Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РЕКВИЗИТЫ ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТОВ: НАЗВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА, ДАТА, РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС, ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ

В данной статье рассмотрим следующие реквизиты:

• «Название вида документа»;

• «Дата»;

• «Регистрационный индекс»;

• «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа».

Порядок оформления реквизитов для организационно-распорядительных документов регламентирован:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4.

Название вида документа

Реквизит «Название вида документа» должен содержать каждый документ. Название позволяет выделить искомый документ из всей массы документов, дает самое первое общее представление о нем. В бланке письма название вида документа не указывают.

Название вида документа помещается после указания автора документа выше реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс», пишется прописными буквами без разрядки, например: ПРОТОКОЛ, СПРАВКА, ПРИКАЗ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

В служебных документах с продольным вариантом расположения реквизитов на бланке название вида документа дается посередине, а при угловом варианте - в левом верхнем углу. При использовании бланка на двух языках название вида документа указывается на этих языках, например: ЗАГАД - ПРИКАЗ, ДАВЕДКА - СПРАВКА.

Дата

Дата документа - это дата его подписания (распорядительные документы, письмо) или события, зафиксированная в документе (протокол, акт), для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение) - дата утверждения.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Пример 14.02.2014

При оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, допускается словесно-цифровой способ. Даты в текстах нормативных правовых актов оформляют словесно-цифровым способом.

Пример 14 февраля 2014 г.

Для даты в документах может быть предусмотрена трафаретная форма написания.

«___» ________ 20___ г.

Регистрационный индекс

Реквизит «Регистрационный индекс» создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Пример № 215/68

Приказ по основной деятельности, как правило, включает только регистрационный номер.

Пример № 4

Индекс приказа по личному составу состоит из порядкового регистрационного номера и буквенного обозначения.

Пример № 16-к или № 17-л

Регистрационный номер письма более сложный.

Пример № 5-10/195, где 5 - индекс структурного подразделения; 10 - индекс дела; 195 - порядковый номер документа.

Регистрационный индекс обращений граждан часто включает начальную букву фамилии автора и порядковый номер поступившего обращения.

Пример Обращение гражданина Вертьяка М.А. № В-124

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает в себя дату и индекс, присвоенные документу организацией-составителем, на который дается ответ.

Пример На № _________ от ________

Реквизит заполняется в единственном документе - в письме-ответе.

Если исходящее письмо является ответом на несколько писем одной организации, необходимо ссылаться на все номера и даты. Если письмо - ответ на письмо разных организаций, ссылки на их номера и даты следует располагать одну под другой в последовательности, указанной в реквизите «Адресат». Наличие на документе реквизита «Ссылка на индекс и дату входящего документа» облегчает дальнейшую переписку и поиск документов.

На общем бланке на месте этого реквизита располагается реквизит «Место составления или издания».

Справочно Для более детального изучения см. пособие «Общие требования и правила оформления реквизитов. Реквизиты и их состав. Формуляр-образец документа».

06.03.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»