Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОДГОТОВКА ОТВЕТОВ НА ЗАПРОСЫ ГРАЖДАН В УЧРЕЖДЕНИЯХ ОБРАЗОВАНИЯ

Основными формами использования документов архива организации являются в том числе информирование пользователей (руководителей и структурных подразделений организации, в структуре которой действует архив, государственных органов, заинтересованных организаций, граждан) о наличии в архиве тех или иных документов и их содержании, исполнение их запросов (п.339 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила работы архивов).

В материале рассмотрен порядок исполнения запросов организаций и граждан.

Запросы, поступающие в учреждения образования, подразделяются на:

• тематические (запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточнения фактов его биографии);

• социально-правового характера (запрос юридического лица или гражданина об архивной информации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан).

Использование документов и (или) содержащейся в них информации представляет собой вид работы, направленной на удовлетворение информационных потребностей юридических лиц и граждан (п.338 Правил работы архивов).

Подготовка ответов на тематические и социально-правовые запросы должна осуществляться в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц».

Исполняя запросы, лицо, ответственное за архив организации, составляет и выдает архивные справки, архивные копии и архивные выписки, а также дает ответы на запросы организаций или граждан в виде информационных писем, в которых указывается, куда нужно обратиться гражданину в том случае, если организация не может дать нужный ответ заявителю.

Наиболее распространенной формой в учреждениях образования является архивная справка по запросу о трудовом стаже (периоде работы, учебы и др.).

В архивную справку о подтверждении трудового стажа, учебы включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива организации. При этом приводится точное название должности, которую занимал заявитель, и период его работы или учебы в этой должности.

Для подготовки архивной справки используются все хранящиеся в архиве организации документы, отвечающие предмету запроса.

Архивная справка - документ, содержащий (подтверждающий) имеющуюся в документах архива информацию по предмету запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых он составлен (Методические рекомендации по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.02.2014 № 9, далее - Методические рекомендации № 9).

Справочно Информацию о Методических рекомендациях № 9 можно найти здесь: http://archives.gov.by/index.php?id=133837.

Архивные справки, архивные копии, архивные выписки оформляются на бланке для письма организации по форме, установленной Методическими рекомендациями № 9.

Образец письма-запроса организации

О выдаче справки о периоде учебы

В связи с оформлением необходимых документов для назначения пенсии просим выслать справку на Фомичева Леонида Константиновича, год рождения - 13.04.1955, подтверждающую период обучения в ПТУ № 10 г.Минска в 1974-1975 гг. (аттестат № 6149 от 24.07.1975).

В справке просим отразить период обучения, форму получения образования (дневная, вечерняя или заочная), указать сведения о предоставлении академических отпусков или изменения формы обучения.

Также просим представить справку о переименовании учреждения образования.

Документы необходимы для представления в Управление по труду, занятости и социальной защите Солигорского райисполкома.

Приложение: копия трудовой книжки Фомичева Л.К., стр.1-2 на 1 л. в 1 экз.

2 Сушко 8 (0174) 55 66 88

Образец архивной справки (ответ на запрос)

АРХИВНАЯ СПРАВКА

Сообщаем Вам о том, что гражданин Фомичев Леонид Константинович, 1955 года рождения, 1 сентября 1974 года поступил в Минское техническое училище № 10 часовщиков и 22 июля 1975 года окончил техническое училище с получением квалификации слесарь-ремонтник 3 (третьего) разряда.

Приказ о зачислении № 263 от 01.09.1974. Приказ об отчислении № 24-к от 22.07.1975.

Минское техническое училище № 10 часовщиков было присоединено к Высшему училищу № ХХ в 1985 году.

Высшее училище № ХХ было переименовано в учреждение образования «Минский государственный колледж» в 2002 году.

Основание: Оп. № 1, Д. № 01-05, за 1974 г., л.30, за 1975 г., л.19.

1 Шилина 212 33 44

Архивная справка подписывается директором организации и ответственным лицом за данные сведения, которым может быть секретарь учебной части, архивариус, секретарь приемной и др. Справка заверяется гербовой печатью организации. В ней приводятся названия документов, их даты и излагаются запрашиваемые сведения. После текста архивной справки приводятся архивные шифры документов, послужившие основанием для ее составления. Это номера фондов, описей дел, листов дел или названия документов, послуживших основанием для справки, с указанием даты и листов в деле. Для подтверждения сведений к архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них.

Для составления архивных справок об образовании основными документами являются приказы директора о зачислении, отчислении и окончании учебного заведения, протоколы заседаний педагогических советов, государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных аттестатов, дипломов.

При отсутствии в документах архива необходимых сведений гражданину или организации сообщается об этом в письме. В нем указывается, куда и к кому можно будет обратиться за необходимой информацией.

Образец информационного письма-ответа об отсутствии в документах архива необходимых сведений

Документов гражданина Фомичева Леонида Константиновича, за 1974-1975 гг. в архиве колледжа на хранении не имеется.

Рекомендуем обратиться в Комитет по образованию Мингорисполкома.

1 Шилина 212 33 44

01.04.2015

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу