Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ НА СОГЛАСОВАНИЕ

Законодательством не установлено, какие должностные лица внутри организации должны визировать тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. В связи с этим организации, и в частности лица, ответственные за работу с документами, должны регламентировать эти вопросы самостоятельно.

Общие требования к порядку согласования документов предусмотрены:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Безусловно, не все документы до подписания подлежат согласованию: оно необходимо в случаях, когда информация, содержащаяся в документе, требует проверки ее на соответствие действующему законодательству, локальным нормативным правовым актам, а также в случаях, когда она затрагивает интересы других организаций и должностных лиц.

Виды согласования документов

В зависимости от круга лиц, принимающих участие в согласовании документов, можно выделить:

• внутреннее согласование (согласование со структурными подразделениями и должностными лицами внутри организации);

• внешнее согласование (согласование с внешними организациями и должностными лицами, не являющимися работниками данной организации).

Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений, которые действуют при организации - авторе документа, например профессиональными союзами и т. п. (согласование проекта коллективного договора, графика трудовых отпусков и иных документов, которые согласно Трудовому кодексу Республики Беларусь подлежат согласованию с профсоюзами).

Обратите внимание! В зависимости от вида согласования различается само оформление согласования. Так, внутреннее согласование следует оформлять визой, а внешнее - грифом согласования.

Оформление внутреннего согласования

Виза документа - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Визированию подлежат как документы, предназначенные для внутреннего пользования, так и исходящие документы.

На внутренних документах визы следует проставлять слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже реквизита «Подпись» (п.61 Инструкции по делопроизводству).

Разрешается также ставить визу на оборотной стороне последнего листа документа. Такой вариант согласования наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), так как при размножении и рассылке копий документов в другие организации визы на них не воспроизводятся.

Что касается исходящих документов (писем, справок, докладных записок), то экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации, следует визировать по тем же правилам, по которым визируются внутренние документы.

При отсутствии свободного места на документе виза оформляется на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.

Количество виз на документе. Порядок визирования

Законодательством не установлены ограничения относительно количества виз на одном документе. При невозможности разместить все визы на документе составляется отдельный лист согласования.

При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для оформления виз, необходимо сделать следующую отметку:

Лист согласования прилагается к визовому экземпляру и в последующем хранится вместе с ним в деле.

Виза включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования.

Пример Заместитель директора Подпись        П.А.Стогова 05.10.2015

Не следует употреблять в визе при оформлении внутреннего согласования проекта документа слова «Виза» и «Согласовано».

Проект документа может быть завизирован несколькими должностными лицами. Например, при подготовке приказа по личному составу (прием на работу, перевод, увольнение и др.) проект документа должен быть завизирован руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, на которого распространяется действие приказа, начальником отдела кадров (специалистом по кадрам), главным бухгалтером, представителем юридической службы (юрисконсультом) организации.

При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями тех подразделений, которых касается его содержание. Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений, постановлений) в обязательном порядке нужно согласовывать с юридической службой организации или при отсутствии такой службы (отдела) с юристом.

Если документ визируют несколько должностных лиц, визы располагают одну под другой в порядке визирования.

Пример Главный бухгалтер Подпись        Г.В.Скрипникова 05.10.2015   Начальник отдела кадров Подпись        И.П.Меньков 05.10.2015   Юрисконсульт Подпись        И.А.Калугин 05.10.2015

Запрещается вносить какие-либо исправления в проект документа при его визировании. Замечания, дополнения, уточнения к документу следует излагать на отдельном листе. При этом в визе, проставляемой на проекте документа, необходимо указать: «Замечания прилагаются».

Пример Юрисконсульт Подпись        И.А.Калугин 05.10.2015    С проектом не согласен. Замечания прилагаются.

Обратите внимание! При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа должно принимать должностное лицо, подписывающее (утверждающее) документ.

Согласование документов со сторонними организациями

При согласовании документа со сторонними организациями, должностными лицами других организаций следует оформлять гриф согласования.

Справочно Реквизит «Гриф согласования» - это реквизит официального документа, выражающий согласие с его содержанием организации, ее органа, должностного лица, не являющихся автором документа.

Гриф согласования состоит из следующих элементов:

• слова «СОГЛАСОВАНО» (печатается прописными буквами без кавычек);

• наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения);

• личной подписи должностного лица и ее расшифровки;

• даты согласования.

Пример СОГЛАСОВАНО Директор открытого акционерного общества «Вихрь» Подпись        А.Н.Свиридова 05.10.2015

Документ может согласовываться также посредством письма или коллегиальным органом. В этом случае в грифе согласования вместо наименования должности и подписи нужно указывать название согласовывающегося документа, его дату и регистрационный индекс.

Пример СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профсоюзного комитета 05.10.2015 № 28   или:   СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь 05.10.2015 № 2-1/650

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля. При наличии двух грифов согласования они располагаются на одном уровне.

Пример СОГЛАСОВАНО Директор открытого акционерного общества «Вихрь» Подпись        А.Н.Свиридова 05.10.2015 СОГЛАСОВАНО Директор Государственного учреждения образования «Средняя школа № 1 г. Береза» Подпись        А.Н.Иванова 05.10.2015

Более двух грифов согласования размещают на документе двумя вертикальными рядами.

Пример СОГЛАСОВАНО Директор открытого акционерного общества «Вихрь» Подпись        А.Н.Свиридова 05.10.2015 СОГЛАСОВАНО Директор Государственного учреждения образования «Средняя школа № 1 г. Береза» Подпись        А.Н.Иванова 05.10.2015     СОГЛАСОВАНО Директор учреждения «Государственный архив Брестской области» Подпись        А.Г.Карастоянова 05.10.2015

Если содержание документа затрагивает интересы большого количества организаций или на документе недостаточно места, грифы согласования следует оформлять на отдельном листе согласования. Об этом на документе следует проставить отметку, которая располагается на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования.

Справочно Образец оформления листа согласования содержится в приложении 4 к Инструкции по делопроизводству.

При оформлении документов, подпадающих под действие специальных правил, например нормативных правовых актов, грифы согласования следует располагать в предусмотренных этими правилами местах. При согласовании уставов, положений, правил, регламентов и других организационных документов, утверждаемых распорядительными актами (приказами, распоряжениями, постановлениями, решениями), грифы согласования располагают на утверждающем документе.

Справочно Для более детального изучения см.: • «Использование систем электронного документооборота для согласования проектов документов».

14.10.2015

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года