Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС

Можно ли отнести к переходящим делам журналы регистрации: приказов директора по основной деятельности, по личному составу, входящих документов, исходящих и внутренних документов, трудовых договоров, должностных инструкций, доверенностей и др., если в организации они ведутся в электронном виде, в конце года не распечатываются, при этом нумерация в них ежегодно начинается с первого номера? Необходимо ли распечатывать эти документы ежегодно и хранить их на бумажном носителе?

ОТВЕТ

Можно, если журнал (книга) ведется в электронном виде в одном файле в течение нескольких лет.

К переходящим делам могут относиться учетно-регистрационные формы, которые ведутся в течение нескольких лет до их окончательного заполнения. Например, журнал регистрации трудовых договоров, контрактов, журнал регистрации входящих документов, журнал регистрации должностных инструкций, журнал регистрации доверенностей и др.

Справочно Журналы, как правило, изготавливаются в типографии, имеют твердую обложку и определенное количество страниц с постоянной информацией граф журнала и местом, отведенным для переменной.

Пример Журнал регистрации входящих документов имеет 50 листов, в 2020 году при регистрации документов было заполнено 16 листов, соответственно в последующие годы продолжается его ведение до полного заполнения до 2023 года. Журнал будет переходящим делом в 2020, 2021, 2022 годах.

Допускается ведение определенных учетно-регистрационных форм в электронном виде без необходимости их распечатывания на бумажном носителе в конце года.

Так, для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде согласно приложению 20 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если автоматизированная система документационного управления, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (часть третья п.236 Инструкции по делопроизводству). То есть при ведении учетно-регистрационных форм в информационной системе организации (на определенном автоматизированном рабочем месте) и обеспечении их целостности (в этих целях необходимо в локальных правовых актах организации закрепить право доступа к учетно-регистрационным формам и их ведения, способ их защиты от внесения несанкционированных изменений и др.) они могут не распечатываться.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.3 п.236 Инструкции по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

В приложении 20 к Инструкции по делопроизводству указаны следующие учетно-регистрационные формы:

• журналы регистрации договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности;

• журналы учета претензий и исковых заявлений;

• регистрационно-контрольные формы регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний по административно-хозяйственным вопросам; о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, досрочном снятии дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) - со сроком хранения 3 года;

• регистрационно-контрольные формы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов и др.

Одновременно в приложении 20 к Инструкции по делопроизводству отсутствуют регистрационно-контрольные формы регистрации:

• приказов по основной деятельности;

• приказов по личному составу со сроком хранения 75 лет, в частности:

- о приеме на работу (назначении на должность);

- переводе на другую постоянную работу;

- перемещении;

- увольнении (освобождении от занимаемой должности);

- награждении;

- поощрении;

- премировании;

- продлении трудовых договоров (контрактов);

- заключении новых трудовых договоров (контрактов);

- изменении условий трудовых договоров (контрактов);

- переводе на контрактную форму найма;

- установлении надбавок, доплат;

- временном переводе;

- отстранении от работы;

- допуске к работе;

- установлении (отмене) неполного рабочего времени;

- присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;

- повышении тарифных ставок (тарифных окладов), окладов, должностных окладов;

- длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;

- предоставлении социальных отпусков;

- изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников.

Соответственно такие журналы необходимо в конце года распечатать и в справочных целях передать в архив организации вместе с приказами (журналы регистрации приказов не включаются в описи дел).

Таким образом, журналы регистрации: приказов директора по основной деятельности, по личному составу со сроком хранения 75 лет необходимо распечатывать и хранить на бумажном носителе. Журналы регистрации: входящих документов, исходящих и внутренних документов, трудовых договоров (за исключением контрактов с государственными служащими), должностных инструкций, учета доверенностей можно не распечатывать при условии, что информационная система организации обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения.

Справочно Дополнительно по теме см.: Может ли организация вести журнал учета выданных доверенностей в электронном виде?

С учетом ведения учетно-регистрационных форм в электронном виде отсутствует необходимость относить их к переходящим делам - нет никакой сложности ежегодно заводить новую учетно-регистрационную форму (создавать новый файл), которая не ограничена листами на бумажном носителе.

В то же время учетно-регистрационные формы, которые не начинаются в новом календарном году с регистрационного индекса «1», например журнал учета телефонных разговоров, могут быть переходящими делами и вестись на протяжении всего времени осуществления деятельности организации.

Признак отнесения учетно-регистрационной формы к переходящим делам - ведение одной формы (журнала, книги в одной обложке на бумажном носителе, одного файла в электронном виде) в течение нескольких лет.

16.02.2021

Екатерина Дернович, юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела