Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ФОРМИРОВАНИЕ И ХРАНЕНИЕ ДЕЛ С ДОГОВОРАМИ

Формирование дел с договорами

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел. Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль за правильным формированием дел в организации осуществляется службой документационного обеспечения управления (п.168 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Формирование дел с договорами осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации. В одно дело с договорами могут включаться иные документы (переписка, спецификации, копии доверенностей на подписание договоров и т. п.).

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела.

Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, касающихся решения одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения (часть вторая п.170 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.2 п.170 Инструкции по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.171 Инструкции по делопроизводству).

Договоры в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и др.

Дела с договорами подлежат оформлению:

а) при их заведении;

б) по завершении делопроизводственного года.

В организации дела с договорами оформляются работниками структурных подразделений, в которых они формируются.

Оформление дел с договорами в зависимости от сроков хранения может быть полным или частичным (часть первая п.181 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! Частичному оформлению подлежат все дела при их заведении в делопроизводстве. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после их завершения делопроизводством (часть вторая п.181 Инструкции по делопроизводству).

Хранение договоров

Законодательством предусмотрены сроки хранения отдельных видов договоров.

С момента заведения дела до передачи его в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у ответственных исполнителей) по месту формирования.

Договоры и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование:

• в пределах организации другим структурным подразделениям организации;

• сторонним организациям;

• гражданам в случаях, предусмотренных законодательством (часть первая п.215 Инструкции по делопроизводству).

Выдача договоров и дел в пользование другому структурному подразделению организации производится с разрешения руководителя структурного подразделения, выдача договоров и дел сторонней организации - на основании письменного запроса этой организации и резолюции руководителя организации (части вторая, третья п.215 Инструкции по делопроизводству).

Для контроля за возвратом на место выданного (изъятого) из дела договора помещается листок-заместитель документа, оформляемый по форме согласно приложению 18 к Инструкции по делопроизводству (п.216 Инструкции по делопроизводству).

Сроки хранения различных типов договоров определены в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Обратите внимание! Нормы Перечня обязательны к исполнению всеми государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями независимо от видов носителей документов (п.2 примечаний Перечня).

Документы, для которых Перечнем установлен:

• постоянный срок хранения, подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь;

• временный срок хранения, после истечения этого срока подлежат уничтожению в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь (п.8 примечаний Перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. из п.8 примечаний Перечня слова «Республики Беларусь» исключены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 17.10.2019 № 194.

Обратите внимание! Уменьшение сроков хранения документов, предусмотренных Перечнем, не допускается.

Увеличение сроков хранения допускается по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) государственного органа, иной организации, решению индивидуального предпринимателя (п.9 примечаний Перечня).

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.12 примечаний Перечня).

Справочно Подробно см. «Исчисление сроков хранения договорной документации: практические ситуации».

30.10.2018

Ольга Гасюкевич, юрист

По этой теме также см.:

Регистрация, учет и систематизация договоров.