Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СЛУЖЕБНЫМИ АВТОМОБИЛЯМИ ПОЛЬЗУЮТСЯ СОТРУДНИКИ: ПРАВИЛЬНО ОФОРМЛЯЙТЕ УСЛУГУ

Ситуация В организации имеются служебные легковые автомобили. В выходные дни они используются учредителем (работник организации), директором и другими сотрудниками для личных поездок на безвозмездной основе. Как правильно организовать работу по предоставлению автомобилей для личных нужд работников?

Организации довольно часто оказывают услуги своим работникам, причем как на возмездной основе, так и безвозмездно. Как правило, работники оплачивают такого рода услуги по более «льготным» тарифам, например по себестоимости услуги.

При предоставлении автомобилей без взимания платы за их использование следует помнить об особенностях налогообложения безвозмездно предоставляемых услуг.

Рассмотрим возможные варианты передачи автомобилей в пользование, а также те особенности налогообложения, которые возникнут у организации, если предоставление автомобилей будет производиться на безвозмездной основе.

Предоставление услуг по перевозке пассажиров

Организация может оказывать услуги по перевозке работников и членов их семей по маршрутам, указанным работником (т.е. перевозки в нерегулярном сообщении). В этом случае в распоряжение работника на определенное время поступает автомобиль с водителем, который осуществляет перевозку пассажиров (работника и (или) членов его семьи).

В связи с этим в организации необходимо разработать и утвердить тариф на услуги по перевозке. Оплата услуг работником производится в соответствии с утвержденными тарифами.

Справочно При разработке тарифа следует учитывать, что тарифы на перевозку пассажиров в нерегулярном сообщении государством не регулируются. Согласно ст.3 Закона РБ от 10.05.1999 № 255-З «О ценообразовании» на эти услуги применяются свободные цены (тарифы), устанавливаемые субъектами предпринимательской деятельности самостоятельно. При разработке тарифа на перевозку пассажиров можно руководствоваться следующими нормативными документами: • методическими рекомендациями по расчету тарифов на автомобильные перевозки грузов и пассажиров в Республике Беларусь, утвержденными приказом Минтранса РБ от 21.06.2011 № 305-Ц; • Положением о порядке формирования тарифов на перевозку грузов и пассажиров автомобильным транспортом в Республике Беларусь, утвержденным постановлением Минэкономики РБ и Минтранса РБ от 12.04.2001 № 74/8. Несмотря на то что Положение утратило силу постановлением Минэкономики РБ и Минтранса РБ от 31.03.2011 № 48/20, при определении уровня применяемых тарифов организация может воспользоваться подходами, которые были им предусмотрены.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 апреля 2013 г. вступил в силу приказ Минтранса РБ от 23.04.2013 № 158-Ц, которым утверждены новые методические рекомендации по расчету тарифов на автомобильные перевозки грузов и пассажиров в Республике Беларусь.

Обратите внимание! При оказании услуг по перевозке пассажиров данный вид услуг подлежит лицензированию.

Согласно п.4 приложения 1 к Положению о лицензировании отдельных видов деятельности, утвержденному Указом Президента РБ от 01.09.2010 № 450 (далее - Указ № 450), лицензированию, в частности, подлежат:

• городские и пригородные автомобильные перевозки пассажиров;

• междугородные автомобильные перевозки пассажиров;

• перевозки пассажиров автомобилями-такси;

• международные автомобильные перевозки пассажиров.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2016 г. следует руководствоваться п.4 приложения 1 к Положению № 450 в редакции Указа Президента РБ от 26.11.2015 № 475.

Не требуется получения лицензии для выполнения внутриреспубликанских автомобильных перевозок пассажиров для собственных нужд.

Автомобильная перевозка для собственных нужд - автомобильная перевозка, которая носит вспомогательный характер по отношению к основным видам деятельности юридического лица или индивидуального предпринимателя и выполняется ими для перемещения своих работников или грузов, принадлежащих им на праве собственности или на иных законных основаниях, транспортными средствами, принадлежащими им на праве собственности или на иных законных основаниях, при условии, что транспортными средствами управляют работники этих юридического лица или индивидуального предпринимателя либо сам индивидуальный предприниматель (ст.1 Закона РБ от 14.08.2007 № 278-З «Об автомобильном транспорте и автомобильных перевозках»).

Иными словами, внутриреспубликанские перевозки грузов для нужд организации, внутриреспубликанские перевозки работников к месту работы, в командировку и тому подобные перевозки, необходимые для осуществления организацией видов деятельности, лицензированию не подлежат.

Оказание услуг по перевозке работников организации и членов их семей для их собственных нужд не носит вспомогательного характера относительно основных видов деятельности организации и не может признаваться автомобильной перевозкой для собственных нужд. Поэтому при оказании услуг по перевозке работников организации для их личных нужд организации необходимо иметь лицензию.

Таким образом, организациям, у которых перевозки пассажиров не являются видом деятельности, нецелесообразно получать лицензию для того, чтобы оказывать разовые услуги своим работникам, тем более что их оказание, исходя из условий ситуации, предполагалось безвозмездным.

Для того чтобы предоставить возможность работникам воспользоваться транспортом организации, имеются другие законные варианты.

Транспортное средство можно предоставить работнику в почасовую аренду

Особенности договора аренды автомобиля

Также организация имеет право сдавать транспортное средство в аренду. Аренда возможна как с экипажем, так и без него.

Согласно п.1 ст.603 Гражданского кодекса РБ (далее - ГК) по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст.613 ГК).

Сразу следует отметить, что аренда транспортного средства с экипажем влечет за собой необходимость наличия лицензии на перевозку пассажиров. Поэтому в данном случае целесообразно воспользоваться договором аренды транспортного средства без экипажа.

Арендатор в этом случае своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст.616 ГК).

Обратите внимание! Ответственность за вред, причиненный третьим лицам транспортным средством, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет арендатор (ст.619 ГК). Договор аренды транспортного средства без экипажа независимо от его срока должен быть заключен в письменной форме (ст.614 ГК).

Справочно Более подробно с порядком заключения договора аренды и примером оформления договора аренды без экипажа можно ознакомиться в материале «Аренда транспортных средств: правильно заключаем договоры».

С учетом того что транспортные средства сдаются в почасовую аренду, в договоре целесообразно оговорить все особенности такой сдачи, прежде всего в части расходов на ремонт транспортного средства в случае его повреждения арендатором.

Нецелесообразно предоставлять арендатору автомобильное топливо для осуществления им личных поездок.

Организации государственной формы собственности в размер арендной платы не смогут включить стоимость автомобильного топлива. Его стоимость придется работнику оплачивать дополнительно.

В этом случае будет иметь место реализация автомобильного топлива, а торговля автомобильным топливом в соответствии с Указом № 450 подлежит лицензированию.

Передача автомобиля арендодателем арендатору должна в обязательном порядке оформляться актом приема-передачи, как и возврат автомобиля арендатором арендодателю. Наличие акта позволит исключить взаимные претензии по техническому состоянию автомобиля и его комплектации. В актах следует указать также остаток топлива в баке, как при передаче, так и при возврате транспортного средства.

Справочно Порядок замеров и оформления остатков топлива в баках автомобиля изложен в материале «Документальное оформление замера остатков топлива в баках транспортных средств».

В определенных случаях на сдачу транспортных средств в аренду необходимо разрешение собственника

При сдаче в аренду транспортных средств, находящихся в государственной собственности, следует учитывать нормы Указа Президента РБ от 04.07.2012 № 294 «О порядке распоряжения государственным имуществом» (далее - Указ № 294).

Если организация государственной формы собственности решила сдавать в аренду транспортные средства, то ей следует получить разрешение собственника на заключение договора аренды в соответствии с Указом № 294. Такое разрешение необходимо получить в письменной форме.

Порядок сдачи в аренду государственного имущества, а также порядок определения размера арендной платы регулируются Указом Президента РБ от 29.03.2012 № 150 «О некоторых вопросах аренды и безвозмездного пользования имуществом» (далее - Указ № 150) и утвержденным им Положением о порядке определения размера арендной платы при сдаче в аренду оборудования, транспортных средств, находящихся в государственной собственности (далее - Положение № 150), которое обязательно к применению организациями только государственной формы собственности.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2017 г. Положение № 150 изложено в новой редакции Указом Президента РБ от 15.11.2016 № 421.

Вместе с тем организации негосударственной формы собственности также вправе воспользоваться при определении размера арендной платы нормами Положения № 150.

Для организаций частной формы собственности пределы распоряжения ее имуществом, в т.ч. по сдаче в аренду, для руководителя организации устанавливаются ее уставом.

Определение размера арендной платы

За счет арендной платы, полученной от сдачи в аренду транспортных средств, определенной в соответствии с Положением № 150, возмещаются начисленная амортизация, а также все виды налогов, сборов и других обязательных платежей в бюджет, уплачиваемые арендодателем согласно законодательству.

При сдаче в аренду транспортных средств с предоставлением арендодателем услуг по управлению этими транспортными средствами и их технической эксплуатации арендатор кроме арендной платы, определенной в соответствии с Положением № 150, оплачивает арендодателю стоимость данных услуг, которая устанавливается арендодателем согласно законодательству и указывается в договоре аренды.

Размер арендной платы, полученной от сдачи в аренду оборудования, транспортных средств, не должен быть ниже суммы начисленной амортизации, налогов, сборов, других обязательных платежей в бюджет, уплачиваемых арендодателем в соответствии с законодательством.

