Пособие от 07.09.2017
Автор: Пешкова Г.

Реквизиты заголовочной части документов: название вида документа, дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс. Порядок оформления


 

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

 

Дополнительная информацияУстановить закладкуКомментарии РЕКВИЗИТЫ ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТОВ: НАЗВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА, ДАТА, РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС, ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ИНДЕКС. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ

В данном материале рассмотрим следующие реквизиты:

• «Название вида документа»;

• «Дата»;

• «Регистрационный индекс»;

• «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа».

Порядок оформления реквизитов для организационно-распорядительных документов регламентирован:

СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Название вида документа

Реквизит «Название вида документа» указывается при изготовлении конкретного документа (бланка для конкретного вида документа). Название позволяет выделить искомый документ из всей массы документов, дает самое первое общее представление о нем. На бланке для писем название вида документа не указывают.

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.

Название вида документа помещается после указания автора документа выше реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный индекс», пишется прописными буквами без разрядки, например: ПРОТОКОЛ, СПРАВКА, ПРИКАЗ, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

В служебных документах с продольным вариантом расположения реквизитов на бланке название вида документа дается посередине, а при угловом варианте - в левом верхнем углу. При использовании общего бланка на двух языках с продольным расположением реквизитов название вида документа указывается на этих языках, например: ЗАГАД - ПРИКАЗ, ДАВЕДКА - СПРАВКА.

Дата документа

Реквизит «Дата документа»: датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) - дата утверждения.

Дату документа проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Элементы даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Виза», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении» (регистрационный штамп входящих документов), «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» указываются цифровым способом арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Также оформляются и даты подписания, утверждения и согласования документа.

 

пример ситуация

Пример

14.08.2017

 

При оформлении дат, содержащихся в финансовых документах, допускается словесно-цифровой способ. При использовании словесно-цифрового способа день месяца оформляется арабской цифрой (от 1 до 9) или парой цифр (от 10 до 31), название месяца - прописью, год - четырьмя арабскими цифрами, после которых ставится буква «г» с точкой.

 

пример ситуация

Пример

14 апреля 2017 г.

 

Для даты в документах может быть предусмотрена трафаретная форма написания.

«___» ________ 20___ г.

Даты в нормативных правовых актах Республики Беларусь оформляются в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Регистрационный индекс

Реквизит «Регистрационный индекс» создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

 

пример ситуация

Пример

№ 215/68

 

Приказ по основной деятельности, как правило, включает только регистрационный номер.

 

пример ситуация

Пример

№ 4

 

Индекс приказа по личному составу состоит из порядкового регистрационного номера и буквенного обозначения.

 

пример ситуация

Пример

№ 16-к или № 17-л

 

Регистрационный номер письма более сложный.

 

пример ситуация

Пример

№ 5-10/195,

где 5 - индекс структурного подразделения;

10 - индекс дела;

195 - порядковый номер документа.

 

Регистрационный индекс обращений граждан часто включает начальную букву фамилии автора и порядковый номер поступившего обращения.

 

пример ситуация

Пример

Обращение гражданина Вертьяка М.А.

№ В-124

 

Для электронных документов значение реквизита «Регистрационный индекс» вносится в особенную часть после подписания документа электронной цифровой подписью.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает в себя дату документа и индекс, присвоенные документу организацией-составителем, на который дается ответ.

 

пример ситуация

Пример

На № _________ от ________

На № 5-10/195 от 03.08.2017

 

Реквизит заполняется в единственном документе - в письме-ответе.

Если исходящее письмо является ответом на несколько писем одной организации, необходимо ссылаться на все номера и даты. Если письмо - ответ на письмо разных организаций, ссылки на их номера и даты следует располагать одну под другой в последовательности, указанной в реквизите «Адресат». Наличие на документе реквизита «Ссылка на индекс и дату входящего документа» облегчает дальнейшую переписку и поиск документов.

На общем бланке на месте этого реквизита располагается реквизит «Место составления или издания».

Для электронных документов значения реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» вносятся в проект документа до его подписания и в регистрационно-контрольную карточку.

 

справочно

Справочно

Для более детального изучения см. пособие «Общие требования и правила оформления реквизитов. Реквизиты и их состав. Формуляр-образец документа».

 

07.09.2017

 

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»