Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Практические вопросы ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Правила ведения согласно Инструкции о трудовых книжках

Нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников, ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (далее - книга учета) по определенной форме (часть четвертая п.79 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция о трудовых книжках)). В книге учета регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю и выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним). Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя).

Помимо п.79 Инструкции о трудовых книжках, законодательство не содержит специальных норм, касающихся ведения книги учета.

На практике зачастую возникают различные вопросы, касающиеся рассматриваемой темы и не урегулированные п.79 Инструкции о трудовых книжках:

• как правильно оформить книгу учета, в том числе новую в случае заполнения всех страниц предыдущей книги учета?

• надо ли переносить какие-либо записи из заполненной книги учета в новую, или же в новую книгу учета нужно вносить только записи, касающиеся вновь принятых работников?

Ответим на вопросы исходя из п.79 Инструкции о трудовых книжках и общих норм законодательства о делопроизводстве.

Правила ведения и хранения согласно Инструкции по делопроизводству

Подпунктом 165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству) предусматривает включение в номенклатуру дел учетно-регистрационных форм (абзац 13 части четырнадцатой). Полагаем, что книга учета является такой формой и, как следствие, подлежит включению в номенклатуру дел отдела кадров и в соответствующий раздел сводной номенклатуры дел организации в качестве самостоятельного дела, с индексом, заголовком и установленным сроком хранения. При этом индекс должен состоят из условного обозначения (индекса) раздела (подраздела) номенклатуры дел, в котором систематизированы дела отдела кадров, и порядкового номера дела в пределах данного раздела (подраздела) (подп.165.1 п.165 Инструкции по делопроизводству).

Срок хранения книги учета составляет 50 лет. Это определено в п.648 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140. Таким образом, книга учета может рассматриваться в качестве дела временного (свыше 10 лет) хранения (часть первая п.161 Инструкции по делопроизводству). Она подлежит оформлению и передаче в архив в соответствии с главами 13 и 15 Инструкции по делопроизводству. Фактически в качестве книги учета может быть использован ее бланк, напечатанный типографским способом, или обычная тетрадь, расчерченная по установленной форме, или прошитые в картонной папке листы А4, расчерченные таким же образом. Важно лишь соблюсти форму книги учета, определенную приложением к Инструкции о трудовых книжках.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.683 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь. С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Поскольку в подавляющем большинстве случаев книга учета ведется в течение 2 и более лет, она является переходящим делом и включается в номенклатуру дел следующего года под тем же индексом, под которым она была включена в номенклатуру дел предыдущего делопроизводственного года (часть четвертая подп.165.1 п.165 Инструкции по делопроизводству).

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел (часть первая п.181 Инструкции по делопроизводству). Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством. Таким образом, книга учета подлежит частичному оформлению при ее заведении и полному оформлению после ее завершения.

Частичное оформление дела при заведении в делопроизводстве предусматривает оформление реквизитов обложки дела в соответствии с номенклатурой дел (п.182 Инструкции по делопроизводству). Форма обложки дела определена приложением 15 к Инструкции по делопроизводству. Представляется, что в соответствии с Инструкцией по делопроизводству необходимо распечатать обложку дела на листе А4 и приклеить ее к обложке книги учета (типографской формы, тетради, картонной папки). Оформленную таким образом книгу учета необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного должностного лица в соответствии с частью седьмой п.79 Инструкции о трудовых книжках.

После частичного оформления книга учета ведется в установленном порядке до ее завершения. После завершения делопроизводством книга учета подлежит полному оформлению в соответствии с пп.183-188 Инструкции по делопроизводству для передачи в архив.

Представляется, что книгу учета следует считать завершенной делопроизводством с даты, когда последний работник, трудовая книжка которого зарегистрирована в данной книге учета, распишется в получении трудовой книжки при увольнении. Если новые записи не вносятся в книгу учета в связи с заполнением всех соответствующих граф, однако уволены не все работники, трудовые книжки которых зарегистрированы в этой книге учета, она не считается завершенной. Однако для регистрации трудовых книжек вновь принимаемых работников необходимо завести новую книгу учета, которая должна вестись с даты регистрации трудовой книжки первого работника, принятого после заведения данной книги учета в делопроизводстве (первого вкладыша к трудовой книжке, полученного после этого момента). Никакие записи из предыдущей книги учета в новую не переносятся. Работники должны расписываться в получении трудовых книжек в той книге учета, в которой соответствующие трудовые книжки были изначально зарегистрированы.

В связи с этим складывается ситуация, когда в организации в течение одного делопроизводственного года ведется две или несколько книг учета. Представляется, что их разграничение между собой как самостоятельных дел должно осуществляться путем присвоения им разных индексов по номенклатуре дел. Так, согласно части пятой подп.165.1 п.165 Инструкции по делопроизводству, в конце каждого раздела (подраздела) номенклатуры дел предусматриваются резервные индексы для незапланированных дел, заводимых в течение года. Таким образом, при необходимости заведения в делопроизводственном году новой книги учета необходимо внести ее в номенклатуру дел под резервным индексом. На наш взгляд, заголовки дел предыдущей и новой книг учета могут быть одинаковыми. Однако в процессе формирования дел заголовки могут уточняться (часть четвертая подп.165.2 п.165 Инструкции по делопроизводству). Следовательно, заголовок предыдущей книги учета может быть дополнен указанием на период времени, в течение которого в ней регистрировались трудовые книжки (например, Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним за 2014-2020 гг.).

* Номенклатура дел составлена на основании перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (по тексту номенклатуры дел - Перечень).

Обложка дела для книги учета трудовых книжек (пример)

Общество с ограниченной ответственностью «Рассвет»
ООО «Рассвет»

Дело № 4-7

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

04.09.2020

Елена Гадлевская, юрист

Дополнительно по теме • Закончилась книга по учету трудовых книжек. Как правильно завести новую.