Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Подготовка ответов на запросы учреждением образования

Мы рассмотрели порядок исполнения запросов организаций и граждан в учреждение образования и привели примеры:

• письма-запроса организации о выдаче справки о периоде учебы работника;

• архивной справки о периоде учебы гражданина;

• письма-ответа об отсутствии в документах архива необходимых сведений.

Одна из основных форм использования документов архива организации - информирование пользователей о наличии в архиве тех или иных документов и их содержании, исполнение их запросов. К таким пользователям относятся руководители и структурные подразделения организации, в структуре которой действует архив, госорганы, заинтересованные организации, граждане (п.339 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.42 (пп.338-340) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Какие запросы исполняют учреждения образования

Исполняя запросы, лицо, ответственное за архив организации:

1) составляет и выдает архивные справки, архивные копии и архивные выписки;

2) дает ответы на запросы организаций или граждан в виде информационных писем, в которых указывается, куда обратиться, если организация не может дать нужный ответ заявителю.

Запросы, поступающие в учреждения образования, подразделяются на:

• тематические (запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту). Разновидность тематического запроса - биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточнения фактов его биографии;

• социально-правового характера (запрос юрлица или гражданина об архивной информации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан).

Письмо-запрос организации о выдаче справки о периоде учебы работника (пример)

Как составить архивную справку по запросу о стаже, периоде работы, учебы

Ответы на тематические и социально-правовые запросы готовят на основании Закона от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц».

Наиболее распространенная форма в учреждениях образования - архивная справка по запросу о трудовом стаже (периоде работы, учебы и др.).

В архивную справку о подтверждении трудового стажа, учебы включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива организации. При этом приводится точное название должности, которую занимал заявитель, и период его учебы или работы в этой должности.

Для подготовки архивной справки используются все хранящиеся в архиве организации документы, отвечающие предмету запроса.

Справочно Архивная справка - документ, содержащий (подтверждающий) имеющуюся в документах архива информацию по предмету запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых он составлен (Методические рекомендации по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 07.02.2014 № 9).

Архивные справки, архивные копии, архивные выписки оформляются на бланке для письма организации по форме, установленной Методическими рекомендациями № 9.

Архивная справка о периоде учебы гражданина (пример)

Архивную справку подписывает директор организации и ответственное лицо за данные сведения. Это может быть секретарь учебной части, архивариус, секретарь приемной и др. Справка заверяется гербовой печатью организации.

В ней приводятся названия документов, их даты и излагаются запрашиваемые сведения. После текста архивной справки приводятся архивные шифры документов, послужившие основанием для ее составления. Это номера фондов, описей дел, листов дел или названия документов, послуживших основанием для справки, с указанием даты и листов в деле.

Для подтверждения сведений к архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них.

Для составления архивных справок об образовании используют приказы директора о зачислении, отчислении и окончании учебного заведения, протоколы заседаний педагогических советов, государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных аттестатов, дипломов.

Если в архиве нет нужных сведений, составляется письмо-ответ

Если в документах архива нет необходимых сведений, гражданину или организации сообщается об этом в письме. В нем указывается, куда и к кому можно будет обратиться за необходимой информацией.

Письмо-ответ об отсутствии в документах архива необходимых сведений (пример)

15.05.2021

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу