Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

15.05.2023

ВОПРОС

Подлежат ли обязательной регистрации в организации заявления работников (на отпуск, увольнение, перевод и т. д.)? Если да, то в какой регистрационной форме это следует делать?

ОТВЕТ

Да, подлежат. Форму определяет организация самостоятельно.

Заявления относятся к организационно-распорядительным документам, которые содержат просьбу о чем-либо. Заявления работников организации относятся к внутренним документам.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения (подп.139.2 п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Регистрация заявления фиксирует факт его создания и получения адресатом. В зависимости от принятой системы регистрации в организации заявления могут регистрироваться:

• централизованно (в службе документационного обеспечения управления организации) или

• децентрализованно (в кадровой службе).

Регистрация заявлений непосредственно в кадровой службе может повысить скорость их исполнения.

Регистрация может осуществляться как в традиционных (журнальных, карточных), так и в автоматизированных (электронных) регистрационно-контрольных формах.

При использовании журнальной формы регистрации регистрация может осуществляться в:

• журнале регистрации внутренних документов или

• отдельном журнале регистрации заявлений работников.

Регистрационными индексами заявлений являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел (подп.142.4 п.142 Инструкции № 4).

Формы документов • Журнал регистрации заявлений работников (пример).

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами.