Материал помещен в архив

Приложения к распорядительным документам: оформляем правильно

Галина Пешкова
преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу

23.08.2021

Ситуация В школе издан приказ, в нем есть приложение - список учащихся. Надо ли делать гриф «УТВЕРЖДАЮ»?

Утверждаемые документы вводятся в действие приказом руководителя организации.

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом (например, приказом) или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения (ч.6 п.58 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Так, при утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса (п.52 Инструкции по делопроизводству).

Приказ об утверждении списка учащихся на 2021/2022 учебный год (вариант 1) (пример)

Список учащихся на 2021/2022 учебный год (пример)

Если приложение к документу не утверждается, то в правом верхнем углу его первого листа оформляется гриф приложения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.) (ч.7 п.58 Инструкции по делопроизводству).

Гриф приложения проставляется на прилагаемом документе в правом верхнем углу от пятого положения табулятора (100 мм от левого поля).

Пример   Приложение 2 к приказу директора школы 30.07.2021 № 85

Гриф приложения располагается от пятого положения табулятора (100 мм от края левого поля) в правом верхнем углу первого листа приложения.

Основные элементы грифа приложения:

• слово «Приложение»;

• его порядковый номер (указывается арабскими цифрами без знака №);

• название вида документа в дательном падеже;

• дата и регистрационный индекс.

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно (ч.1-5 п.58 Инструкции по делопроизводству).

Приказ об утверждении списка учащихся на 2021/2022 учебный год (вариант 2) (пример)

Обратите внимание! Реквизиты «Гриф приложения» и «Гриф утверждения» взаимоисключающие: при оформлении конкретного приложения на нем указывается только один из этих двух реквизитов.

Дополнительно по теме • Гриф приложения и гриф утверждения при оформлении распорядительных документов.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.