РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ: ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

Количество журналов (книг учета), ведущихся внутри организации, напрямую зависит от специфики ее деятельности. При этом есть несколько журналов (книг), которые должны вестись в любой организации независимо от формы собственности, сферы деятельности и т. д. Рассмотрим их более подробно.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция), установлены требования к ведению и учету трудовых книжек работников, а также форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Книга учета ведется кадровой службой или другим структурным подразделением, должностным лицом, ответственным за оформление приема и увольнения работников.

В книге должны быть зарегистрированы все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, выданные работникам, поступающим на работу впервые, а также дубликаты трудовых книжек (вкладыши к ним).

При приеме трудовой книжки уполномоченным должностным лицом работнику выдается расписка в получении трудовой книжки. Расписка составляется в произвольной форме, но должна содержать реквизиты организации-нанимателя, в том числе печать нанимателя.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

О получении расписки работник расписывается в книге учета.

Справочно Подробнее см. «Книга учета движения трудовых книжек (по форме согласно приложению к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40) (пример)».

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в книге учета, указывая при этом дату получения. В случае пересылки трудовой книжки по почте в книге учета должностным лицом проставляется соответствующая отметка.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью нанимателя.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется до полного использования всех ее страниц, то есть обычно ведется на протяжении нескольких лет.

Если в организации данная книга велась не по установленной форме, ее необходимо заменить на новую. Для этого может использоваться следующий механизм:

1) необходимо старую книгу «закрыть», пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения и указав общее количество зарегистрированных в ней трудовых книжек работающих;

2) следует начать учет трудовых книжек по установленной форме. При этом предыдущая книга ни в коем случае не уничтожается, так как в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним составляет 50 лет (п.648 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень типовых документов).

Приходно-расходная книга по учету бланков книжек и вкладышей к ним

Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней относятся к бланкам документов с определенной степенью защиты. Учет поступления и выдачи бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, учет испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и их уничтожения ведутся в порядке, установленном законодательством для бланков документов с определенной степенью защиты.

Порядок использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности определен Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Ведет данную книгу бухгалтерия, срок ее хранения согласно п.649 Перечня типовых документов составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. следует руководствоваться п.649 Перечня типовых документов в редакции постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56.

Книга регистрации расписок о получении трудовых книжек

Необходимость выдачи работнику расписки при получении от него трудовой книжки предусмотрена пп.76, 79 Инструкции.

Регистрация таких расписок должна вестись в специальном журнале произвольной формы. Книга регистрации расписок в получении трудовых книжек хранится 5 лет (п.647 Перечня типовых документов).

Форма такого журнала законодательством не установлена и определяется организацией самостоятельно.

Приведенная форма может быть взята за основу при разработке соответствующей регистрационной формы в организации.

Справочно Для более детального изучения см.: • «Принимаем от работника трудовую книжку».

06.10.2015

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года