Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РЕКВИЗИТЫ ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТОВ: МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА, ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА, АДРЕСАТ. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ

В данной статье рассмотрим следующие реквизиты:

• «Место составления или издания»;

• «Гриф ограничения доступа»;

• «Адресат».

Порядок оформления реквизитов для организационно-распорядительных документов регламентирован:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Место составления или издания

Реквизит «Место составления или издания» оформляется в соответствии с административно-территориальным устройством Республики Беларусь. Указывается место, где составлен документ.

Пример г.Минск д.Ярмоличи пос.Ягодный

Справочно Административно-территориальное деление в Республике Беларусь регулируется Законом РБ от 05.05.1998 № 154-З «Об административно-территориальном устройстве Республики Беларусь».

Реквизит «Место составления или издания» располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

На бланке для письма на этом месте располагают реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», который включает регистрационный индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

Гриф ограничения доступа

Реквизит «Гриф ограничения доступа» указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. В государственных организациях используются грифы «Для служебного пользования», «Секретно». В коммерческих структурах документы, содержащие сведения, представляющие собой коммерческую тайну, обычно имеют гриф «Конфиденциально».

Справочно Правовые и организационные основы отнесения сведений к государственным секретам в Республике Беларусь регулируются Законом РБ от 19.07.2010 № 170-З «О государственных секретах». Понятие коммерческой тайны определено в Законе РБ от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне».

Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа от 5-го положения табулятора (100 мм от границы левого поля). На документах, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения, ставится гриф «ДСП» (для служебного пользования) или «Секретно»: печатается на первой странице документа, через один интервал, на второй строке ниже указывают номер экземпляра.

Пример   Конфиденциально Экз. № 002

Адресат

Реквизит «Адресат» оформляется на письмах, факсах и других документах, содержит указание должностного лица - получателя документа и при необходимости его почтового адреса.

В состав реквизита могут включаться:

• наименование учреждения;

• наименование структурного подразделения;

• наименование должности лица, которому адресуется документ;

• фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ;

• почтовый адрес.

Располагается реквизит «Адресат» от четвертого положения табулятора (80 мм от границы левого поля), составные части печатаются через один межстрочный интервал.

При направлении документа в вышестоящие органы не допускается его отправка другим адресатам, кроме случая, когда это определено поручением вышестоящего органа.

Пример При направлении документа одного содержания в несколько однородных организаций их указывают обобщенно в именительном падеже.     Организации, предприятия и учреждения г.Минска

Пример При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций их указывают обобщенно в дательном падеже.     Руководителям организаций и учреждений г.Минска

Пример При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.     Булгаковой А.А.   д.Гриневичи, 5 223849, п/о Крайск Логойский р-н, Минская обл.   Учреждение образования «Минский государственный колледж электроники» Главному бухгалтеру Ивановой Г.Ф. ул.Казинца, 91 220026, г.Минск

Образец адресования в организацию конкретному отделу

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Пример адресования руководителю организации

Пример адресования должностному лицу, имеющему ученую степень

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

Очень часто письмо рассылается руководителям нескольких однородных организаций. В этом случае адресат указывают обобщенно в дательном падеже и составляют список рассылки, а на каждом документе указывают только один адресат. Список на рассылку подписывается исполнителем.

Справочно Форма списка на рассылку приведена в приложении 2 к Инструкции по делопроизводству.

Пример Список на рассылку к письму от 17.02.2014 № 4-15/26.   Наименование организации, куда направляется документ Наименование должности, кому направляется документ Почтовый адрес Количество экземпляров Примечание 1. Учреждение образования «Минский государственный колледж электроники» Директору ул.Казинца, 91, 220018, г.Минск 1   2. Учреждение образования «Минский полиграфический колледж» Директору пр-т Ленина, 25, 220012, г.Минск 1   3. Учреждение образования «Минский лицей № 2» Директору ул.Казинца, 89, 220018, г.Минск 1   …

06.03.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»