РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА «ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ» И «ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ»

Порядок оформления реквизитов регламентирован:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Отметка об исполнителе

Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.

Фамилию исполнителя (составителя) и номер его служебного телефона печатают без знаков препинания и обязательно указывают на исходящих документах:

Макеев 220 95 0 1

Отметка об исполнителе может быть дополнена информацией: индекс структурного подразделения, в котором готовился документ, имя файла (полное имя файла), дата и другие поисковые данные, которые размещаются ниже «Отметки об исполнителе».

Пример

2 Макеев 320 95 01

или

2 Лойко 277 46 83
22.08.2017
С:\Мои документы\Письма

При оформлении документа на компьютере «Отметка об исполнителе» используется шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал - точно 9 пунктов.

Обратите внимание!

Отметка об исполнителе обязательно указывается на исходящих документах (часть восьмая п.63 Инструкции по делопроизводству).

Отметка о заверении копии

Копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в том числе реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена (засвидетельствована) уполномоченным должностным лицом организации (п.64 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 22 марта 2019 г. в п.64 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 внесены изменения. Комментарий см. здесь.

При заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют отметку о заверении копии, которая включает слово «Верно» (без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример

Верно

Инспектор по кадрам Подпись Е.Н.Сидорчик

16.08.2017

При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью организации.

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Пример

Верно

Подпись

З.И.Шишанкова

Справочно

Подробно о копиях документов см. материалы:

• «Понятие "копия документа", виды копий в делопроизводстве и архивном деле»;

• «Копии электронных документов: порядок создания и использования».

31.08.2017

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»