Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

О документообороте

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Положение о документообороте (далее - Положение) разработано в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и другими нормативными правовыми актами Министерства юстиции Республики Беларусь.

2. Положение общества с ограниченной ответственностью «Офис» (далее - общество) в области управления документами направлено на регулирование процессов движения документов для их эффективного использования, способного обеспечивать качественное выполнение деловых функций общества и поддержание высокого финансово-экономического развития.

3. Общество обязуется документировать принимаемые решения и осуществляемые действия и надлежащим образом управлять образующимися в результате этого документами.

4. Положение распространяется на все документы, образующиеся в деятельности общества, независимо от системы документации, типа носителя, способа создания и формата.

5. Требования Положения распространяются на всех работников общества.

ГЛАВА 2
ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

6. Целью общества при организации документооборота является эффективное управление документами на основе соблюдения требований законодательства и учета интересов всех заинтересованных сторон.

7. Достижение поставленной цели общества реализуется посредством решения следующих задач:

совершенствование локального правового регулирования документооборота;

разработка единой схемы движения документов;

распространение единых принципов движения документов на все виды и разновидности документов независимо от типа носителя, технологий их обработки, хранения и использования;

унификация используемых форм документов;

сокращение объемов документооборота;

расширение практики использования документов в электронном виде, в том числе переход к электронному документообороту, особенно в случаях, когда речь идет о документах временного (до 10 лет включительно) срока хранения, если законодательство не требует создавать документы на бумажном носителе;

формирование и развитие надежной и эффективной системы хранения документов;

повышение качества организации документооборота;

формирование и развитие надежной системы учета и поиска документов.

ГЛАВА 3
ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА

8. Общество при организации документооборота руководствуется следующими принципами:

прямоточности - движение документов должно быть организовано по самому короткому маршруту;

ритмичности - равномерное поступление документов исполнителям;

однократности регистрации документов;

оперативного и своевременного исполнения документов.

9. Документы должны проходить только те инстанции, которые обусловлены деловой необходимостью.

10. Входящие документы регистрируются в день поступления.

11. Исходящие документы регистрируются в день подписания.

12. Зарегистрированные документы учитываются в автоматизированной информационно-поисковой системе.

13. Контроль исполнения документов осуществляется канцелярией общества.

Справочно Для более детального изучения см. материал: «Имеет ли право организация разработать локальный акт "Положение о документообороте в организации"? В чем отличие такого Положения от инструкции по делопроизводству организации, которая должна быть в обязательном порядке разработана в организации?».

19.06.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела