Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Следует ли вести форму журнала регистрации копий ответов на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений? Что должна содержать такая форма журнала?

ОТВЕТ: Сведения о результатах рассмотрения замечаний и предложения вносятся в книгу замечаний и предложений, дополнительно могут учитываться в журнале регистрации копий ответов на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений.

Порядок, как правило, закрепляется в локальном нормативном правовом акте о ведении делопроизводства по обращениям заявителей. Это может быть инструкция, положение и др.

Обратите внимание! Делопроизводство по письменным обращениям граждан и юридических лиц, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от общего делопроизводства, от делопроизводства по административным процедурам, делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, поданным в письменной, устной или электронной формах.

Копии ответов и документы, связанные с рассмотрением обращений, внесенных в книгу замечаний и предложений, формируются в самостоятельное дело у должностного лица, ответственного за ведение и хранение книги замечаний и предложений.

Копии ответов на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений, могут регистрироваться на основе порядкового номера замечания, внесенного в книгу замечаний и предложений, с добавлением индекса дела «Документы о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, информация, переписка и др.)» по номенклатуре дел организации.

Пример Порядковый номер замечания и (или) предложения 15, тогда регистрационный индекс ответа будет 01-14/15, он может быть дополнен первой буквой фамилии автора обращения 01-14/15-Д.

Копии ответов на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений, могут также регистрироваться в отдельном журнале регистрации копий ответов на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений. Форма такого журнала нормативными правовыми актами не установлена.

Примерная форма журнала регистрации копий ответов на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений, может быть следующей.

30.12.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела