Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Приказы: право издания, регистрация и хранение регистрационно-учетных форм

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

25.10.2023

Автор разъяснил следующие вопросы:

Понятие приказа

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией (ч.1 п.93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь..

Задачи, стоящие перед организацией, определяются уставом организации (положением о ней).

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо:

• довести требования документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций;

• наметить конкретные мероприятия по их выполнению;

• определить ответственных лиц;

• определить сроки выполнения этих мероприятий.

Приказы издаются при необходимости провести в жизнь решение коллегиального органа, имеющего совещательные функции (например, дирекции при руководителе организации).

Пример О проведении аттестации руководителей и специалистов О создании экспертной комиссии О проведении инвентаризации основных фондов

Приказ - один из видов распорядительных документов.

Справочно Вид документа - это классификационное понятие, употребляемое для обозначения документов одного названия (подп.3.2.5 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18).

Приказ может быть издан:

• по основной деятельности;

• по административно-хозяйственным вопросам;

• по личному составу (ч.1 п.98 Инструкции № 4).

Кто имеет право издавать приказы

При определении конкретных видов документов, которые должны издаваться (приниматься) в той или иной организации, необходимо учитывать, прежде всего, принцип управления данной организацией (коллегиальность, единоначалие) и ее организационно-правовую форму.

Такой вид распорядительного документа, как приказ, издается в организациях, управление которыми основано на принципе единоначалия.

Приказ издается руководителем организации (ч.1 п.93 Инструкции № 4).

При этом право издания документов, их подписания закрепляется в положениях и уставах организаций, иных локальных правовых актах организации (п.15 Инструкции № 4). На этом основании право издавать приказы может быть предоставлено не только руководителю организации, но и его заместителю, иному уполномоченному должностному лицу, в том числе в случае временного отсутствия руководителя организации. Соответствующее право может быть закреплено непосредственно в уставе организации либо предоставлено путем делегирования полномочий на издание и подписание приказов.

Как регистрировать приказы

Распорядительные документы регистрируют по видам отдельно от других внутренних документов (ч.1 подп.142.3 п.142 Инструкции № 4).

Приказы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируют отдельно. Приказы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, также регистрируют отдельно (чч.1-3 подп.142.3 п.142 Инструкции № 4).

Порядок регистрации приказов, в том числе использования буквенных или иных условных обозначений при отдельной регистрации определенной разновидности приказов, закрепляют в инструкции по делопроизводству организации.

Справочно Организация и ведение делопроизводства осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (ч.1 п.4 Инструкции № 4).

Где зарегистрировать приказы

Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (подп.139.1 п.139 Инструкции № 4).

Запись учетных данных о документе осуществляется в одной из регистрационно-учетных форм.

Для регистрации всех категорий внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК) на бумажном или электронном носителе, содержащая совокупность регистрационно-учетных сведений о документе (ч.1 подп.139.7 п.139 Инструкции № 4).

Справочно Форма РКК, состав и правила заполнения ее обязательных реквизитов установлены в приложениях 6, 7 к Инструкции № 4 и приложении к Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19.

Состав реквизитов РКК может быть дополнен иными реквизитами, их организация определяет самостоятельно.

Обратите внимание! Для отдельной регистрации приказов различных групп в организации должны вестись отдельные регистрационно-учетные формы (ч.2 подп.142.3 п.142 Инструкции № 4).

Распространенная журнальная форма регистрации документов допускается лишь в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) (подп.139.9 п.139 Инструкции № 4). Журналы также могут вестись на бумажном или электронном носителе.

Специальная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам не установлена НПА. Поэтому организация, в которой применяется такая форма регистрации приказов, может воспользоваться формами журналов регистрации входящих и исходящих документов, установленными в приложениях 8, 9 к Инструкции № 4, или вправе самостоятельно разработать такую форму.

Таким образом, для регистрации приказов могут использоваться РКК, применяемые в том числе в автоматизированной системе документационного обеспечения управления, либо журналы.

Регистрационный индекс приказа - порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, который совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря).

Дополнительно по теме • В филиале открыли цех. Планируется издавать большое количество приказов по этой линии. Можно ли завести отдельную папку для таких приказов и регистрировать их с присвоением буквы, например: оц - основная деятельность, цех? • Какую литеру указать в индексе приказа о выходе работницы на работу без прерывания отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет на условиях неполного рабочего времени - «л» или «к»? • Можно ли не указывать литеру в регистрационном индексе приказов об отстранении от работы (непрохождение медосмотра, неиспользование средств индивидуальной защиты, наличие признаков алкогольного опьянения и др.)?

Как хранить регистрационно-учетные формы, в которых регистрируются приказы

Регистрационно-учетные формы (РКК, журналы), в которых регистрируются приказы, имеют те же сроки хранения, что и приказы, которые в них регистрируются (п.122 Перечня № 140).

Хранение регистрационно-учетных форм со сроками хранения до 10 лет без бумажных аналогов допускается в организациях, в которых АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (ч.3 п.236 Инструкции № 4).

Справочно Целостность электронного документа - свойство электронного документа, определяющее, что в электронный документ не были внесены изменения (абз.12 ст.1 Закона от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»).

Сохранение целостности документов в электронном виде, срок хранения которых превышает 10 лет, в архиве организации достигается путем передачи таких документов в информационную систему архива (ИСА) организации в соответствии с требованиями:

• Инструкции № 19;

• Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 20;

• подключения к АИС «Ведомственный архив» РУП «Национальный центр электронных услуг» (в организациях, являющихся источниками комплектования госархивов).

Обратите внимание! Если в организации есть АС ДОУ (иная информационная система), функциональные возможности которой позволяют формировать образующиеся в ее деятельности электронные документы в электронные дела в установленном порядке, однако отсутствует ИСА организации либо организация не подключена к АИС «Ведомственный архив» и не имеет возможности передавать электронные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения в соответствующую архивную информационную систему, все документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, должны передаваться на хранение в архив исключительно на бумажных носителях.

Так, журналы регистрации приказов по основной деятельности постоянного хранения, по личному составу со сроком хранения 55 лет можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде, но при передаче журналов в архив таких организаций в справочных целях их необходимо распечатать и заверить в порядке, установленном п.64 Инструкции № 4.

Дополнительно по теме • В организации более тысячи работников, часть из них - офисные работники, а часть - работники розничной торговли. Допускается ли разделить приказы по личному составу на 2 группы в зависимости от структурных подразделений: 1-я группа - офисные работники, 2-я группа - работники розничной торговли?