РАЗНОВИДНОСТИ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

Письмо-запрос

Письмо-запрос направляется для получения какой-либо информации о товарах (услугах) или получения предложений на поставку товара. Например, могут направляться запросы сторонней организации о представлении дополнительной информации для рассмотрения обращений граждан и юридических лиц или осуществления административных процедур по заявлениям заинтересованных лиц. Письмо-запрос требует ответа.

Письмо-ответ

Письма-ответы составляются в ответ на письма с просьбами, предложениями, запросами. В случае положительного ответа составляется письмо-согласие, в случае отрицательного - письмо-отказ.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо указывает на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

Используются такие письма для отправки документов, не имеющих адресной части. В случае пересылки прилагаемых документов в сопроводительном письме оформляется отметка о наличии приложения, которая располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора слева, после него ставится двоеточие.

Справочно

Письмо о договоре (сопроводительное) (пример) см. здесь.

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо составляется в целях подтверждения определенных условий. Оно содержит обязательства или подтверждение оплаты работ, услуг и др. Такие письма подписываются руководителем и главным бухгалтером с проставлением печати, которая удостоверяет их подлинность.

Письмо-сообщение

Письмо-сообщение- письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах и т. д., представляющих взаимный интерес.

Письмо-предложение (оферта)

Справочно

Офертой признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение. Оферта должна содержать существенные условия договора (п.1 ст.405 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законодательстве как существенные, необходимые или обязательные для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Письмо с предложением заключить договор поставки оборудования должно содержать предмет договора (наименование и количество товара) и его цену или порядок ее определения.

Справочно

Пример письма-предложения (оферты) см. здесь.

Письмо-претензия (рекламация)

Письмо-претензия (рекламация) содержит информацию о нарушении условий договора и требование возмещения убытков. Письмо-претензия также называется рекламацией (от лат. reclamatio, что значит громкое возражение, неодобрение, возгласы протеста). Такие письма отправляются виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.

Основная информация, которую необходимо указать в претензии, определена в приложении к государственному стандарту Республики Беларусь СТБ ИСО 10002-2005 «Менеджмент качества. Удовлетворенность потребителей. Руководство по управлению претензиями в организациях» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.12.2005 № 59). К такой информации относятся: наименование организации, почтовый адрес, телефон, сведения об изделии, заказе, договоре, описание проблемы, которая возникла у предъявляющего претензию, требования по урегулированию претензии и список приложенных документов.

Направление письма-претензии, как правило, необходимо для решения следующих задач:

• выяснение позиции по имеющемуся спорному вопросу;

• стимулирование к исполнению нарушенного обязательства;

• заявление о серьезности намерения в случае неисполнения обязательств.

Письмо-заявка

Письмо-заявка - письмо, выражающее желание организации принять участие в мероприятиях или получить услугу.

Справочно

Письмо о выдаче пропуска на автомашину (письмо-заявка) (пример) см. здесь.

Письмо-приглашение

Письмо-приглашение - письмо, содержащее предложение принять участие в каких-либо мероприятиях (выставка, семинар, встреча и т. д.). Письмо-приглашение направляется в адрес конкретного лица или нескольких лиц и служит основанием для их участия в планируемом мероприятии.

Письмо-напоминание

Письмо-напоминание направляют с целью побудить адресата исполнить взятые на себя обязательства. Оно повторно содержит информацию о каком-либо факте (предстоящая встреча, истечение срока договора, предоставление ответа и др.).

Циркулярные письма

Циркулярные письма - письма, направленные из одного источника в несколько адресов. Обычно рассылаются подведомственным учреждениям или подчиненным должностным лицам.

Примером может служить письмо Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 28.11.2012 № 04-08/1864 «О подтверждении соответствия продукции требованиям ТР ТС», в котором установлен порядок применения нормативного документа (адресантом указано «Организациям, индивидуальным предпринимателям, органам по сертификации продукции»).

Письмо-благодарность

Письма, в которых выражается благодарность, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевые фразы такого письма: «Благодарим Вас за…»; «Благодарим за оказанную помощь в…»; «Выражаем Вам свою благодарность за…»; «Позвольте Вас поблагодарить за…»; «Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…» и т. п.

Справочно

Пример письма-благодарности см. здесь.

Для более детального изучения см. «Служебные письма: порядок оформления».

22.12.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела