Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС (ОДО «Н»): При подготовке дел к передаче в архив обнаружилось, что одно дело утеряно.

Как следует поступить в данном случае?

ОТВЕТ: Порядок действий в данной ситуации описан в части второй п.89 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, согласно которой при отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, то составляется справка с изложением причин отсутствия необнаруженных дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации.

Справочно Справку об утрате дела (переписка по основной деятельности) (пример) можно найти здесь.

23.12.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Завершение делопроизводственного года»