СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА: ОФОРМЛЯЕМ ДОКУМЕНТЫ ПРАВИЛЬНО

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст.91 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее - ТК).

Приказ о направлении в служебную командировку

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя. Приказы (распоряжения) о командировании являются приказами по личному составу (ст.93 ТК).

Срок хранения приказов о служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу:

• при длительных (более месяца) командировках - 75 лет;

• до 1 месяца - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (подп.21.3 и 21.4 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. в подп.21.4 п.21 перечня № 140 внесено дополнение постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56: если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, то срок хранения - 10 лет.

Приказы, которые хранятся 75 лет, должны регистрироваться и формироваться в дела отдельно от приказов трехлетнего срока хранения. На этом основании к регистрационным номерам приказов о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу добавляется буква «к», к регистрационным номерам остальных приказов о командировании - буква «л».

Оформление приказа о направлении работника в служебную командировку (пример)

О командировании Казакова А.В.

КОМАНДИРОВАТЬ:

КАЗАКОВА Александра Владимировича, ведущего инженера-программиста, в г.Москву (Российская Федерация) на 4 дня с 17.01.2015 по 20.01.2015 для участия в 4-й Международной конференции в области управления ИТ-проектами «Software Project Management Conference».

Оплата командировочных расходов за счет средств ОАО «Нордпрограм».

Приказ (распоряжение) о командировании может оформляться как на одного работника, так и на двух и более. Если приказ (распоряжение) оформляется на одного работника, то в заголовке указывается его фамилия и инициалы. Если одним приказом (распоряжением) оформляется командирование двух человек и более, их фамилии и инициалы в заголовке не указываются. При этом текст распорядительной части приказа (распоряжения) разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Оформление распоряжения о командировании двух работников в разные пункты назначения (пример)

О командировании

КОМАНДИРОВАТЬ:

1. КАЗАКОВА Александра Владимировича, ведущего инженера-программиста, в г.Москву (Российская Федерация) на 4 дня с 17.01.2015 по 20.01.2015 для участия в 4-й Международной конференции в области управления ИТ-проектами «Software Project Management Conference».

Оплата командировочных расходов за счет средств ОАО «Нордпрограм».

2. САВИЧА Илью Андреевича, маркетолога отдела маркетинга, в г.Прагу (Республика Чехия) на 5 дней с 20.01.2015 по 24.01.2015 для участия в семинаре «Маркетинговые исследования и анализ рынка».

Оплата командировочных расходов за счет средств принимающей стороны.

При оформлении приказа (распоряжения) о командировании большой группы работников с одной целью и в один пункт назначения структура текста приказа (распоряжения) может быть изменена: вначале указываются общие цель и место командирования, а затем список командируемых работников.

Командировочное удостоверение

Работнику по решению нанимателя для командировок в пределах Республики Беларусь может выдаваться командировочное удостоверение (приложение 1 к Инструкции порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35; далее - Инструкция № 35).

При направлении работника в служебную командировку за пределы республики форма командировочного удостоверения не предусмотрена. В этом случае можно использовать форму командировочного удостоверения, применяемую при направлении работников в пределах Республики Беларусь, с учетом необходимых уточнений.

В командировочном удостоверении указываются:

• фамилия, имя и отчество работника (если таковое имеется);

• должность;

• место работы;

• место служебной командировки, наименование организации;

• срок командировки (количество дней);

• основание;

• отметки о дне прибытия и дне выбытия.

Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации.

Задание на служебную командировку

Оформление задания на служебную командировку как отдельного документа при направлении работника в служебную командировку в пределах Республики Беларусь необязательно.

При направлении работников в служебную командировку за границу наниматель независимо от формы собственности должен выдать задание на служебную командировку (п.4 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115).

В задании должны быть указаны:

• место и цель служебной командировки;

• время нахождения за границей;

• план встреч и переговоров;

• перечень вопросов, подлежащих решению или изучению;

• иные сведения, необходимые для реализации целей и задач служебной командировки.

Задание подписывается командированным работником и утверждается нанимателем.

Оформление задания на служебную командировку (пример)

на служебную командировку в г.Москву, Российская Федерация

Казаков Александр Владимирович, ведущий инженер-программист, командируется в г.Москву (Российская Федерация). Принимающая сторона - ООО «Лаборатория тестирования» (105187, Российская Федерация, г.Москва, ул.Кирпичная, 51).

Цель поездки - участие в 4-й Международной конференции в области управления ИТ-проектами «Software Project Management Conference».

Срок служебной командировки - 4 дня.

Дата начала служебной командировки - 17.01.2015.

Дата окончания служебной командировки - 20.01.2015.

Время нахождения на территории Российской Федерации - 4 дня.

Вид используемого транспорта - поезд.

Служебная командировка финансируется за счет средств ОАО «Нордпрограм».

Программа командировки.

Отчет о выполнении задания на командировку

Наниматель самостоятельно определяет форму письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления.

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку, ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки, форма которого приведена в приложении 3 к Инструкции № 35.

10.02.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела