Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Приказы по личному составу: порядок оформления

В деятельности любой кадровой службы образуются распорядительные документы по личному составу. Такими документами в зависимости от установленного в организации принципа управления могут быть приказы или распоряжения.

Понятие приказа, документов по личному составу

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (п.93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией (ч.1 п.93 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113). Комментарий см. здесь.

Документы по личному составу - документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (абзац 10 ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. документы по личному составу - документы, создаваемые при приеме на работу (избрании, утверждении, назначении на должность), переводе (перемещении), увольнении (освобождении от занимаемой должности) работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификационной категории, классе, квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы (службы) и (или) учебы, занимаемой должности служащего (профессии рабочего), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (абз.15 ч.1 ст.2 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З). Комментарий см. здесь.

Нормативное регулирование

Требования к документированию и организации работы с документами по личному составу содержатся в:

• Трудовом кодексе Республики Беларусь (далее - ТК);

• Инструкции по делопроизводству;

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41 (далее - УСОРД).

Справочно Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам (п.3.2.1 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Оформление реквизитов приказа

Приказы по личному составу оформляются на общем бланке документа или бланке конкретного вида документа, изготовленном на основании общего бланка.

Дата приказа

Датой приказа является дата его подписания. Дата в приказе проставляется лицом, его подписавшим (п.101 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. дата в приказе, распоряжении проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа, распоряжения является дата подписания (п.101 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления № 113).

Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. При подготовке проекта приказа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим приказ (часть четвертая п.46 Инструкции по делопроизводству).

Регистрационный индекс приказа

Регистрационный индекс приказа - порядковый номер приказа, который не дополняется индексом по номенклатуре дел. Регистрационные индексы приказов по личному составу состоят из порядкового номера, присваиваемого в течение одного календарного года, дополненного буквенным обозначением:

• «к» - для документов 75-летнего срока хранения;

• «л» - для документов трехлетнего срока хранения.

Сроки хранения приказов по личному составу согласно Перечню*

Номер пункта Перечня	Виды и названия документов	Срок хранения документов		Пояснение
		в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей	в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов
21	Приказы, распоряжения, указания руководителей организаций:
21.3	о приеме на работу (назначении на должность), переводе на другую постоянную работу, перемещении, увольнении (освобождении от занимаемой должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном переводе, отстранении от работы, допуске к работе, установлении (отмене) неполного рабочего времени, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников	75 лет	75 лет
21.4	о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку)	3 года	3 года	После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет. Приказы, распоряжения, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.), - 75 лет

 

* Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень).

 

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

 

При заведении более двух дел с приказами по личному составу порядковый номер приказа дополняется литерой, которая должна быть закреплена в инструкции по делопроизводству организации.

Пример 1 1-к - приказы о приеме на работу, перемещении, увольнении, установлении надбавок, доплат; 1-п - приказы о премировании; 1-ос - приказы о предоставлении социальных отпусков; 1-с - приказы длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу; 1-л - приказы о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку); 1-мт - приказы об оказании материальной помощи.

Обратите внимание! Для регистрации каждой группы приказов применяются отдельные регистрационные формы.

Форма регистрации приказов по личному составу может быть журнальной, карточной, электронной.

Справочно Подробно см.: «Можно ли отнести к переходящим делам журналы регистрации: приказов директора по основной деятельности, по личному составу, входящих документов, исходящих и внутренних документов, трудовых договоров, должностных инструкций, доверенностей и др., если в организации они ведутся в электронном виде, в конце года не распечатываются, при этом нумерация в них ежегодно начинается с первого номера? Необходимо ли распечатывать эти документы ежегодно и хранить их на бумажном носителе?».

Резолюция

Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Как правило, оформляется на заявлениях, которые являются основанием для издания приказов. Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом.

Пример 2 Ивановой И.А. Подготовить приказ о приеме на работу по контракту на один год Подпись А.А.Павлов 09.03.2021

Заголовок к тексту приказа

Заголовок к тексту приказа отвечает на вопрос «О чем?». В заголовке указываются фамилия и инициалы работника, если приказом оформляется предписываемое действие одного человека.

Пример 3 «О приеме на работу Иванова И.И.». «О заключении нового трудового договора с Ивановым И.И.».

Справочно Подробно см.: «Обязательно ли в шапке приказа о приеме на работу (увольнении) указывать фамилию работника, если приказ издан для одного работника?».

Если одним приказом оформляется прием двух и более человек, их фамилии и инициалы в заголовке не указываются. Например, «О приеме на работу», «О перемещении», «О продлении трудового контракта», «Об увольнении». В сложных по содержанию приказах по личному составу, объединяющих различные предписываемые действия (например, отзыв из отпуска и замена части трудового отпуска денежной компенсацией), заголовок указывается обобщенно: «По личному составу».

Текст документа

Текст документа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований (п.67 Инструкции по делопроизводству).

Оформление текста приказов по личному составу имеет свои особенности. Как правило, в отличие от приказов по основной деятельности, они не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ».

В УСОРД содержатся унифицированные формы приказов по личному составу: о приеме на работу, о переводе (перемещении) на другую работу, о заключении нового трудового договора (контракта), о переводе работника на контрактную форму найма, о продлении трудового договора (контракта), об увольнении, о предоставлении отпуска, об отзыве из отпуска, о поощрении, о наложении дисциплинарного взыскания, о командировании. В унифицированных формах приведена информация, которая должна быть указана в таких приказах.

Приказы о приеме на работу начинаются словом, точно обозначающим предписываемое действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ПЕРЕМЕСТИТЬ», «ПРОДЛИТЬ», «УВОЛИТЬ», «КОМАНДИРОВАТЬ» и др. Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Приказы по личному составу могут быть:

• простыми, в которых содержится информация об одном работнике.

Пример 4 О приеме на работу Иванова И.И.   ПРИНЯТЬ: ИВАНОВА Ивана Ивановича на должность главного инженера…

• сложными, в которых содержится информация о нескольких работниках.

Сложные приказы могут содержать не только информацию о нескольких работниках, но и пункты по разным вопросам (о приеме на работу, переводе и др.).

Пример 5 (сложный приказ на нескольких работников) О приеме на работу   ПРИНЯТЬ: 1. ИВАНОВА Ивана Ивановича на должность главного инженера… Основание… 2. ПЕТРОВА Ивана Ивановича на должность инженера… Основание…

Пример 6 (сложный приказ на нескольких работников, по разным вопросам) По личному составу   1. ПРИНЯТЬ: ИВАНОВА Ивана Ивановича на должность главного инженера… Основание… 2. ПЕРЕВЕСТИ: ПЕТРОВА Ивана Ивановича, инженера, на должность… Основание…

Пример 7 (сложный приказ, по разным вопросам одновременно на нескольких работников) По личному составу   1. ПРИНЯТЬ: 1.1. ИВАНОВА Ивана Ивановича на должность главного инженера… Основание… 1.2. СОКОЛОВУ Инну Ивановну на должность инспектора по кадрам… Основание… 2. ПЕРЕВЕСТИ: ПЕТРОВА Ивана Ивановича, инженера, на должность… Основание…

Основание издания приказа по личному составу указывается в конце каждого пункта. Каждый пункт приказа может иметь одно или более оснований.

Например, основанием для издания приказа о предоставлении трудового отпуска являются график трудовых отпусков и (или) заявление работника.

Пример 8 Основание: 1. График отпусков. 2. Заявление Иванова И.И.

Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста (часть пятая п.99 Инструкции по делопроизводству), например при оформлении приказа о премировании на основании одной докладной записки.

В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.

Обратите внимание! Фамилии работников в текстах приказов по личному составу печатаются прописными буквами (часть вторая п.90 Инструкции по делопроизводству).

В конце реквизитов (кроме реквизита «Текст») точки не ставятся. В середине строк реквизитов знаки препинания сохраняются (п.89 Инструкции по делопроизводству). Соответственно, в конце предложения, содержащего основание для издания приказа, также ставится точка.

Приказ о заключении нового контракта (пример)

О заключении нового контракта
с Ивановым И.Б.

ЗАКЛЮЧИТЬ:

с ИВАНОВЫМ Иваном Борисовичем, заместителем директора по учебной работе, трудовой контракт на два года с 09.03.2021 по 08.03.2023.

Реквизит «Отметка о наличии приложения»

В приказах данный реквизит не оформляется, указание о наличии приложения дается в тексте приказа: «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «утвердить прилагаемый график» и др.

Реквизит «Подпись»

Реквизит «Подпись» располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ собственноручно, и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

В реквизите «Подпись» указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» (заместитель), «И.о.» (исполняющий обязанности). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф приложения

Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса. Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

Пример 9 Приложение к приказу директора от 09.03.2021 № 315-л.

На приложениях, утверждаемых приказом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Пример 10 УТВЕРЖДЕНО Приказ директора от 09.03.2021 № 315-л.

Внутреннее согласование

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Пример 11 Начальник отдела кадров Подпись А.А.Иванова 10.03.2021

Визы располагаются после реквизита «Подпись» слева на последней странице приказа или на обороте.

Отметка об ознакомлении

Наниматель обязан ознакомить работника под подпись:

• с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъяснить его права и обязанности;

• с коллективным договором, соглашением и документами, регламентирующими внутренний трудовой распорядок,

а также оформить заключение трудового договора приказом (распоряжением) и объявить его работнику под подпись (ст.54 ТК обязывает нанимателя).

Отметка об ознакомлении включает в себя слова «С приказом ознакомлен», подпись работника, ее расшифровку и дату.

Если в приказе упоминается несколько работников, то указывается «С приказом ознакомлены». В отметку об ознакомлении можно добавлять наименование должности работника.

Отметка об ознакомлении располагается в конце приказа по личному составу, после реквизита «Виза». В сложных приказах она может располагаться в каждом пункте распорядительной части приказа.

При значительном количестве работников, которым необходимо ознакомиться с приказом по личному составу, может использоваться лист ознакомления (часть тринадцатая п.99 Инструкции по делопроизводству).

Форма листа ознакомления в Инструкции по делопроизводству не приведена, однако ее можно создавать по аналогии с формой листа согласования:

Копии приказов

Кадровая служба выдает копии приказов по личному составу. Разновидность копии, воспроизводящей часть реквизитов приказа, - выписка из приказа.

Копия приказа воспроизводит все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии приказа юридической силы она должна быть заверена уполномоченным должностным лицом организации (часть вторая п.64 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Копия документа должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации, если законодательством не установлено иное (ч.2 п.64 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления № 113).

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример 12 Верно     Инспектор отдела кадров Подпись А.А.Иванова 11.03.2021

Выписки из приказов оформляются на общем бланке. Слово «Выписка» включается в название вида документа - «Выписка из приказа» (часть третья п.64 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. копия документа, воспроизводящая часть его текста, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов оформляются на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (ч.3 п.64 Инструкции по делопроизводству в ред. постановления № 113).

Выписка из приказа о приеме на работу (контракт) (пример)

О приеме на работу

ПРИНЯТЬ:

БУРОГО Петра Борисовича на должность заместителя директора по воспитательной работе 24.02.2021 по контракту на два года с окладом _________________________.

16.03.2021

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела