Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ ПОСЛЕ РЕОРГАНИЗАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Реорганизация организации - это различные изменения статуса юридического лица в таких формах, как слияние, присоединение, разделение, выделение, преобразование.

Вопросы оформления трудовых отношений работников и нанимателя в случае реорганизации регулируются ст.36 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК). Так, при реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) организации трудовые отношения с согласия работника на условиях, предусмотренных трудовым договором, продолжаются. При отказе работника от продолжения работы по той же профессии, занимаемой должности трудовой договор прекращается в соответствии с п.5 части второй ст.35 ТК.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. согласно п.5 части второй ст.35 ТК (в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З) основаниями прекращения трудового договора являются отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с нанимателем; отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда, а также отказ от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества и (или) реорганизацией (слиянием, присоединением, разделением, выделением, преобразованием) организации, сдачей имущественного комплекса организации в аренду или передачей в доверительное управление акций (долей в уставном фонде) организации.

Наряду с внесением записей в трудовые книжки работников об изменении наименования нанимателя и заключением дополнительных соглашений к трудовым договорам с работниками, выразившими согласие на продолжение трудовых отношений, появляется необходимость передачи и учета документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Такие документы формируются в личном деле работника. Личное дело работника формируется после заключения с ним трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Основные требования к формированию личного дела содержатся в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел (п.20 Инструкции).

В процессе реорганизации выделенной организации передаются личные дела работников, которые продолжают состоять в трудовых отношениях. Личные дела уволенных работников к ней не переходят, то есть остаются в реорганизованной организации. Такая норма закреплена в п.184 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

Так, при реорганизации организации в форме выделения законченные делопроизводством дела включаются в ее фонд, а незаконченные - в фонды реорганизованной и выделенной организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними.

Таким образом, переданные личные дела учитываются в новом журнале (книге) учета личных дел начиная с первого порядкового номера. Датой постановки на учет будет являться дата акта приема-передачи дел, в соответствии с которым будут переданы личные дела.

После внесения учетных данных в новый журнал (книгу) учета личных дел и присвоения им новых номеров необходимо уточнить индексы личных дел, указанных на обложке.

В номенклатуре дел организации личные дела учитываются под одним индексом, однако индекс из номенклатуры дел на обложки личных дел не переносится. Индексами личных дел являются порядковые номера, присваиваемые им по журналу (книге) учета личных дел. В этом случае прежний индекс заключается в скобки, а новый записывается над ним.

Пример                                2 Личное дело № (164) Ковалева Ирина Николаевна

Соответствующие изменения вносятся о наименовании организации и структурного подразделения.

Датой заведения личного дела является дата распорядительного документа (постановления, приказа, распоряжения, решения) о приеме работника на работу (назначении на должность). Соответственно, дата начала личных дел после их передачи в выделенную организацию не изменяется.

Обложка личного дела после реорганизации организации

Общество с ограниченной ответственностью «Квалитет Инвест»
(Общество с ограниченной ответственностью «Квалитет аудит»)

Отдел организационной работы
(Кадры)

                             2
Личное дело № (164)

Ковалева Ирина Николаевна

11.05.2016

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела