Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА «ВИЗА»

Порядок оформления реквизита регламентирован:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Справочно Виза - это реквизит оформления внутреннего согласования (визирования) проекта документа должностным лицом.

Письма и другие исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в организации или структурном подразделении (на последнем листе копии).

Внутренние документы визируются на первом экземпляре.

Реквизит «Визы» располагают ниже реквизита «Подпись» и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов.

Виза состоит:

• из наименования должности визирующего;

• его личной подписи;

• расшифровки подписи;

• даты.

Слова «согласовано», «виза» при этом не указываются.

Пример Юрисконсульт Подпись М.А.Радкович 28.08.2017

Если документ визируется несколькими должностными лицами, визы располагаются одна под другой в порядке визирования, а сами визы отделяются друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов (а не полуторным межстрочным интервалом).

Пример Начальник отдела кадров Подпись А.С.Коренько 17.08.2017   Юрисконсульт Подпись А.В.Грибов 17.08.2017

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в проекте документа не допускается. При наличии замечаний, дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Пример Заведующий общим отделом Подпись Т.М.Степаненко 17.08.2017 С проектом не согласна. Замечания прилагаются

При большом количестве виз допускается их расположение двумя вертикальными рядами, проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в организации.

Приказ по личному составу после подписания подлежит визированию теми работниками, на которых распространяется его действие. Такие визы называют визами ознакомления с документом. Виза включает в себя слова «С приказом ознакомлен(а)», подпись работника, расшифровку подписи и дату.

Визы ознакомления работников с приказом по личному составу обычно располагают после реквизитов «Подпись» и «Виза» на лицевой или оборотной стороне приказа.

Пример С приказом ознакомлены: Подпись А.В.Буров     17.08.2017         Подпись М.В.Сурко     17.08.2017

При наличии листа согласования на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка, оформляемая по правилам, установленным п.60 Инструкции по делопроизводству.

Перечень согласующих инстанций определяется составителем документа исходя из его содержания и требований нормативных правовых актов.

Сроки согласования больших по объему и сложных по содержанию документов не должны превышать, как правило, 2-3 дней (для каждой согласующей инстанции). Остальные документы следует визировать в день их поступления на согласование. Для ускорения согласования можно использовать электронную почту либо тиражирование документа для каждого конкретного исполнителя.

Справочно Для более детального изучения см. «Как правильно располагать визы должностных лиц организации в приказе, докладной записке?».

31.08.2017

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»