Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА «ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО» И «ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ»

Порядок оформления реквизитов регламентирован:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41 (далее - Методические указания);

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Этот реквизит свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из:

• слов «В дело»;

• номера дела, в котором будет храниться документ № __;

• даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении;

• личной подписи исполнителя или руководителя подразделения-исполнителя;

• даты.

Может проставляться специальным штампом (штемпелем) и заполняться от руки.

Пример 1 В дело № 16-8 Сотрудники ознакомлены. Подпись исполнителя Дата

Пример 2 В дело № 15-7 Подготовлен ответ 01.04.2014 № 01-16/136 Подпись 15.04.2014

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка ответа на документ, проведение переговоров, устная договоренность). Результаты исполнения могут формулироваться и так: «Вопрос решен по телефону», «Учтено при оформлении заказа» и т.п.

Отметка о поступлении

Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из:

• полного (сокращенного) наименования организации-получателя;

• даты поступления документа;

• регистрационного индекса документа.

Пример   Белгипродор  ▲ 16 мм   15.10.2013       Вх. № 237/ 3-6  ▼   ◄ 42 мм ►

Обратите внимание! На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты) (часть третья п.66 Инструкции по делопроизводству).

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами (часть вторая п.55 Методических указаний).

Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учета количества поступивших документов.

Отметку о поступлении удобнее проставлять автоматическим нумератором, содержащим все перечисленные компоненты реквизита.

20.05.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»