Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РАЗРАБОТКА ИНСТРУКЦИИ ПО ПОДГОТОВКЕ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел, часть из которых подлежат передаче в архив.

Справочно Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат передаче в архив организации. Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством (п.204 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Грамотно составленная инструкция по подготовке дел к передаче в архив организации значительно упростит эту работу. Следует отметить, что данный порядок передачи дел организация может установить в инструкции по делопроизводству. Однако инструкция по делопроизводству представляет собой достаточно объемный документ. Поэтому в организации можно составлять локальные нормативные правовые акты (далее - ЛНПА) для регламентации отдельных вопросов документационного обеспечения управления. К таким ЛНПА относится и инструкция по подготовке дел к передаче в архив организации (далее - Инструкция).

Рассмотрим важные моменты, на которые стоит обратить внимание при разработке Инструкции.

В Инструкцию целесообразно включить четыре главы:

1) общие положения;

2) оформление дел;

3) составление описей дел структурных подразделений;

4) передача документов в архив.

Инструкция оформляется на общем бланке и утверждается руководителем организации или распорядительным документом.

Пример Общество с ограниченной ответственностью «Офис» (ООО «Офис») ИНСТРУКЦИЯ ____________ № _______ г.Минск по подготовке дел к передаче в архив УТВЕРЖДАЮ Директор общества         Н.С.Кулешов ___.____.________

В распорядительный документ включаются пункты об утверждении Инструкции, о должностном лице, ответственном за внедрение инструкции, а также указываются сведения о дате ее введения в действие.

Пример приказа об утверждении Инструкции

Об утверждении Инструкции по подготовке дел к передаче в архив

В целях организации и совершенствования системы документационного обеспечения управления, а также своевременной и качественной подготовки дел к передаче в архив ОАО «А»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по подготовке дел к передаче в архив.

2. Секретарю приемной руководителя Т.Н.Лойко ознакомить работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, с Инструкцией по подготовке дел к передаче в архив и оказать методическую помощь в процессе ее внедрения.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Л.М.Рыжук.

В главе «Общие положения» указываются основные нормативные правовые акты, на основе которых составлена Инструкция, сфера регулирования и распространения Инструкции.

Пример ГЛАВА 1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. Настоящая Инструкция основана на положениях Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и других нормативных правовых актах и методических документах Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. 2. Настоящая инструкция регламентирует деятельность по оформлению документов структурных подразделений в дела для передачи в архив ООО «Офис» (далее - общества). 3. Требования, изложенные в настоящей Инструкции, в части общих норм распространяются на работу с аудиовизуальной документацией и документацией в электронном виде. Особенности работы с документацией в электронном виде регулируются актами законодательства Республики Беларусь и локальными нормативными правовыми актами общества.

В главе «Оформление дел» закрепляется, кто проводит оформление дел в структурном подразделении. Подробно описывается порядок действий, предусмотренный полным оформлением дел: систематизация документов в деле, нумерация листов дела, составление внутренней описи документов, составление листа-заверителя, оформление обложки дела.

Пример ГЛАВА 2 ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ 4. Дела общества подлежат оформлению при их подготовке к передаче в архив организации. Оформление дел производится работниками структурных подразделений, в которых они формируются или были сформированы. Правильность оформления дел проверяется при передаче дел в архив общества. 5. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу общества подлежат полному оформлению после их завершения делопроизводством. 6. Полное оформление дела предусматривает: 6.1. систематизацию документов дела; 6.2. нумерацию листов в деле: 6.2.1. листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу лицевой стороны; 6.2.2. листы внутренней описи документов дела (тома, части) нумеруются отдельно; 6.2.2. лист-заверитель дела не нумеруется; 6.2.4. для нумерации листов используется черный графитный карандаш;   <…>   6.5. оформление и уточнение реквизитов обложки дела: 6.5.1. реквизиты обложки дела оформляются с помощью технических средств на отдельном листе с последующей наклейкой его на обложку дела;   <…>

В качестве приложения к данной главе необходимо привести образец внутренней описи документов дела, листа-заверителя дела и обложки дела.

В главе «Составление описей структурных подразделений» необходимо закрепить категории документов, на которые составляются описи, сроки составления описи и четкий порядок заполнения ее граф. Отдельно необходимо остановиться на порядке составления описи кадровой службы.

Справочно Подробно о составлении описей см. в пособии: «Составление описей дел структурных подразделений организации».

В главе «Передача дел в архив» регламентируется организация передачи дел в архив.

Пример ГЛАВА 4 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ 21. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. по личному составу, подлежат передаче в архив общества. 22. Передача дел в архив общества осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в соответствии с требованиями главы 3 настоящей Инструкции. 23. Дела передаются в архив общества по графику. График составляется лицом, ответственным за архив, согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается директором общества.

В этой главе могут быть оговорены особенности передачи дел из отдельных структурных подразделений. Часто в организациях вызывает проблему хранение бухгалтерских документов, которые являются документами временного (до 10 лет) хранения.

Пример <…>   23. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив общества передаются из отдела бухгалтерского учета и отчетности. Передача дел временного (до 10 лет) хранения других структурных подразделений в архив общества допускается по согласованию с архивом общества по описям или по номенклатуре дел.   <…>

Обратите внимание! В Инструкции следует закрепить, что дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.

Также целесообразно разработать памятки для сотрудников структурных подразделений, которые позволят быстро вспомнить необходимые действия при подготовке дел к передаче в архив и их порядок.

Пример памятки «Порядок подготовки дел к передаче в архив работниками структурных подразделений»

ПОДГОТОВКА ДЕЛ ВРЕМЕННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

1. Систематизация документов в деле (не более 4 см (300 листов), расположение протоколов, приказов - по возрастанию номеров; переписки - запрос-ответ).

2. Удаление металлических предметов, изъятие факсов (в случае важности документа необходимо заменить копией).

3. Нумерация листов в деле (в правом верхнем углу карандашом).

4. Составление листа-заверителя дела.

5. Переплет дела.

6. Оформление обложки дела.

7. Составление описи передаваемых дел.

ПОДГОТОВКА ДЕЛ ПОСТОЯННОГО СРОКА ХРАНЕНИЯ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ

1. Систематизация документов в деле (не более 4 см (300 листов), расположение протоколов, приказов - по возрастанию номеров; переписки - запрос-ответ).

2. Удаление металлических предметов, изъятие факсов (в случае важности документа необходимо заменить копией).

3. Нумерация листов в деле (в правом верхнем углу карандашом).

4. Составление листа-заверителя дела.

5. Составление описи передаваемых дел.

Справочно Для более детального изучения см. раздел 6 «Подготовка и передача дел в архив организации» подборки «Хранение документов в организации».

23.02.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела