Материал помещен в архив

СЛУЖЕБНАЯ КОМАНДИРОВКА: ОФОРМЛЯЕМ ДОКУМЕНТЫ ПРАВИЛЬНО

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (часть первая ст.91 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее - ТК).

Приказ о направлении в служебную командировку

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением, постановлением) (далее - приказ) нанимателя (часть первая ст.93 ТК, часть первая п.2 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176, далее - Положение № 176).

Приказы (распоряжения) о командировании являются документами по личному составу (абзац 10 ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Срок хранения приказов о служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу:

• при длительных (более месяца) командировках - 75 лет;

• до 1 месяца - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (подп.21.3 и 21.4 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140, далее - Перечень № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться подп.21.3 и 21.4 п.21 Перечня № 140 с учетом изменений, внесенных  постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 17.10.2019 № 194. Изменения не повлияли на суть материала. Комментарий см. здесь.

Приказы, которые хранятся 75 лет, должны регистрироваться и формироваться в дела отдельно от приказов трехлетнего срока хранения. На этом основании к регистрационным номерам приказов о длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу добавляется буква «к», к регистрационным номерам остальных приказов о командировании - буква «л».

В случае направления работника в командировку на основании приглашения (государственного органа, международной организации, организации) в приказе нанимателя указываются условия командирования работника согласно соответствующему приглашению с учетом обязательств принимающей стороны (часть вторая п.2 Положения № 176).

Приказ о направлении работника в служебную командировку (пример)

О командировании Казакова А.В.

КОМАНДИРОВАТЬ:

КАЗАКОВА Александра Владимировича, ведущего инженера-программиста, в г. Москву (Российская Федерация) на 4 дня с 17.06.2019 по 20.06.2019 для участия в 4-й Международной конференции в области управления IT-проектами «Software Project Management Conference».

Оплата командировочных расходов за счет средств ОАО «Нордпрограм».

Приказ о командировании может оформляться как на одного работника, так и на двух и более. Если приказ оформляется на одного работника, то в заголовке указывается его фамилия и инициалы. Если одним приказом оформляется командирование двух человек и более, их фамилии и инициалы в заголовке не указываются. При этом текст распорядительной части приказа разбивается на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Распоряжение о командировании двух работников в разные пункты назначения (пример)

О командировании

КОМАНДИРОВАТЬ:

1. КАЗАКОВА Александра Владимировича, ведущего инженера-программиста, в г. Москву (Российская Федерация) на 4 дня с 17.06.2019 по 20.06.2019 для участия в 4-й Международной конференции в области управления IT-проектами «Software Project Management Conference».

Оплата командировочных расходов за счет средств ОАО «Нордпрограм».

2. САВИЧА Илью Андреевича, маркетолога отдела маркетинга, в г. Прагу (Республика Чехия) на 5 дней с 20.06.2019 по 24.06.2019 для участия в семинаре «Маркетинговые исследования и анализ рынка».

Оплата командировочных расходов за счет средств принимающей стороны.

При оформлении приказа о командировании большой группы работников с одной целью и в один пункт назначения структура текста приказа может быть изменена: вначале указываются общие цель и место командирования, а затем список командируемых работников.

Командировочное удостоверение

Положением № 176 оформление командировочного удостоверения не предусмотрено.

Работнику по решению нанимателя для командировок в пределах Республики Беларусь может выдаваться командировочное удостоверение (приложение 1 к Инструкции порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35; далее - Инструкция № 35).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. форма командировочного удостоверения устанавливается нанимателем (часть третья ст.93 ТК в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З).

При направлении работника в служебную командировку за пределы республики форма командировочного удостоверения не предусмотрена. В этом случае можно использовать форму командировочного удостоверения, применяемую при направлении работников в пределах Республики Беларусь, с учетом необходимых уточнений.

В командировочном удостоверении указываются:

• фамилия, имя и отчество работника (если таковое имеется);

• должность;

• место работы;

• место служебной командировки, наименование организации;

• срок командировки (количество дней);

• основание;

• отметки о дне прибытия и дне выбытия.

Командировочное удостоверение подписывается руководителем организации.

Обратите внимание! С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

Задание на служебную командировку

При направлении работника в командировку наниматель может устанавливать задание на командировку, если иное не установлено законодательством (п.3 Положения № 176). Однако форма такого задания не установлена.

Задание на служебную командировку (пример)

на служебную командировку
в г. Москву, Российская Федерация

Казаков Александр Владимирович, ведущий инженер-программист, командируется в г. Москву (Российская Федерация). Принимающая сторона - ООО «Лаборатория тестирования» (105187, Российская Федерация, г. Москва, ул. Кирпичная, 51).

Цель поездки - участие в 4-й Международной конференции в области управления IT-проектами «Software Project Management Conference».

Срок служебной командировки - 4 дня.

Дата начала служебной командировки - 17.06.2019.

Дата окончания служебной командировки - 20.06.2019.

Вид используемого транспорта - поезд.

Служебная командировка финансируется за счет средств ОАО «Нордпрограм».

Программа командировки:

Отчет о выполнении задания на командировку

Наниматель самостоятельно определяет форму письменного отчета по выполнению задания на командировку и порядок его представления. Он может оформляться в виде докладной записки.

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки

Регистрация работников, выбывающих в служебную командировку (в пределах Республики Беларусь), ведется в журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки, форма которого приведена в приложении 3 к Инструкции № 35.

Срок хранения такого журнала - 3 года (п.664 Перечня № 140).

08.07.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела