Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

15.02.2022

ВОПРОС

Ранее должностные инструкции работникам регистрировались в журнале регистрации исходящих (внутренних) документов.

Необходимо ли вести в организации отдельный журнал регистрации должностных инструкций? И если да, то по какой форме? Какой срок хранения необходимо установить такому журналу?

ОТВЕТ

Отдельный журнал ведется на усмотрение организации. Срок хранения - 3 года или 50 лет.

Должностные инструкции относятся к организационно-распорядительным документам и являются внутренними документами организации.

Справочно Организационно-распорядительная документация - это документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления (п.3.2.4 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта от 29.03.2013 № 18). В состав организационно-распорядительной документации входят такие виды документов, как: • постановление; • распоряжение; • приказ; • решение; • инструкция; • положение; • правила; • протокол; • акт; • письмо; • докладная и объяснительная записки; • заявление; • представление; • уведомление и др.

Так, должностные инструкции регистрируются в организации в порядке, установленном для регистрации внутренних документов согласно подп.142.2 п.142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

Они могут регистрироваться как в журнале регистрации исходящих (внутренних) документов, так и в отдельном журнале регистрации должностных инструкций.

Регистрационно-контрольные формы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов имеют срок хранения 3 года (п.103 Перечня № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.123 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

При заведении отдельного журнала регистрации должностных инструкций экспертная комиссия организации может установить для него срок хранения 50 лет (соответственно сроку хранения должностных инструкций) (пп.55, 56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Форма журнала может быть следующей:

В случае если должностные инструкции оформляются в организации как приложения к трудовому договору (контракту), самостоятельной регистрации они не подлежат.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Должностные и рабочие инструкции.