ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ ДЕЛ В АРХИВЕ

Одна из функций архива организации - проведение проверки наличия документов и дел, хранящихся в архиве (п.6 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143; далее - Правила).

Виды и сроки проверок

Порядок контроля за наличием и состоянием дел в архиве организации регулирует глава 38 вышеназванных Правил.

Целью проведения проверки наличия и состояния дел является установление соответствия фактического наличия дел их количеству, числящемуся по описям, и выявление документов, подлежащих консервационно-профилактической, реставрационной и технической обработке.

В п.318 Правил установлены сроки проведения плановых и внеочередных проверок.

Проверки наличия и состояния дел:

• постоянного хранения проводятся раз в 5 лет, а также перед передачей их на хранение в государственный архив независимо от срока проведения предыдущей проверки;

• по личному составу и дел временного (свыше 10 лет) хранения проводятся раз в 10 лет.

Внеочередные проверки наличия и состояния дел проводятся:

• после перемещения дел в другое хранилище;

• после чрезвычайных ситуаций, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или несанкционированный доступ в хранилище посторонних лиц;

• при смене руководителя архива (лица, ответственного за архив) (в архиве организации, штатным расписанием которой предусмотрено наличие должности заведующего архивохранилищем, - при смене заведующего архивохранилищем);

• при ликвидации организации.

Оформляемые документы при проверке

Проверка наличия и состояния дел проводится штатными работниками архива организации или специальной комиссией, создаваемой руководителем организации.

Приказ о создании комиссии для проведения проверки наличия и состояния дел (пример)

О создании комиссии для проведения проверки наличия и состояния дел

На основании п.318 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести с 23.03.2015 по 26.03.2015 проверку наличия и состояния дел архива.

2. Создать комиссию для проведения проверки наличия и состояния дел в составе:

председатель - заместитель главного бухгалтера Круков А.А.;

3. Делопроизводителю Гриневич Е.В. подготовить информацию о результатах проведения проверки и представить директору до 01.04.2015.

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по учебно-производственной работе Морозову Д.Г.

В ходе проверки наличия и состояния дел проверяется:

• правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи дел;

• соответствие нумерации дел итоговым записям в сводных описях дел и учетным документам;

• соответствие описательных статей описей с содержанием реквизитов на обложках дел (шифров, наименования организации и его структурных подразделений, индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов);

• физическое состояние дел путем визуального просмотра.

На каждое необнаруженное дело (документ) составляется карточка учета необнаруженных дел (документов) согласно приложению 52 к Правилам.

Недостатки, обнаруженные в ходе проверки, фиксируются в листе проверки наличия и состояния дел фонда (далее - лист проверки), форма которого приведена в приложении 53 к Правилам. Однако в форму листа проверки допускается добавлять дополнительные графы. При проверке небольших по объему фондов составляется один лист проверки на все описи дел фонда, при большом фонде - отдельный на каждую опись.

Листу проверки присваивается номер по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда:

• в графу 1 вносится номер проверяемой описи фонда;

• в графу 2 вносится количество дел, числящихся в описи на основании последней итоговой записи в описи;

• в графе 3 указываются номера дел, не оказавшихся в наличии на момент проверки. При этом дела, выданные работникам архива организации в рабочие помещения для проведения архивных работ с документами, пользователям в читальный зал архива организации, работникам организации во временное пользование, проверяются на общих основаниях по книгам выдачи дел из хранилища и считаются имеющимися в наличии;

• в графу 4 вносятся все литерные номера, если они не вошли в общее количество дел по описи;

• в графу 5 вносятся все литерные номера, если они вошли в общее количество дел по описи;

• в графах 6 и 7 перечисляются пропущенные номера дел, не отраженные в итоговой записи;

• в графе 8 указываются номера дел, неправильно подложенных в фонд;

• в графе 9 указываются номера архивных дел, выданных во временное пользование;

• в графу 10 вносится количество дел по проверяемой описи, фактически имеющихся в наличии. В это количество не включаются дела, обнаруженные неописанными (не учтенными по данной описи). При обнаружении не отмеченных в итоговой записи к сводной описи (годовому разделу сводной описи) неучтенных, литерных, пропущенных, повторных и свободных номеров итоговая запись пересоставляется.

На оборотной стороне листа проверки отражаются сведения о физическом состоянии документов, которое определяется при их визуальном осмотре.

Лист проверки подписывается работниками, проводившими проверку, а затем включается в дело данного фонда.

На основании листа проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел фонда (далее - акт проверки) по форме согласно приложению 54 к Правилам.

Акт проверки составляется и подписывается работниками, проводившими проверку, согласовывается центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и утверждается руководителем организации. Акты проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и включаются в дела соответствующих фондов после их утверждения.

По окончании проверки наличия и состояния дел в конце описи после заверительной надписи делается запись «Проверено», указываются дата, должность, подпись и расшифровка подписи работника, проводившего проверку (часть четвертая п.325 Правил).

Пример  Проверено  Делопроизводитель  27.03.2015 Подпись Е.В.Гриневич

проверки наличия и состояния
дел фонда

Фонд № 1380

Название фонда Учреждение образования «Минский государственный профессионально-технический колледж»

Проверка проводилась с 23.03.2015 по 26.03.2015

Проверкой установлено:

1. Числится по описям 2 318 дел

2. Не оказалось в наличии 2 дела

3. Имеют литерные номера:

3.1. не учтенные в итоговых записях 1 дело

3.2. не перечисленные, но учтенные в итоговых записях ___ дел

4. Пропущено номеров:

4.1. не учтенных в итоговых записях ___ дел

4.2. не перечисленных, но учтенных в итоговых записях ___ дел

5. Неправильно подложенных, относящихся к другим фондам ___ дел

6. Имеется в наличии по данному фонду (включенных в описи) 2 316 дел

Из них:

6.1. выданных во временное пользование 13 дел

6.2. требующих дезинфекции и дезинсекции ___ дел

6.3. требующих реставрации 7 дел

6.4. требующих переплета и подшивки 4 дел

6.5. требующих восстановления затухающих текстов ___ дел

6.6. неисправимо поврежденных ___ дел

7. Имеется не внесенных в описи ___ дел

8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеющихся в наличии 2 316 дел

Характеристика состояния и условий хранения. Отрицательные явления в состоянии и условиях хранения не выявлены.

08.04.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела