Материал помещен в архив

РЕКВИЗИТЫ ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТОВ: МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА, ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА, АДРЕСАТ. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ

В данном материале рассмотрим следующие реквизиты:

• «Место составления или издания»;

• «Гриф ограничения доступа»;

• «Адресат».

Порядок оформления реквизитов для организационно-распорядительных документов регламентирован:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Место составления или издания

Реквизит «Место составления или издания» оформляется в соответствии с административно-территориальным устройством Республики Беларусь. Указывается место, где составлен документ.

Пример г. Минск д. Ярмоличи пос. Ягодный

Справочно Административно-территориальное деление в Республике Беларусь регулируется Законом Республики Беларусь от 05.05.1998 № 154-З «Об административно-территориальном устройстве Республики Беларусь».

Реквизит «Место составления или издания» располагают на общем бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс» на всех документах, за исключением писем и заявлений.

На бланке для письма на этом месте располагается реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», который включает регистрационный индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

Гриф ограничения доступа

Реквизит «Гриф ограничения доступа» указывается, если документ содержит сведения ограниченного распространения. В государственных организациях используются грифы «Для служебного пользования», «Секретно». В коммерческих структурах документы, содержащие сведения, представляющие собой коммерческую тайну, обычно имеют гриф «Конфиденциально».

Справочно Правовые и организационные основы отнесения сведений к государственным секретам в Республике Беларусь регулируются Законом Республики Беларусь от 19.07.2010 № 170-З «О государственных секретах». Понятие коммерческой тайны определено в Законе Республики Беларусь от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне».

Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф приложения». На документах, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения, ставится гриф «ДСП» (для служебного пользования) или «Секретно»: печатается на первой странице документа, на второй строке ниже указывается номер экземпляра.

Пример   Конфиденциально Экз. № 002

Адресат

Реквизит «Адресат» оформляется на письмах, факсах и других документах, содержит указание должностного лица - получателя документа и при необходимости его почтовый адрес.

Документы могут адресоваться организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным лицам, гражданам, в том числе индивидуальным предпринимателям.

В состав реквизита могут включаться:

• наименование учреждения;

• наименование структурного подразделения;

• наименование должности лица, которому адресуется документ;

• фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ;

• почтовый адрес.

Располагается реквизит «Адресат» в правом верхнем углу документа.

При направлении документа в вышестоящие органы не допускается его отправка другим адресатам, кроме случая, когда это определено поручением вышестоящего органа.

Пример При направлении документа одного содержания в несколько однородных организаций их указывают обобщенно в именительном падеже.     Организации, предприятия и учреждения г. Минска

Пример При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций их указывают обобщенно в дательном падеже.     Руководителям организаций и учреждений г. Минска

Пример При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.     Булгаковой А.А. д. Гриневичи, 5 223849, п/о Крайск Логойского р-на Минской обл.

Пример (адресование документа конкретному должностному лицу)   Учреждение образования «Минский государственный колледж электроники» Главному бухгалтеру Ивановой Г.Ф. ул. Казинца, 91 220026, г. Минск

Пример (адресование в организацию конкретному отделу)   Министерство статистики и анализа Республики Беларусь Экономический отдел пр-т Партизанский, 12 220033, г. Минск

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

Пример (адресование руководителю организации)   Директору Минского моторного завода Имярек Г.И. ул. Ваупшасова, 26 220038, г. Минск

Пример (адресование должностному лицу, имеющему ученую степень)   Ректору БГУ проф. Малявину А.А. ул. Некрасова, 22 220098, г. Минск

Реквизит «Адресат» не должен содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

Очень часто письмо рассылается руководителям нескольких однородных организаций. В этом случае адресата указывают обобщенно в дательном падеже и составляют список рассылки, а на каждом документе указывают только одного адресата. Список на рассылку подписывается исполнителем.

Справочно Форма списка на рассылку приведена в приложении 2 к Инструкции по делопроизводству.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в вышеназванную форму внесены изменения постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

Пример Список на рассылку к письму от 17.08.2017 № 4-15/26.   Наименование организации, куда направляется документ Наименование должности, кому направляется документ Почтовый адрес Количество экземпляров Примечание 1. Учреждение образования «Минский государственный колледж электроники» Директору ул. Казинца, 91, 220018, г. Минск 1   2. Учреждение образования «Минский полиграфический колледж» Директору пр-т Ленина, 25, 220012, г. Минск 1   3. Учреждение образования «Минский лицей № 2» Директору ул. Казинца, 89, 220018, г. Минск 1   …

При направлении документа по электронной почте в реквизите «Адресат» вместо почтового адреса указывается официальный адрес электронной почты организации-адресата или адрес электронной почты гражданина.

Справочно Для более детального изучения см. пособие «Общие требования и правила оформления реквизитов. Реквизиты и их состав. Формуляр-образец документа».

22.08.2017

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии отделения специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»