ПУТЕВОДИТЕЛЬ ПО СОЗДАНИЮ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

Архив организации начинается с решения руководителя о его создании

Решение о создании архива организации принимает руководитель. Для этого специалисту по кадрам необходимо составить приказ о создании архива организации или приказ о назначении ответственного за архив лица.

Справочно Пример приказа о назначении лица, ответственного за архив (специалист отдела по кадрам), см. здесь.

Архив организации создается как самостоятельное структурное подразделение либо как подразделение в составе делопроизводственной службы (общий отдел, секретариат, канцелярия и т. д.).

В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством Республики Беларусь в сфере делопроизводства и архивного дела, распорядительными документами вышестоящих организаций, локальными нормативными правовыми актами, методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, положением об архиве организации.

Архив организации выполняет работы по подготовке дел к передаче на хранение в архив, обеспечению их хранения. Основные задачи архива:

• прием на хранение документов структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования данного архива (в случае, если архив организации принимает на хранение документы нескольких организаций);

• методическое руководство и проведение проверок состояния организации работы с документами в делопроизводстве организации, в том числе оказание помощи в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел, составлении описей дел при передаче дел в архив;

• проведение экспертизы ценности хранящихся в архиве документов, оказание методической помощи по проведению экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации; участие в работе экспертной комиссии организации;

• учет документов архива, в том числе ведение учетных документов в архиве (книга выдачи дел во временное пользование, книга учета поступления и выбытия документов и др.);

• обеспечение сохранности документов и дел, их использование, в том числе оказание методической и практической помощи службе делопроизводства в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в архив;

• участие в разработке локальных нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

• составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам (описи дел, картотеки (каталоги), в том числе и по личному составу, указатели к описям, историко-архивные справки и др.).

Архив организации также выполняет запросы организаций и частных лиц, выдает копии документов, архивные справки (выписки) и дела во временное пользование, обеспечивает работу исследователей.

Если организация является источником комплектования государственного архива, то она подготавливает и передает документы в Национальный архивный фонд (далее - НАФ) на государственное хранение.

Для выполнения возложенных на архив задач и функций ему предоставляются и определенные права. Поскольку архив принимает документы непосредственно от структурных подразделений организации, он имеет право в установленном порядке давать подразделениям указания по вопросам подготовки и передачи дел в архив, другим вопросам, входящим в его компетенцию. Архиву для выполнения возложенных на него задач необходимы сведения по работе с документами в структурных подразделениях, поэтому ему предоставляется право запрашивать от таких подразделений сведения, которые нужны для работы. Поскольку архив участвует в работе по совершенствованию делопроизводства и архивного дела в организации, он имеет право вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию этой работы.

Все перечисленные выше основные задачи, функции, права архива должны быть отражены в Положении об архиве организации.

Документы, которые необходимо изучить перед созданием архива

Основные нормативные правовые акты:

• Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее - Закон об архивном деле);

• Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 20.09.1996 № 373;

• Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов);

• Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Закон об архивном деле обязывает государственные органы, иные организации и индивидуальных предпринимателей (далее - организации) обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов НАФ. Также организации обязаны обеспечить передачу таких документов в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов, источниками комплектования которых они являются.

Справочно В Законе об архивном деле под архивом понимается организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов.

К работе делопроизводственных и архивных служб организаций предъявляются единые требования независимо от их форм собственности.

Статья 13 Закона об архивном деле определяет типы архивов, которые могут быть созданы в Беларуси:

• государственные (республиканские, областные, г. Минска и зональные);

• территориальные (городские или районные);

• архивы государственных органов;

• архивы иных организаций.

Архив государственного органа, иной организации осуществляет прием и хранение документов НАФ, образующихся в процессе деятельности этой организации.

Ответственность за создание условий для приема, хранения, учета и использования документов НАФ несут руководители данных организаций.

Обратите внимание! Представительства иностранных организаций обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

Закон об архивном деле устанавливает требования к хранению в архиве организации архивных документов подчиненных (входящих в состав, систему) органов, организаций.

Документом, комплексно регламентирующим деятельность архивов организаций, являются Правила работы архивов.

Правила работы архивов устанавливают единые требования к порядку составления, согласования и утверждения номенклатуры дел организации, к оформлению дел, критерии определения ценности документов и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве и архивах организации, определяют порядок их передачи в архив организации и на государственное хранение, порядок уничтожения документов и дел временного хранения с истекшими сроками хранения и др.

Правила работы архивов предусматривают требования к помещению архива, регламентируют порядок использования документов, поступивших на хранение в архив организации. В Правила работы архивов включены приложения: формы номенклатуры дел, описей дел, актов об уничтожении документов и др. Требования Правил работы архивов распространяются на архивы всех организаций независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

В Инструкцию по делопроизводству помимо разделов, определяющих общие принципы ведения делопроизводства, включены разделы, регламентирующие работу архивов: составление номенклатуры дел, формирование дел, экспертиза ценности документов, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов, передача дел в ведомственный архив и на государственное хранение.

Если организация является источником комплектования государственного либо территориального архива (то есть передает в него свои документы на постоянное хранение), то можно общаться с куратором этого архивного учреждения, у которого можно консультироваться и узнать много полезного об организации работы архива.

Определите, какая структура архива вам подходит

Структура и штат архива определяются штатным расписанием организации в зависимости от объема работы и количества документов, хранящихся в архиве. Если в штатном расписании организации не предусмотрена должность заведующего архивом, то в соответствии с приказом руководителя обязанности ответственного за архив возлагаются на одного из работников организации (как правило, работника делопроизводственной службы или кадровой службы (канцелярии, секретариата, общего отдела и др.)).

Недопустима ситуация, когда в организации нет ни должности заведующего архивом, ни лица, ответственного за архив.

Вариант 1 - архив включен в структуру делопроизводственной (кадровой) службы. Если архив включен в структуру делопроизводственной службы либо кадровой службы, то должностную инструкцию заведующего архивом подписывает руководитель службы, а утверждает ее руководитель организации.

Вариант 2 - архив является самостоятельным подразделением. Если же архив самостоятельное подразделение, то должностную инструкцию заведующего архивом подписывает один из заместителей руководителя, курирующий работу архива. Утверждает должностную инструкцию руководитель организации.

Справочно Должностную инструкцию архивисту см. здесь.

Штатная численность работников архива

В соответствии со штатным расписанием в архив организации могут быть включены помимо должности заведующего архивом и другие должности, например, должность архивариуса. В этом случае на всех работников архива тоже нужно составить должностные инструкции. Их подписывает заведующий архивом и утверждает руководитель организации или его заместитель.

В должностной инструкции ответственного за архив организации, а также других работников архива (при наличии) должны быть указаны виды проводимых ими работ, их права и обязанности.

Заведующий архивом или лицо, ответственное за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Обратите внимание! Если организация является источником комплектования государственного архива, то должностные инструкции работников архива организации обязательно подлежат согласованию с государственным архивом.

План работы архива

Работа архива организации осуществляется на плановой основе.

В архиве организации составляются:

• план работы на год;

• график приема дел в архив организации;

• график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) государственного архива или экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета;

• паспорт архива организации.

Справочно Форма плана работы архива утверждена в приложении 2 к Правилам работы архивов.

План работы состоит из разделов, соответствующих основным направлениям работы архива организации, и включает наименования конкретных видов работ, единицы их измерения, объем работ, бюджет рабочего времени, сроки исполнения и состав исполнителей.

При разработке плана работы и определении бюджета рабочего времени используются нормативы (примечание 1) времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утверждаемые в установленном порядке.

Если архив организации является самостоятельным структурным подразделением, план составляется как самостоятельный документ. Если архив входит в состав службы документационного обеспечения либо кадровой службы (канцелярии, секретариата), план работы архива может входить в состав плана работы соответствующего подразделения, в непосредственном ведении которого находится архив.

План подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) и утверждается руководителем организации.

В организациях, где отсутствует должность заведующего архивом (назначено лицо, ответственное за архив), выполняемые в архиве виды работ нужно включить в план работы того структурного подразделения, в которое в соответствии со штатным расписанием включена должность, занимаемая лицом, ответственным за архив.

График приема дел в архив организации

График приема дел в архив организации включает наименования организаций, являющихся источниками комплектования архива, и (или) структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, срок приема, наименования должностей, инициалы, фамилии лиц, ответственных за передачу архивных документов в архив организации.

Справочно Форма графика приема дел в архив определена в приложении 3 к Правилам работы архивов.

График приема дел в архив организации имеет поквартальную разбивку.

График приема дел в архив организации подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями организаций - источников комплектования архива и (или) руководителями структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, и утверждается руководителем организации.

В организации, в которой отсутствуют структурные подразделения, график приема дел в архив организации не составляется.

График передачи дел на постоянное хранение в государственный архив

График передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭМК государственного архива или ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета составляется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, по форме, согласованной с соответствующим государственным архивом, структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета.

Отчетность и паспорт архива

По итогам работы архивом организации составляется отчет о выполнении плана работы на год. В отчет включаются сведения о выполнении графиков, а также о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.

Паспорт архива составляется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, в двух экземплярах по форме согласно приложению 4 к Правилам работы архивов и включает сведения по состоянию на 1 января.

Архив организации совместно со службой документационного обеспечения управления осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации, подготовкой образовавшихся в их деятельности документов и дел к передаче на хранение в архив организации, а также проводит анализ состояния архивов в организациях - источниках комплектования, иных организациях, подчиненных (входящих в состав, систему) организации.

Проверки в структурных подразделениях организации проводятся не реже одного раза в год. Анализ состояния архивов в организациях - источниках комплектования, подчиненных (входящих в состав) организации, проводится не реже одного раза в 5 лет.

По итогам проверки, анализа составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается состояние архива и документов в делопроизводстве, намечаются меры по ликвидации обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы. С выводами по результатам проверки, мониторинга должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений.

Учет работы архива с организациями фиксируется в карточках, оформляемых согласно приложению 5 к Правилам работы архивов.

Государственные органы, которые проверяют архивы организаций

Государственный и ведомственный контроль в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляется в соответствии с законодательством о контрольной (надзорной) деятельности.

В Кодексе Республики Беларусь об административных правонарушениях предусмотрена административная ответственность должностных лиц за нарушение нормативных актов по архивному делу и делопроизводству в виде денежных штрафов, в том числе:

• за незаконный отказ должностного лица в доступе к архивному документу - до 20 базовых величин (далее - БВ) (ст.22.10);

• выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помещений и использование их не по назначению, отказ от передачи документов на государственное хранение в установленных законом случаях - до 20 БВ (ст.22.11);

• утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, причинение им непоправимых повреждений - от 10 до 30 БВ (ст.23.37).

Государственный контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь осуществляет государственная инспекция, которая создается в пределах штатной численности Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (примечание 2).

В задачи государственной инспекции входит:

• осуществление государственного контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства;

• установление причин, порождающих нарушения требований законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, содействие в их устранении;

• предупреждение нарушений законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства.

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Хранение документов в организации»/Архив организации.

Примечание 1. Межотраслевые нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утверждены постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.03.2010 № 45.

Примечание 2. См. Положение о Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28.05.2012 № 487.

21.10.2015

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года