименование структурного подразделения);

• сроки проведения приема-передачи документов и дел (в случае увольнения (освобождения от занимаемой должности служащего) работника передача дел должна быть завершена до указанной в приказе даты увольнения (освобождения от занимаемой должности служащего));

• сведения о лицах, участвующих в приеме-передаче документов и дел (в состав комиссии входят работники, которые в силу своей квалификации или занимаемого положения могут дать объективную оценку состоянию передаваемых документов и дел).

Если приказ издается на основании или во исполнение другого распорядительного документа, то в констатирующей части дается ссылка на этот документ с указанием его названия (в именительном падеже), даты, регистрационного индекса и заголовка, а в отдельных случаях и краткого содержания документа.

Пример На основании приказа генерального директора ООО «Парус» от 09.10.2025 № 124-к «О переводе на другую работу Сидорова И.П.»

Если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пунктам. Каждый пункт приказа строится по схеме:

• исполнитель (конкретное должностное лицо или структурное подразделение, указывается в дательном падеже);

• предписываемое действие, выраженное глаголом в неопределенной форме;

• срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).

Пример ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить комиссию по приему-передаче документов и дел в составе: Председатель - заместитель генерального директора по идеологической, правовой и кадровой работе С.А.Миронов. Члены комиссии: 1. Ведущий бухгалтер Н.И.Ланская.   2. Юрисконсульт В.А.Боровой. 2. Прием-передачу документов и дел отдела кадров провести в период с 22.09.2025 по 24.09.2025. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по идеологической, правовой и кадровой работе С.А.Миронова.

Проекты приказов подлежат визированию исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Перечень лиц, визирующих проект приказа, определяется составителем приказа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов, локальных правовых актов. Первым, как правило, визирует проект приказа исполнитель, то есть должностное лицо, его подготовившее (пп.56, 90 Инструкции № 65).

Датой приказа является дата его подписания. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим. Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания.

Хранение приказа

Приказы о приеме-передаче документов и дел относятся к категории приказов по основной деятельности и подлежат хранению:

✓ в государственных органах, иных государственных организациях, подчиненных им (входящих в состав, систему) органах и (или) организациях, негосударственных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, - постоянно;

✓ в организациях, подчиненных государственным органам, иным государственным организациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей государственной собственности в уставном фонде более 50 %, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - 10 лет;

✓ в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у индивидуальных предпринимателей - 30 лет (подп.21.1 п.21 Перечня № 140).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Оформление документов в организации.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.