Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Приемка товаров по количеству и качеству в рознице: бухучет и документальное оформление

Юлия Гатальская
экономист

27.07.2022

Какие документы оформить розничной организации при обнаружении недостачи или некачественного товара при его приемке от поставщика, какие составить проводки при возврате конечным покупателем некачественного товара, предъявлении претензии поставщику, ремонте товара в сервисном центре и др., рассмотрено в разделах:

Порядок составления акта приемки товаров по количеству и качеству

Составление акта приемки товаров по количеству и качеству необходимо, если при приемке товаров выявлены недостача или излишки либо ненадлежащее качество товаров. В этом случае в день обнаружения недостатков товаров результаты приемки оформляются актом (п.39 Положения о приемке товаров по количеству и качеству, утв. постановлением Совмина от 03.09.2008 № 1290).

В акте отражаются выявленные при приемке товаров претензии продавцу:

• повреждение, порча товара;

• несовпадение массы или количества товара;

• несоответствие названия товаров на упаковке и в сопроводительных документах, пересортица.

Также в акте покупатель может сделать отметки следующего содержания:

✓ о несогласии с содержанием акта (мнение может быть изложено в письменном виде и прилагаться к акту);

✓ отказ лица, принимавшего участие в приемке товаров по количеству и качеству, от подписания акта;

✓ о предупреждении лиц, участвующих в приемке, об ответственности за подписание акта, содержащего данные, не соответствующие действительности (ч.2-4 п.41 Положения № 1290).

Акт подписывается всеми лицами, участвовавшими в приемке товаров (ч.1 п.41 Положения № 1290). При этом первой проставляется подпись председателя комиссии, подписи членов комиссии располагаются в алфавитном порядке (ч.1 п.115 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Акт утверждается руководителем покупателя не позднее следующего для после приемки, регистрируется и хранится покупателем в установленном порядке. Если приемка товаров производилась в выходной или праздничный день, акт утверждается указанными лицами в первый рабочий день после выходного или праздничного дня (п.43 Положения № 1290).

Акт может быть утвержден двумя способами:

1) посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи;

2) изданием распорядительного документа (составления протокола) (ч.3 п.52 Инструкции № 4).

Акт покупатель может составить в одностороннем порядке, если это предусмотрено условиями договора на поставку товаров. Двусторонний акт составляется с участием представителя продавца после его прибытия. При этом могут день приемки товаров, когда были обнаружены их недостатки, и день приезда представителя продавца (например, он должен приехать из другого города), не совпадать. В данном случае покупатель должен составить два акта: односторонний акт при обнаружении недостатков (составляется покупателем) и двусторонний акт с участием представителя поставщика (иного представителя) после его прибытия.

Форма акта законодательством не определена. Организация ее разрабатывает самостоятельно, с учетом требований, установленных п.40 Положения № 1290. Для признания данного акта ПУД он должен содержать все обязательные для таких документов сведения. Один из них - стоимостная оценка некачественных товаров. Разработанный для применения в качестве ПУД акт приемки товара по количеству и качеству организации следует включить в свою учетную политику (абз.4 п.4 ст.9 Закона от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

Акт является юридически полноценным документом, подтверждающим имущественные претензии к поставщику. Например, в случае недостачи товара при приемке, если позже будет выявлено, что его просто украли, то акт станет официальным документом в уголовном деле. При несовпадении цены, неверно указанном названии магазина и прочих ошибках в документах торговая точка всегда вправе отказаться от товара и требовать правильно оформленных первичных документов. Решение этих ситуаций зависит от доверительных отношений с поставщиком.

При соблюдении правил приемки товара магазин будет застрахован от недопоставок продукции и ее плохого качества.

Формы документов • Акт приемки товаров по количеству и качеству. • Акт приемки товара по количеству и качеству (пример). • Акт приемки товаров по количеству и качеству при обнаружении недостачи и ненадлежащего качества товара (пример). • Акт приемки продукции (товаров) по количеству и качеству.

Если при приемке товаров обнаружены недостатки

Принимаемые от продавца товары, учитываемые в бухучете на счете 41 «Товары», признаются активами торговой организации (ч.1 п.32 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утв. постановлением Минфина от 29.06.2011 № 50, абз.7 ч.1 п.3 Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утв. постановлением Минфина от 12.11.2010 № 133).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. действует Национальный стандарт бухгалтерского учета и отчетности «Запасы», утв. постановлением Минфина от 28.12.2022 № 64. Комментарий см. здесь. С 1 января 2023 г. следует руководствоваться ч.1 п.32 постановления № 50 с учетом изменений, внесенных постановлением № 64. Комментарий см. здесь.

Дату принятия товаров к бухучету организация устанавливает самостоятельно и закрепляет в учетной политике (ч.9 разъяснений Минфина от 12.03.2011 № 15-1-6/131 «Об определении даты принятия товаров к бухгалтерскому учету», абз.16 ст.1, п.6 ст.3, п.5 ст.9 Закона № 57-З).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. следует руководствоваться п.6 ст.3 и п.5 ст.9 Закона № 57-З в ред. Закона от 11.10.2022 № 210-З. Комментарии см. здесь.

Пример В учетной политике торговой организации закреплено: товары приходуются по счету 41 «Товары» на дату их поступления на склад, после приемки по количеству и качеству (при условии, что приемка проводится непосредственно после поступления товара).

Если при приемке выявлены некачественные товары и принимающая сторона отказывает продавцу в их оплате, то в бухучете покупателя для учета таких товаров используют забалансовый счет 002 «Имущество, принятое на ответственное хранение». Запись по дебету счета 002 отражается в бухучете на дату составления акта приемки товаров по количеству и качеству, по стоимости, указанной в ПУД (абз.4 ч.2 п.119 Инструкции № 133, ч.1 и 2 п.80 Инструкции № 50, п.1 ст.484 ГК).

Некачественный товар не признается активом организации, поэтому до его возврата продавцу такой товар находится на ответственном хранении покупателя (п.1 ст.484 ГК, п.80 Инструкции № 50).

Стоимость некачественных товаров, возвращаемых продавцу, отражается в бухучете покупателя - торговой организации по К-т 002 (п.80 Инструкции № 50).

Если товары уже приняты в состав активов торговой организации и учитываются на счете 41, а на дату приемки по качеству выявлен скрытый брак (некачественный товар), то их отражение в бухучете будет аналогично вышеописанному порядку. То есть некачественные товары не признаются активами организации и их стоимость не может учитываться на счете 41. Сумма «входного» НДС по таким товарам, учтенная на счете 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам», должна быть откорректирована в учете, так как она не является суммой подлежащего уплате НДС по приобретенным товарам (абз.2 и 4 ст.1 Закона № 57-З, п.21 и ч.1 п.32 Инструкции № 50).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. следует руководствоваться абз.2 ст.1 Закона № 57-З в ред. Закона № 210-З. Комментарии см. здесь.

На стоимость выявленных некачественных товаров с учетом НДС покупатель предъявляет продавцу претензию, а в учете составляет запись: Д-т 76-3 «Расчеты по претензиям» - К-т 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», при условии, что с продавцом произведен расчет за товар (ч.11 п.59 Инструкции № 50).

Отражение в бухучете недостачи и некачественных товаров, выявленных при приемке

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2023 г. следует руководствоваться пп.32 и 39 Инструкции № 50 с учетом изменений, внесенных постановлением № 64. Комментарий см. здесь.

Примечание 1. Покупатель вправе возвратить товар в случае реализации товара ненадлежащего качества (если недостатки не были оговорены продавцом), расторгнуть договор розничной купли-продажи и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы (ст.20 Закона от 09.01.2002 № 90-З «О защите прав потребителей», ч.1 п.33 Методических рекомендаций по документальному оформлению и учету товарных операций, составу и учету расходов на реализацию в организациях торговли и общественного питания, утв. приказом МАРТ от 10.06.2021 № 130).

При этом покупателю возмещаются уплаченная за товар денежная сумма, а также разница между ценой товара, установленной договором, и ценой соответствующего товара на момент добровольного удовлетворения требования потребителя, а если требование добровольно не удовлетворено, - на момент вынесения судом решения (п.4 ст.27, п.4 ст.28 Закона № 90-З, абз.2 п.33 Методических рекомендаций № 130).

Примечание 2. При возмещении покупателю разницы между стоимостью возвращенного некачественного товара и стоимостью идентичного товара на момент возврата сумма этой разницы (за вычетом суммы разницы, предъявляемой продавцу в соответствии с условиями договора поставки) учитывается при налогообложении прибыли в составе внереализационных расходов (подп.3.52 п.3 ст.175 НК).

Ремонт некачественного товара сервисным центром

При приемке некачественного товара для проведения проверки его качества либо экспертизы продавец составляет акт передачи товара (приложение 1 к постановлению МАРТ от 29.11.2018 № 85).

Передача товара сервисному центру для выполнения экспертизы или гарантийного ремонта оформляется ТТН-1 или ТН-2.

Движение товара, переданного сервисному центру, организация розничной торговли учитывает на забалансовом счете 010 «Товары, переданные на экспертизу, ремонт».

Стоимость экспертизы оплачивает продавец, но, если в результате будет установлено, что недостатков нет или они возникли после передачи товара покупателю, вследствие нарушения им установленных правил использования, хранения, транспортировки товара или действий третьих лиц либо непреодолимой силы, то покупатель обязан возместить продавцу расходы на проведение экспертизы, а также связанные с ее проведением расходы на транспортировку товара (ч.3 п.11 ст.20 Закона № 90-З).

Стоимость экспертизы или ремонта товара на основании ПУД сервисного центра относится в организации розничной торговли на расходы по реализации.

Стоимость экспертизы и расходы, связанные с ее проведением, предъявляются покупателю на основании ПУД, форма которого разрабатывается и утверждается организацией.

Данные расходы относятся к возмещаемым и отражаются в бухучете организации на счетах учета расчетов.

Порядок предоставления покупателю на период ремонта или замены товара длительного пользования безвозмездно во временное пользование аналогичного товара регулируется Положением о порядке предоставления потребителю на период ремонта или замены товара длительного пользования безвозмездно во временное пользование аналогичного товара, утв. постановлением Совмина от 14.06.2002 № 778.

Для учета таких товаров организация розничной торговли может открыть к счету 41 отдельный субсчет 41-8 «Подменный фонд».

В случае получения от поставщика товаров для передачи покупателю во временное пользование учет таких товаров осуществляется за балансом на счете 002 по каждому поставщику и наименованию товара. Для отражения операций по передаче таких товаров в пользование покупателю к счету 002 организация может открыть отдельный субсчет 1 «Имущество, переданное в пользование покупателю».

Возврат товара поставщику оформляется ТТН-1 и ТН-2.

Дополнительно по теме • Приемка товаров по количеству в рознице. • Приемка товаров по качеству в рознице.