Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: При подготовке дел к сдаче в архив обнаружены документы дел, которые уже сданы в архив.

1. Каким образом включить найденные документы в дела?

2. Следует расшивать дело, включать новые документы и прошивать заново или можно вклеить документы в уже сформированное дело?

3. Какие изменения и как вносить в лист-заверитель дела и сводную опись дел (поскольку поменяется объем дела)?

ОТВЕТ: В данной ситуации необходимо руководствоваться Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

При формировании и оформлении дел в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства не должна возникать вышеописанная ситуация, так как комплектность дел проверяется при их поступлении в архив. Поэтому порядок действий при обнаружении документов и дел, которые уже сданы в архив, не закреплен в нормативных правовых актах.

Однако на практике в силу различных причин такое происходит. В данном случае нужно руководствоваться Правилами работы архивов.

1. Обнаруженные документы необходимо включить в дела, к которым они относятся: вложить в дело, максимально закрепив у корешка дела (можно сделать надрезы листов документа в местах прохождения нити), или вклеить.

2. Включенные листы нумеруются с помощью литерного номера (подп.77.7 п.77 Правил работы архивов). Затем изменения в нумерации листов отражаются в листе-заверителе дела. В конце дела составляется новая заверительная надпись (новый лист-заверитель дела). Старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой, но сохраняется в деле (п.80 Правил работы архивов).

3. В сводную опись дел никакие изменения не вносятся, так как количество листов дела не изменяется. Литерные номера учитываются в соответствующей строке листа-заверителя.

Если в дело подшито 256 листов и 2 листа - с использованием литеры (например, 185а, 185б), то в заверительной надписи указывается количество листов дела - 254, а литерные листы учитываются в соответствующей строке.

15.04.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела