Материал помещен в архив

ПРИКАЗЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ

Приказы по основной деятельности являются распорядительными документами, отражающими управленческие решения, которые определяются задачами и функциями деятельности, правами и обязанностями организации, ее организационно-правовой формой и другими особенностями.

Понятие приказа, правовое регулирование

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (часть первая п.93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

Приказ республиканского органа государственного управления - нормативный правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления. Приказы как нормативные правовые акты издают только руководители республиканских органов государственного управления (ст.2 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»).

К приказам по основной деятельности относятся следующие приказы:

• об (о) утверждении (изменении) локальных нормативных правовых актов организации (инструкций, правил, положений и т.д.);

• утверждении (изменении) структуры и штатной численности, штатного расписания;

• создании коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;

• проведении аттестации рабочих мест;

• проведении аттестации работников;

• планировании деятельности;

• контроле за деятельностью (отчетности);

• установлении режима работы и внесении изменений в него;

• финансировании деятельности;

• внешнеэкономической деятельности;

• информационном и документационном обеспечении и др.

При подготовке и оформлении приказов необходимо руководствоваться:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - СТБ 6.38-2004).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16.09.2005 № 41;

• Инструкцией по делопроизводству;

• Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 (далее - УСОРД);

• перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень).

Обратите внимание! В инструкции по делопроизводству, разрабатываемой организацией самостоятельно, на основании вышеназванных документов указывается порядок подготовки и оформления документов организации, в т.ч. и приказов по основной деятельности.

Подготовка и оформление приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности готовятся по поручению руководителя организации руководителями структурных подразделений с привлечением специалистов, согласовываются юристом, главным бухгалтером или другими специалистами организации, если в этом есть необходимость.

Подписанный руководителем проект приказа регистрируется в службе документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).

Приказы оформляются на общем или специальном бланке для приказа (формат А4). На бланке реквизиты могут располагаться двумя способами:

1) центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади);

2) флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади).

Реквизиты приказа

На общий бланк наносятся следующие постоянные реквизиты документа:

• Государственный герб Республики Беларусь (если организация является государственной);

• товарный знак (знак обслуживания) или эмблема организации (если они зарегистрированы в установленном порядке);

• наименование вышестоящей организации (если она имеется);

• полное и сокращенное наименования организации - автора документа в соответствии с уставом (положением об организации);

• название вида документа (ПРИКАЗ);

• дата и номер приказа;

• место издания (составления) документа (п.26 Инструкции по делопроизводству).

При подготовке приказа кроме реквизитов, наносимых на бланк, используются следующие реквизиты:

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись;

• визы;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Государственный герб Республики Беларусь

Изображение Государственного герба Республики Беларусь имеют право помещать на бланках документов государственные органы и иные государственные организации (ст.10 Закона Республики Беларусь от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»; п.1 Указа Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»).

Пример бланка приказа государственной организации с продольным расположением реквизитов на двух языках
Камiтэт па архiвах i справаводству пры Савеце Мiнiстраў Рэспублiкi Беларусь		Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь
Установа «Беларускi навукова- даследчы iнстытут дакументазнаўства i архiўнай справы» (БелНДIДАС)		Учреждение «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (БелНИИДАД)
ЗАГАД		ПРИКАЗ
____________ № _____________
г.Мiнск		г.Минск

Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь являются полиграфической продукцией и подлежат обязательному учету (пп.1, 3 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172, далее - Положение). На них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров. Место проставления учетного номера бланка документа с изображением Государственного герба Республики Беларусь не указано ни в Положении, ни в СТБ 6.38-2004, в связи с чем организации проставляют его по своему усмотрению на лицевой или оборотной стороне листа.

Негосударственные организации могут изготавливать общий бланк на одном из государственных языков (русском или белорусском) с продольным или угловым расположением реквизитов на одном языке.

Справочно Подробно о бланках документов см. здесь.

Наименование организации

Реквизит «Наименование организации» указывает на автора документа.

Справочно Организация как юридическое лицо должна иметь свое наименование, содержащее указание на характер ее деятельности (ст.50 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Наименование организации должно соответствовать наименованию, установленному правовым актом (уставом, положением, приказом и др.). Организация кроме полного наименования может иметь и сокращенное.

Обратите внимание! Сокращенное наименование организации помещают ниже полного или за ним в скобках, если оно закреплено в учредительных документах.

Название вида документа

Название вида документа «ПРИКАЗ» печатают прописными буквами без разрядки.

Дата

Датой приказа является дата его подписания. В соответствии с п.101 Инструкции по делопроизводству дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.

Обратите внимание! При подготовке проекта приказа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим приказ (часть четвертая п.46 Инструкции по делопроизводству).

С момента подписания руководителем организации приказ вступает в силу, если в его тексте не указана другая дата, и регистрируется в службе ДОУ.

Регистрационный индекс

Регистрационный индекс - это порядковый номер приказа, который присваивается ему в момент регистрации. Регистрационный индекс приказу присваивается только после его подписания и указывается на уровне написания даты.

Справочно С примерной формой журнала регистрации приказов по основной деятельности можно ознакомиться здесь.

Место издания (составления) приказа

Данный реквизит располагают на бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс». Место издания приказа устанавливается по месту нахождения юридического лица. Место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации.

Заголовок к тексту

Заголовок является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и отвечать на вопрос «О чем?».

Пример «Об утверждении Инструкции по делопроизводству», «О создании экспертной комиссии» и т.д.

Заголовок начинается с прописной буквы, после него точка не ставится. Длина строки в заголовке составляет 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 5 строк, допускается его продлевать до сорока печатных знаков.

Текст приказа

Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами при оформлении на пишущей машинке или полуторным - при оформлении на компьютере.

Текст приказа может состоять из двух частей:

1) констатирующей;

2) распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий, основание (мотив) издания приказа. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт или документ, изданный ранее данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер.

Пример В соответствии с … (ссылка на нормативный документ), на основании … (ссылка на нормативный правовой акт, документ вышестоящей организации).

Если проект приказа готовится в дополнение или в связи с изменением ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

В констатирующей части могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для издания приказа, дана оценка ситуации.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами от границы левого поля на компьютере.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Текст распорядительной части приказа начинается с новой строки с абзаца. В тексте приказа следует избегать неконкретных выражений, таких как «улучшить», «усилить», «принять меры» и т.п.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме.

Пример «подготовить», «обеспечить», «организовать», «разработать и представить на рассмотрение» (если проект должен быть подписан) или «на утверждение» (если документ подлежит утверждению).

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа.

Распорядительная часть приказа содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункты распорядительной части приказа могут носить организационный характер, в этом случае формулируется только управленческое действие.

Пример ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Положение об экспертной комиссии по формированию сезонных коллекций обуви.

Каждый пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает исполнителя (исполнителей), собственно поручение (предписываемое действие), срок выполнения поручения.

При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они указываются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения.

Пример ПРИКАЗЫВАЮ: 1. … 2. Начальнику отдела кадров Шилову А.С.: 2.1. Разработать положение об аттестации руководителей и специалистов ЗАО «Прогресс». Срок исполнения - 28.11.2014. 2.2. Разработать рекомендации о диагностике профессиональной пригодности работников. Срок исполнения - 20.11.2014.

Для приказов с большим числом пунктов текст распорядительной части можно оформить в виде таблицы.

Пример   Исполнитель Действия, мероприятия Срок исполнения 1. Руководителям структурных подразделений организации 1.1 1.2 Разработать положения о структурных подразделениях Разработать… Внести изменения в должностные инструкции работникам структурных подразделений 25.11.2014 25.11.2014 15.12.2014 2. …

Срок исполнения поручения указывается обязательно и только календарной датой. В противном случае нельзя будет осуществлять контроль ни за выполнением поставленных задач, ни за сроками: исполнитель может отложить исполнение поручения на неопределенное время, и его нельзя будет привлечь к дисциплинарной ответственности.

Обратите внимание! Для указания срока также нельзя использовать выражения «в течение 15 дней», так как неясно, календарные или рабочие дни имеются в виду, «срок 1 месяц», поскольку также непонятно, в какой именно день следует представить отчет о выполнении поручения.

Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие (действия) носит регулярный характер и его выполнение предписывается на весь период действия приказа. В таких случаях указывают периодичность выполнения поручения, а не срок его исполнения.

Пример …обеспечить представление еженедельной сводки… 15-го числа каждого месяца.

Если приказ отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, об этом должно быть сказано в последнем пункте приказа, при этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ … от _________ № __».

Пример Признать утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь».

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с приказом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к приказу, или оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием приказа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

Заканчивается распорядительная часть приказа указанием должностного лица, ответственного за контроль выполнения всего приказа или его отдельных пунктов.

Пример Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по работе с персоналом Зубова П.С.

Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой».

Отсутствие указания о лице, ответственном за контроль, означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан.

Визы

Проект приказа должен быть завизирован. Визирование является основой для принятия решения. Приказ визируется перед его подписанием руководителем организации теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка отдельных положений или документа в целом. В обязательном порядке приказы визируются юридической службой организации. Завизированный (согласованный) проект приказа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается. Руководитель организации при подписании приказа будет принимать во внимание мнение визирующих лиц.

Подпись

Приказы подписываются руководителем организации. Подпись в приказе оформляется так же, как и в любом другом документе, оформляемом на бланке. Подпись руководителя организации в приказе печатью не заверяется.

Справочно Форму приказа по вопросам основной деятельности в УСОРД можно найти здесь.

Отметка об исполнении приказа и направлении его в дело

Отметка об исполнении приказа и направлении его в дело проставляется на приказе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Отметка об исполнении приказа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа приказа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться приказ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения - исполнителя и даты направления приказа в дело.

Пример В дело 01-05 В штатное расписание внесены изменения Подпись 24.11.2014

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указана другая дата.

Срок хранения

В соответствии с п.21.1 Перечня приказы по основной деятельности хранятся постоянно.

04.12.2014

Нина Капмоле, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела