Материал помещен в архив

АЛГОРИТМ СОЗДАНИЯ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

Архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов (абзац 2 ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться определением понятия «архив» согласно абз.2 ч.1 ст.2 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З.

Архивы создаются для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу (часть первая п.4 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила № 143)).

В состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, входят:

• документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации, в том числе научно-техническая документация, документы по личному составу;

• архивные копии информационных ресурсов;

• электронные издательские оригиналы печатной продукции.

В состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, по решению руководителя организации могут включаться документы в электронном виде временного (до 10 лет включительно) хранения (пп.8, 9 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20 (далее - Правила № 20)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами № 20 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 116. Комментарий см. здесь.

Шаг 1. Решение руководителя о создании архива

Решение о создании архива организации принимает руководитель.

Архив организации создается как:

• самостоятельное структурное подразделение

• либо подразделение в составе делопроизводственной службы (общий отдел, секретариат, канцелярия и т. д.).

В своей работе архив организации руководствуется законодательством Республики Беларусь в сфере делопроизводства и архивного дела, распорядительными документами вышестоящих организаций, локальными правовыми актами, методическими документами по вопросам делопроизводства и архивного дела, положением об архиве организации.

Архив организации выполняет работы по подготовке дел к передаче на хранение в архив, обеспечению их хранения.

Основные задачи и функции архива определены в главе 2 Правил № 143.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Правилами № 143 с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Обратите внимание! Задачи и функции архива организации по работе с документами в электронном виде определены в главе 3 Правил № 20.

Функции архива организации по работе с документами в электронном виде закрепляются в локальных правовых актах, утверждаемых руководителем организации (п.4 Правил № 20).

Для выполнения возложенных на архив задач и функций ему предоставляются и определенные права. Поскольку архив принимает документы непосредственно от структурных подразделений организации, он имеет право в установленном порядке давать подразделениям указания по вопросам подготовки и передачи дел в архив, другим вопросам, входящим в его компетенцию. Архиву для выполнения возложенных на него задач необходимы сведения по работе с документами в структурных подразделениях, поэтому ему предоставляется право запрашивать от таких подразделений сведения, необходимые для работы. Поскольку архив участвует в работе по совершенствованию делопроизводства и архивного дела в организации, он имеет право вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию этой работы.

Все основные задачи, функции, права архива должны быть отражены в положении об архиве организации.

К работе архивных служб организаций предъявляются единые требования независимо от их форм собственности.

Шаг 2. Определение структуры и штатной численности архива

Структура и штат архива определяются штатным расписанием организации в зависимости от объема работы и количества документов, хранящихся в архиве. Если в штатном расписании организации не предусмотрена должность заведующего архивом, то в соответствии с приказом руководителя обязанности ответственного за архив возлагаются на одного из работников организации (как правило, работника делопроизводственной службы или кадровой службы (канцелярии, секретариата, общего отдела и др.)).

Недопустима ситуация, когда в организации нет ни должности заведующего архивом, ни лица, ответственного за архив.

Вариант 1. Архив включен в структуру делопроизводственной (кадровой) службы. Если архив включен в структуру делопроизводственной службы либо кадровой службы, то должностную инструкцию заведующего архивом подписывает руководитель службы, а утверждает ее руководитель организации.

Вариант 2. Архив является самостоятельным подразделением. Если же архив - самостоятельное подразделение, то должностную инструкцию заведующего архивом подписывает один из заместителей руководителя, курирующий работу архива. Утверждает должностную инструкцию руководитель организации.

В архив организации могут быть включены помимо должности заведующего архивом и другие должности, например, должность архивариуса. На всех работников составляются должностные инструкции. Их подписывает заведующий архивом и утверждает руководитель организации или его заместитель.

В должностной инструкции ответственного за архив организации, а также других работников архива (при наличии) должны быть указаны виды проводимых ими работ, их права и обязанности.

Справочно Выпуском 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех видов деятельности» (постановление Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159) предусмотрены следующие должности: • заведующий архивом; • заведующий архивохранилищем; • архивист (архивист-реставратор); • архивариус.

