Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ УЧАЩИХСЯ В УЧРЕЖДЕНИЯХ ОБРАЗОВАНИЯ

Личные дела ведутся на работников, а также на учащихся средних, средних специальных и высших учебных заведений.

Нормативное регулирование

В настоящее время в Республике Беларусь отсутствует единый нормативный правовой акт, который регулировал бы вопросы формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений среднего специального и высшего образования.

Справочно С 1 сентября 2011 г. приказ Министерства образования Республики Беларусь от 02.03.1994 № 59 «Об утверждении нормативных документов, регламентирующих деятельность средних специальных учебных заведений», которым утверждена Инструкция о ведении личных дел учащихся средних специальных учебных заведений, утратил силу согласно постановлению Министерства образования Республики Беларусь от 22.07.2011 № 110.

Нормативные акты, регламентирующие порядок формирования, ведения и хранения личных дел:

• Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2);

• Положение о приемной комиссии учреждения среднего специального образования, утвержденное постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 28.04.2006 № 43 (далее - Положение № 43);

• Положение о порядке перевода, восстановления и отчисления учащихся, получающих среднее специальное образование, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 11.07.2011 № 941 (далее - Положение № 941);

• Правила проведения аттестации учащихся, курсантов при освоении содержания образовательных программ среднего специального образования, утвержденные постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 22.07.2011 № 106 (далее - Правила аттестации);

• Инструкция о порядке заполнения документов об образовании, приложений к ним, документов об обучении, учета и выдачи документов об образовании, приложений к ним, золотой, серебряной медалей, документов об обучении, утвержденной постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 27.07.2011 № 194 (далее - Инструкция № 194).

Актами законодательства Республики Беларусь предусмотрена необходимость ведения личных дел учащихся учреждений среднего специального образования.

Порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся должен определяться самим учреждением среднего специального образования с учетом требований законодательства Республики Беларусь. Учреждению образования следует закрепить порядок работы с личными делами учащихся в локальном нормативном правовом акте, например, в инструкции по делопроизводству, выделив этот порядок в отдельную главу.

Формирование личного дела

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Ведение личных дел предусмотрено на всех работников организации, кроме рабочих (п.2 Инструкции № 2).

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации, в учреждениях образования эту работу выполняет секретарь учебной части, а контроль за правильностью ведения и сохранностью личных дел возлагается на руководителя учреждения образования.

В организации работы с личными делами выделяется три основных блока:

1. Формирование личного дела.

2. Ведение личного дела.

3. Учет, использование и хранение личного дела, включая подготовку личного дела отчисленного учащегося к передаче в архив организации.

На каждого абитуриента заводится личное дело, в котором хранятся все сданные им документы и материалы сдачи вступительных испытаний. Личные дела абитуриентов, зачисленных для получения образования в учреждение среднего специального образования, хранятся в установленном порядке. Личные дела абитуриентов, не зачисленных для получения образования, уничтожаются по акту по истечении 6 месяцев с начала учебного года (п.11 Положения № 43).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 15 апреля 2017 г. п.11 Положения № 43 на основании постановления Министерства образования Республики Беларусь от 31.03.2017 № 30 изложен в новой редакции.

Допущенным к вступительным испытаниям абитуриентам выдается экзаменационный лист, который после окончания вступительных испытаний сдается в приемную комиссию и в дальнейшем хранится в личном деле абитуриента (п.13 Положения № 43).

Кроме того, предусмотрено включение в личные дела абитуриентов выполненных и оцененных письменных работ и бланков устных ответов абитуриентов, а также протоколы решений апелляционной комиссии (пп.29, 41 Положения № 43).

Учащимся, курсантам, не прошедшим итоговую аттестацию в установленный срок без уважительной причины или получившим по ее результатам отметки ниже 4 баллов, выдается справка об обучении. Учащемуся, курсанту, получившему по результатам повторного прохождения итоговой аттестации отметки не ниже 4 баллов, выдается диплом о среднем специальном образовании, а справка об обучении, выданная ранее учащемуся, курсанту в учреждении образования, остается в его личном деле (части вторая и третья п.28 Правил аттестации).

Исходя из изложенного:

• личное дело заводится на каждого абитуриента, в нем хранятся все сданные им документы и материалы сдачи вступительных испытаний;

• личные дела абитуриентов, зачисленных для получения образования в учреждение среднего специального образования, хранятся в установленном порядке;

• собранные документы могут располагаться в личном деле в следующей последовательности:

1. Опись документов личного дела учащегося.

2. Заявление о поступлении в колледж (лицей и т. п.).

3. Анкета учащегося.

4. Копия свидетельства об образовании.

5. Справка о состоянии здоровья.

6. Документы об имеющихся льготах.

7. Документы о статусе детей сирот и детей, оставшихся без попечения родителей.

8. Документы о статусе многодетной семьи.

9. Свидетельство об образовании и приложение к нему.

10. Экзаменационный лист с отметками, полученными на вступительных экзаменах.

11. Письменные работы вступительных экзаменов.

12. Автобиография.

13. Договор между учреждением образования и абитуриентом (и законным представителем) (№ __________ от ___ _________ 20___ г.).

14. Приказы и документы, имеющие отношение к учащемуся (включаются в личное дело на протяжении всего периода обучения):

14.1. …

14.2. …

14.3. …

14.4. …

15. Характеристика за весь период обучения.

16. Копия диплома.

17. Копия приложения к диплому.

18. Книжка успеваемости.

19. Билет учащегося.

20. Личная карточка учащегося.

Таким образом, на этапе формирования и ведения личного дела документы включаются в него в установленном порядке вне зависимости от хронологической последовательности их представления в учебную часть учреждения образования.

Необходимость включения перечисленных документов в состав личного дела учащегося определена многолетней практикой ведения личных дел. Составление внутренней описи документов личного дела определяется требованиями, предъявляемыми к оформлению дел при их подготовке к передаче в архив. Специфика оформления личных дел заключается в том, что внутренняя опись заполняется по мере включения документов в состав личного дела, а не после прекращения его ведения при подготовке к передаче в архив организации.

До последнего времени достаточно спорным был вопрос о необходимости составления и включения в личное дело автобиографии. Принятие Закона Республики Беларусь от 14.06.2003 № 204-З «О государственной службе в Республике Беларусь» окончательно узаконило необходимость составления автобиографии. Решение о включении в личное дело учащегося автобиографии можно согласовать с администрацией учреждения образования и закрепить в инструкции по делопроизводству или в распорядительном документе (например, в указании).

Согласно п.8 Инструкции № 2 в личное дело в процессе его ведения включаются документы, характеризующие деловые и личные качества учащегося. К таким документам относятся:

• характеристики, выданные за весь период обучения, характеристика после окончания обучения, а также другие документы;

• копии (выписки) приказов (распоряжений), документы, имеющие отношение к учащемуся, о переводе, отчислении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. д.

Все перечисленные документы помещаются в личное дело перед копией (выпиской) приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу (назначении на должность). Таким образом, этап формирования личного дела при приеме на работу (назначении на должность) завершается включением в него копии (выписки) соответствующего распорядительного документа.

В сформированное личное дело все включаемые в последующем документы подшиваются в хронологическом порядке (п.8 Инструкции № 2).

Таким образом, после включения в личное дело результатов вступительных экзаменов начинается этап ведения личного дела.

Необходимость включения в состав личного дела копий (выписок) приказов (распоряжений) о переводе, отчислении, изменении фамилии обусловлена тем, что личное дело является источником информации, используемой при подготовке и выдаче справок социально-правового характера (о поступлении, об обучении и др.).

Справочно Для более детального изучения см. пособие «Подготовка ответов на запросы граждан в учреждениях образования».

Обратите внимание! Невыданные документы об образовании и приложения к ним, документы об обучении хранятся в личных делах обучавшихся, если их ведение в учреждении образования (организации) предусмотрено законодательством. Копии выданных документов об образовании и приложений к ним, документов об обучении, заверенные руководителем учреждения образования (организации), хранятся в личных делах обучавшихся, если их ведение в учреждении образования (организации) предусмотрено законодательством (части первая и третья п.89 Инструкции № 194).

Для личных дел установлен 75-летний срок их хранения (п.638.3 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

Пересылка личного дела при переводе учащегося

По запросу учреждения среднего специального образования, в которое принимается на обучение в порядке перевода учащийся, из учреждения среднего специального образования, в котором он обучался ранее, в пятидневный срок пересылается его личное дело (п.9 Положения № 941).

В учреждении среднего специального образования, в котором учащийся обучался ранее, остаются опись документов, находящихся в пересылаемом личном деле, запрос, на основании которого выслано личное дело, заявление о переводе, копия решения руководителя учреждения образования о переводе, копия справки об обучении, книжка успеваемости. При необходимости можно сделать также копию отправленного личного дела.

Справочно По этой теме рекомендуем ознакомиться с пособиями: • «Оформление обложки личного дела учащегося в учреждении образования»; • «Удостоверение копий (выписок) документов личного дела учащихся в учреждении образования».

04.02.2016

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу