Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Александр Шевцов
юрист

18.05.2023

ВОПРОС

По письменному заявлению работника неиспользованные основной и дополнительные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (кроме случаев увольнения за виновные действия) (ст.178 ТК).

Следует ли оформлять два приказа: о трудовом отпуске и об увольнении, поскольку у них разные сроки хранения? Или допускается оформлять одним приказом?

ОТВЕТ

Следует оформлять два приказа на основании двух заявлений работника.

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно (ч.3 подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Приказ:

• о предоставлении трудового отпуска имеет срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (подп.21.4 п.21 Перечня № 140), и ему присваивается литера «л» (ч.2 подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству);

• об увольнении имеет срок хранения 55 лет (подп.21.3 п.21 Перечня № 140), и ему присваивается литера «к» (ч.2 подп.142.4 п.142 Инструкции по делопроизводству).

В связи с этим предоставление основного и дополнительных отпусков с последующим увольнением (кроме случаев увольнения за виновные действия) необходимо оформлять изданием двух отдельных распорядительных документов:

• приказа (распоряжения) о предоставлении основного и дополнительных отпусков;

• приказа (распоряжения) об увольнении.

Как правило, для оформления приказов (распоряжений) о предоставлении основного и дополнительных отпусков и последующем увольнении работник подает одно заявление. Это неверно, поскольку:

1) срок хранения документов, в том числе и заявлений, послуживших основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу и не вошедших в состав личных дел, составляет 3 года (п.679 Перечня № 140);

2) в процессе ведения личного дела в него также включаются заявления работника об увольнении и иные документы, послужившие основанием для увольнения работника, а также копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) об увольнении (абз.4 ч.1 п.8 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29.

Срок хранения личных дел работников организации составляет 55 лет после увольнения (подп.673.3 п.673 Перечня № 140).

Таким образом, для оформления приказов (распоряжений) о предоставлении основного и дополнительных отпусков и последующем увольнении работнику необходимо оформлять два заявления:

• о предоставлении основного и дополнительных отпусков;

• о последующем увольнении.

Дополнительно по теме • Имеет ли право работник на получение основного и дополнительных отпусков с последующим увольнением?