Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА «ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ» И «ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ»

Порядок оформления реквизитов регламентирован:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41 (далее - Методические указания);

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Отметка об исполнителе

Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.

Фамилию исполнителя и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах.

Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются ниже «Отметки об исполнителе».

2 Лойко 277 46 83 ВЮ 22.10.2013 С:\Мои документы\Письма

точно 9 пт

При оформлении документа на компьютере «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов.

Отметка о заверении копии

Справочно Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, все его внешние признаки или часть их (п.53 Методических указаний).

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации (п.64 Инструкции по делопроизводству).

При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют отметку о заверении копии, которая включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример 0 пт ►   Верно Инспектор по кадрам 16.07.2013   4 пт ►   Подпись   6 пт ►   Е.Н.Сидорчик одинарный

При пересылке копии документа в другие организации или передаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле, проставляют заверительную отметку (должность и дату допускается не указывать), дату и регистрационный индекс документа.

Пример Верно Подпись        З.И.Шишанкова

Справочно Подробно о порядке заверений копий документов см. здесь.

20.05.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»