Заведующий архивом или лицо, ответственное за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Обратите внимание! Если организация является источником комплектования государственного архива, то должностные инструкции работников архива организации подлежат согласованию с государственным архивом.

Шаг 3. Составление плана работы архива, графика приема и передачи дел

Обратите внимание! Передача и прием документов в электронном виде в архив организации определены главой 4 Правил № 20.

В архиве организации составляются:

• план работы на год;

• график приема дел в архив организации;

• график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии государственного архива или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета;

• паспорт архива организации.

План работы архива на год

Работа архива организации осуществляется на плановой основе.

Справочно Форма плана работы архива утверждена в приложении 2 к Правилам № 143.

План работы состоит из разделов, соответствующих основным направлениям работы архива организации, и включает наименования конкретных видов работ, единицы их измерения, объем работ, бюджет рабочего времени, сроки исполнения и состав исполнителей.

При разработке плана работы и определении бюджета рабочего времени используются нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утверждаемые в установленном порядке.

Справочно Межотраслевые нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утверждены постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.03.2010 № 45.

Если архив организации является самостоятельным структурным подразделением, план составляется как самостоятельный документ. Если архив входит в состав службы документационного обеспечения либо кадровой службы (канцелярии, секретариата), план работы архива может входить в состав плана работы соответствующего подразделения, в непосредственном ведении которого находится архив.

План подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) и утверждается руководителем организации.

Справочно Пример плана работы архива организации на год см. здесь.

В организациях, где отсутствует должность заведующего архивом (назначено лицо, ответственное за архив), выполняемые в архиве виды работ нужно включить в план работы того структурного подразделения, в которое в соответствии со штатным расписанием включена должность, занимаемая лицом, ответственным за архив.

График приема дел в архив организации

График приема дел в архив организации включает наименования организаций, являющихся источниками комплектования архива, и (или) структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, срок приема, наименования должностей, инициалы, фамилии лиц, ответственных за передачу архивных документов в архив организации.

График приема электронных дел в архив организации составляется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив организации) и утверждается руководителем организации (часть шестая п.13 Правил № 20).

Справочно Форма графика приема дел в архив определена в приложении 3 к Правилам № 143. Форма график приема электронных дел установлена в приложении 3 к Правилам № 20.

График приема дел в архив организации имеет поквартальную разбивку.

График приема дел в архив организации подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями организаций - источников комплектования архива и (или) руководителями структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, и утверждается руководителем организации.

В организации, в которой отсутствуют структурные подразделения, график приема дел в архив организации не составляется.

Справочно Пример графика приема-передачи дел в архив организации см. здесь.

График передачи дел на постоянное хранение в государственный архив

График передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭМК государственного архива или ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета составляется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, по форме, согласованной с соответствующим государственным архивом, структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета.

Шаг 4. Отчетность и паспорт архива

По итогам работы архивом организации составляется отчет о выполнении плана работы на год. В отчет включаются сведения о выполнении графиков, а также о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план (п.15 Правил № 143).

Справочно Пример отчета о выполнении плана работы на год см. здесь.

Паспорт архива

Паспорт архива составляется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, в двух экземплярах по форме согласно приложению 4 к Правилам № 143 и включает сведения по состоянию на 1 января.

Архив организации совместно со службой документационного обеспечения управления осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации, подготовкой образовавшихся в их деятельности документов и дел к передаче на хранение в архив организации, а также проводит анализ состояния архивов в организациях - источниках комплектования, иных организациях, подчиненных (входящих в состав, систему) организации.

Шаг 5. Проверка работы архива

Проверки в структурных подразделениях организации проводятся не реже одного раза в год. Анализ состояния архивов в организациях - источниках комплектования, подчиненных (входящих в состав) организации, проводится не реже одного раза в 5 лет.

По итогам проверки, анализа составляется справка или докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается состояние архива и документов в делопроизводстве, намечаются меры по ликвидации обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы. С выводами по результатам проверки, мониторинга должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений.

Справочно В продолжение темы см.: • «Алгоритм действий при обнаружении поврежденных документов в архиве организации».

Учет работы архива с организациями фиксируется в карточках, оформляемых согласно приложению 5 к Правилам № 143.

14.08.2019

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота