Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫМ ВОПРОСАМ: ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (п.93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Справочно Какие приказы входят в перечень приказов по административно-хозяйственным вопросам, см. здесь.

Нормативное правовое регулирование

Нормативные правовые акты в сфере делопроизводства содержат требования к документированию и организации работы с распорядительными документами.

К ним относятся:

• Инструкция по делопроизводству;

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Справочно Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам (п.3.2.1 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Оформление реквизитов приказа

Приказы по административно-хозяйственным вопросам необходимо оформлять на общем бланке документа или бланке конкретного вида документа, изготовленном на основании общего.

Справочно Более подробно по данной теме см. раздел 1 подборки «Оформление документов в организации».

Датой приказа является дата его подписания. В соответствии с п.101 Инструкции по делопроизводству дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим.

Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. При подготовке проекта приказа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим приказ (часть четвертая п.46 Инструкции по делопроизводству).

С момента подписания руководителем организации приказ регистрируется в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Регистрационный индекс приказа - порядковый номер приказа, который не дополняется индексом по номенклатуре дел. Порядковый номер приказа по административно-хозяйственным вопросам дополняется литерой, которая должна быть закреплена в инструкции по делопроизводству организации.

Пример «№ 1-ах» или «№ 1-ахв».

Приказ должен быть зарегистрирован в день подписания отдельно от приказов по основной деятельности и по личному составу (подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 из части третьей подп.142.3 п.142 Инструкции по делопроизводству слова «Республики Беларусь» исключены.

Заголовок приказа по административно-хозяйственным вопросам выражается с помощью предлога «О» («Об»). Например, «О выдаче служебных удостоверений».

Текст приказа

Текст приказа по административно-хозяйственным вопросам в соответствии с п.99 Инструкции по делопроизводству, как правило, состоит из двух частей:

• констатирующей;

• распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа, поэтому она начинается словами «в связи», «в целях», «в соответствии». В ней может указываться нормативный правовой акт, на основании или во исполнение которого издается приказ. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительная часть приказа по административно-хозяйственным вопросам начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и без разрядки. Текст распорядительной части приказа начинается с новой строки с абзаца. Распорядительная часть приказа может делиться на пункты.

Сведения в каждом пункте, как правило, излагаются в следующей последовательности:

• исполнитель;

• предписываемое действие;

• срок исполнения.

Срок исполнения может указываться отдельной строкой.

В конце распорядительной части приказа, как правило, указывают должностное лицо, ответственное за контроль исполнения документа или конкретных его пунктов. Например, «Контроль за исполнением приказа возложить на…».

В тексте приказа не допускаются выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.

Текст приказа печатается через одинарный интервал. При его наборе применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Выравнивание текста производится по ширине листа.

В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам с параметрами настройки в редакторе Microsoft Word, размер шрифта - 15 пт.

Если приказ по административно-хозяйственным вопросам содержит таблицу, то допускается уменьшать размер левого поля до 20 мм, межстрочный интервал - до 11 пт.

В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, при подготовке таблиц допускается уменьшать размер шрифта текста таблиц до 13 пт.

Внутреннее согласование

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Проекты приказов подлежат визированию исполнителями и заинтересованными должностными лицами. Перечень лиц, визирующих проект приказа, определяется составителем приказа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов. Перечень лиц, визирующих проект приказа, зависит от структуры и штатной численности организации, а также существующего в организации разграничения компетенции.

В обязательном порядке приказы по административно-хозяйственным вопросам согласовываются с юридической службой организации (пп.61, 100 Инструкции по делопроизводству).

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Обратите внимание! Разновидностью визы является виза ознакомления. В случае отсутствия необходимого места на самом документе составляется лист ознакомления.

Приказ о подготовке помещения к эксплуатации в осенне-зимний период (пример)

О подготовке помещения
к эксплуатации в осенне-зимний
период

В соответствии с техническим кодексом установившейся практики «Правила подготовки и проведения осенне-зимнего периода энергоснабжающими организациями и потребителями тепловой энергии», утвержденным постановлением Министерства энергетики Республики Беларусь и Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь от 06.06.2012 № 27/8,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить начальника хозяйственного отдела Иванова И.И. ответственным за подготовку теплового хозяйства к эксплуатации в осенне-зимний период 2018/2019 года по административному зданию по ул. Первомайская, 26.

2. Начальнику хозяйственного отдела Иванову И.И. провести необходимые мероприятия по подготовке теплового хозяйства к эксплуатации в осенне-зимний период и получить Паспорт готовности.

Срок исполнения - 25.09.2018.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Казакевича С.Ю.

Визы

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 июня 2020 г. следует руководствоваться Правилами подготовки организаций к отопительному сезону, его проведения и завершения, утвержденными постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 14.05.2020 № 286.

В приказах реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется, а указание о наличии приложения дается в тексте приказа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «... представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.

Реквизит «Подпись» располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

В реквизите «Подпись» указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.

Обратите внимание! Допускается использование сокращений «Зам.» (заместитель), «И.о.» (исполняющий обязанности). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Оформление приказа на двух и более листах

При оформлении приказа на двух и более листах второй и последующий листы должны быть пронумерованы. Номера листов проставляют в центре верхнего колонтитула арабскими цифрами с расстоянием 10-15 мм от верхнего края, гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт.

Первый лист не нумеруется. В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, размер шрифта номеров листов - 14 пт (п.91 Инструкции по делопроизводству).

Приказы по административно-хозяйственным вопросам допускается печатать на двух сторонах листа, так как они являются документами со сроком хранения 3 года.

Срок хранения

Приказы по административно-хозяйственным вопросам хранятся 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (подп.21.2 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.21.2 п.21 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

06.06.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела