Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

Исполненные документы, образующиеся в деятельности организации, в течение делопроизводственного (календарного) года группируются (формируются) в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела организации подлежат оформлению при их заведении в делопроизводстве и при подготовке к передаче в архив организации.

Формирование дел в структурных подразделениях организации осуществляется под непосредственным методическим руководством службы документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ) и архива организации. В бесструктурных организациях оформление дел осуществляется работниками, ответственными за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.

Оформление дел

Порядок подготовки и оформления дел к передаче в архив регламентируют:

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

Оформление дел осуществляется под контролем и при методической помощи службы ДОУ и архива организации. Правильность оформления дел проверяется при передаче дел в архив организации и в государственный архив, если организация является источником комплектования государственного архива (часть третья п.70 Правил работы архивов).

Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива, при его отсутствии эту работу проводит секретарь организации.

В зависимости от сроков хранения документы делятся на следующие группы:

1) постоянного хранения;

2) длительного (свыше 10 лет) хранения;

3) временного (до 10 лет включительно) хранения.

Дела первой и второй группы подлежат передаче в установленные сроки в архив организации. Дела второй группы продолжают храниться в структурных подразделениях вплоть до их уничтожения.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Дела, подлежащие передаче в архив организации, должны быть соответствующим образом подготовлены. Подготовка дел к передаче в архив предполагает их полное оформление.

Документы временного хранения, которые не передаются в архив, допускается оформлять частично, т.е. по окончании делопроизводственного года дополнительная их обработка не производится.

Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы.

Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Так, дела, сформированные в 2013 г., должны быть оформлены в течение 2014 г.

Полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов в деле;

• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

• составление листа-заверителя дела;

• оформление и уточнение реквизитов обложки дела;

• систематизацию документов дела в соответствии с правилами формирования дел (п.183 Инструкции по делопроизводству).

Подшивка и переплет дел

Дела, подлежащие полному оформлению, подшиваются не менее чем в 4 прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Документы, оформленные на листах бумаги формата А4 в альбомной ориентации, подшиваются (переплетаются) за левое поле и складываются.

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические предметы (булавки, скобы, скрепки и др.) из документов удаляются.

Нумерация листов в деле

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу лицевой стороны, не задевая текста, черным графитным карандашом.

Обратите внимание! Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается.

Листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно, к их нумерации предъявляются те же требования, что и к нумерации листов дела. Лист-заверитель дела не нумеруется.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

При нумерации листов дела соблюдаются правила, которые определены п.77 Правил работы архивов.

При наличии отдельных ошибок при нумерации листов допускается употребление литерных номеров. В случае обнаружения пропуска листов при нумерации на непронумерованных листах ставится номер предыдущего пронумерованного листа с добавлением букв: а, б, в, г и т.д.

Пример 9а, 17а, 17б.

В случае обнаружения повторения одного номера на двух и более последовательно расположенных друг за другом листах к каждому номеру листа, начиная со второго, также добавляются буквы а, б, в, г и т.д.

Пример 17, 17а, 17б.

Обнаруженные пропуски номеров (например, за листом под номером 43 следует лист под номером 45) не исправляются и отражаются в листе-заверителе дела.

В тех случаях, когда при нумерации листов было допущено большое количество ошибок, листы дела нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа.

Внутренняя опись документов дела

Если дело состоит из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов, в начале дела помещается внутренняя опись, в которой перечисляются все документы с указанием:

• индексов;

• краткого содержания;

• дат;

• номеров листов дела.

Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела (со знаком «+»).

Пример В деле подшито и пронумеровано 150 (сто пятьдесят) листов + 5 листов внутренней описи.

Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами (постоянного и 75-летнего сроков хранения), протоколами, личным делам.

Обратите внимание! Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.

К делам, учет которых вызывается спецификой документации (особо ценные, личные, дела, сформированные по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают конкретное содержание документов дела), составляется внутренняя опись документов дела.

Справочно Форма внутренней описи документов дела - приложение 10 к Правилам работы архива.

Если дело подшито (переплетено) без внутренней описи, составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне обложки дела.

При составлении внутренней описи документов дела соблюдаются правила, установленные в п.79 Правил работы архива.

Лист-заверитель дела

В конце дела оформляется лист-заверитель дела: на отдельном листе ставится заверительная надпись, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, оговариваются особенности и погрешности нумерации (пропущенные и литерные номера) и физическое состояние документов дела.

Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, если в процессе нумерации листов были допущены ошибки. Это позволяет избежать перенумерации листов дела, что значительно экономит время.

Пример В деле подшито и пронумеровано 150 (сто пятьдесят) листов, в том числе: литерные номера: 9а, 17а, 17б; пропущенные номера: 44.

Если ошибки в нумерации были обнаружены после составления листа-заверителя дела, то старые сведения об общем количестве листов в деле в листе-заверителе зачеркиваются, а рядом указываются уточненные.

В том случае, если при нумерации листов было допущено большое количество ошибок и листы дела нумеруются заново, составляется новый лист-заверитель, который помещается в конце дела, а предыдущий лист-заверитель изымается.

Справочно Форма листа-заверителя дел - приложение 11 к Правилам работы архивов.

Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, составленный по установленной форме лист-заверитель подклеивается за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела.

Оформление обложки дела

В процессе подготовки дел к передаче в архив осуществляется полное оформление их обложек.

Обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляются по установленной форме в соответствии с номенклатурой дел.

Обязательные реквизиты обложки дел:

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• индекс дела по номенклатуре дел и номер тома;

• заголовок дела;

• срок хранения;

• дата (года) или крайние даты начала и окончания дела для определенных категорий документов (постановлений, приказов, протоколов, переписки и др.);

• количество листов;

• номер фонда, описи и дела по описи.

Прежде всего должны быть сверены заголовки дел, вынесенные на обложки, с заголовками дел, указанными в номенклатуре. Далее в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения:

• если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывается новое название, а старое заключается в скобки;

• в заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы, постановления), вносятся их номера, если эти дела разбиваются на тома.

Справочно Форма обложки дела - приложение 12 к Правилам работы архивов.

В начале года реквизиты обложки оформляются в соответствии с номенклатурой дел. По окончании делопроизводственного года надписи на обложках подлежат уточнению:

• если в период формирования дела название организации или структурного подразделения изменялось, на обложке указывается его последнее название;

• на обложке дела с перепиской проставляются крайние даты документов;

• из заверительной надписи на обложку выносится количество листов в деле;

• при внесении дела в опись на обложке дела проставляется номер фонда, описи и дела по описи.

В данном примере старое название вышестоящей организации (Министерство образования Республики Беларусь) заключено в скобки, а новое название (Комитет по образованию Мингорисполкома) дописано ниже. Заголовок дела дополнен номерами приказов (№ 1-102), включенных в первый том данного дела.

Затем на обложке проставляется дата дела, которая должна соответствовать году начала и окончания дела. В деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год его образования, под датой делается запись: «Имеются документы за _____ годы».

Даты планов, отчетов, штатных расписаний, дел, содержащих один документ, отражаются в заголовках дел.

Пример Отчет о составе и движении кадров организации за 2001 год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), а также содержащих разновременные документы (приказы, протоколы, справки, информации, переписку и т.д.), проставляются крайние даты документов дела. Начальной датой на обложке в данном случае будет дата самого раннего документа, конечной - дата последнего по времени документа (даты приложений во внимание не принимаются). При оформлении обложек личных дел крайними датами будут даты подписания приказов о приеме и увольнении сотрудников. Точная календарная дата оформляется цифровым способом, например: 21.12.2001.

Затем на обложке дела проставляется количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа-заверителя дела, о правилах составления которого говорилось выше.

Ниже на обложке указывается срок хранения дела, который переносится из номенклатуры дел организации.

Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.

Однако на этом оформление обложки дела не заканчивается. На обложке в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен еще архивный шифр дела, который включает в себя:

• номер фонда (только в организациях, внесенных в списки источников комплектования государственных архивов; присваивается соответствующим архивом);

• номер описи;

• номер дела по описи.

Архивный шифр делам присваивается в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Примечание. В листе-заверителе дела по личному составу допускается исключение из указанной формы граф 1-2, если дело не имеет конвертов с вложениями.

19.05.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»