При сдаче в аренду транспортных средств хозяйственными обществами, в уставных фондах которых часть акций (долей), в т.ч. и более 50 %, находится в собственности Республики Беларусь и (или) ее административно-территориальных единиц, применение норм Указа № 150 в части определения размера арендной платы не является обязательным.

Арендную плату можно установить за 1 километр пробега автомобиля

Организации негосударственной формы собственности, а также имеющие в уставном фонде долю государственной собственности, вправе устанавливать арендную плату в соответствии со ст.585 ГК.

Порядок, условия и сроки внесения арендной платы определяются договором аренды. В случаях когда договором они не определены, считается, что установлены порядок, условия и сроки, обычно применяемые при аренде аналогичного имущества при сравнимых обстоятельствах.

Справочно Арендная плата устанавливается за все арендуемое имущество в целом или отдельно по каждой из его составных частей в виде (п.2 ст.585 ГК): • определенных в твердой сумме платежей, вносимых периодически или единовременно; • установленной доли полученных в результате использования арендованного имущества продукции, плодов или доходов; • предоставления арендатором определенных услуг; • передачи арендатором арендодателю обусловленной договором вещи в собственность или в аренду; • возложения на арендатора обусловленных договором затрат на улучшение арендованного имущества.

Стороны могут предусмотреть в договоре аренды сочетание различных форм арендной платы или иные формы оплаты аренды, если иное не установлено законодательством.

Например, одним из альтернативных методов установления арендной платы относительно предусмотренного Положением № 150 может быть сумма за 1 км пробега автомобиля.

При расчете арендной платы следует учесть только те статьи затрат, которые фактически имеют место.

Установление такого тарифа будет более объективно отражать износ автомобиля при осуществлении поездок для личных нужд работника.

Фактический пробег автомобиля следует определять по данным актов приема-передачи автомобиля.

В акте приема-передачи автомобиля работнику в обязательном порядке должен указываться пробег автомобиля на дату его передачи, а при возврате автомобиля - пробег автомобиля после использования его работником.

Такой контроль за пробегом автомобиля позволит исключить злоупотребления в части необоснованного отражения пробега в служебных целях и, как следствие, необоснованного списания автомобильного топлива на затраты по производству и реализации.

Налогообложение доходов от аренды

Теперь рассмотрим вопросы налогообложения при сдаче работнику в аренду транспортного средства.

Налог на прибыль

Доходы от операций по сдаче в аренду имущества учитываются для налогообложения прибыли в составе внереализационных доходов (подп.3.15 п.3 ст.128 Налогового кодекса РБ (далее - НК)). Такие доходы отражаются в налоговых периодах, определяемых в соответствии с учетной политикой организации.

Справочно Валовой прибылью признается для белорусских организаций сумма прибыли от реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав и внереализационных доходов, уменьшенных на сумму внереализационных расходов (п.2 ст.126 НК).

Расходы по сдаче имущества в аренду учитываются в составе внереализационных расходов (подп.3.18 п.3 ст.129 НК). Такие расходы отражаются в том налоговом периоде, к которому относятся соответствующие доходы от сдачи имущества в аренду. Состав расходов по сдаче имущества в аренду определяется с учетом положений ст.130 и 131 НК.

Поэтому доходы от сдачи в аренду транспортных средств своим работникам будут учитываться при налогообложении прибыли.

В бухгалтерском учете суммы арендной платы следует отражать с использованием счета 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», субсчет 7 «Прочие доходы по текущей деятельности».

Расходы, непосредственно связанные со сдачей транспортных средств в аренду, следует отражать на субсчете 8 «Прочие расходы по текущей деятельности» счета 90.

Основные расходы, связанные с содержанием и эксплуатацией легковых служебных автомобилей, их ремонтом, страхованием будут учитываться в зависимости от структуры организации на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или 23 «Вспомогательные производства».

При этом распределять такие расходы на расходы, связанные с текущим использованием автомобилей и сдачей их в аренду, нет необходимости.

Налог на добавленную стоимость

Обороты по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории Республики Беларусь, включая обороты по передаче арендодателем объекта аренды арендатору, на основании подп.1.1.6 п.1 ст.93 НК признаются объектом обложения налогом на добавленную стоимость.

Налоговая база при передаче арендодателем объекта аренды арендатору определяется как сумма арендной платы (п.7 ст.98 НК).

При реализации товаров (работ, услуг) собственного производства, имущественных прав по ценам ниже их себестоимости налоговая база определяется исходя из цены реализации таких товаров (работ, услуг), имущественных прав (п.3 ст.97 НК).

Моментом сдачи (передачи) предмета в аренду признается последний день установленного договором каждого периода, к которому относится арендная плата по такой сдаче (передаче), но не ранее момента фактической передачи предмета аренды арендатору (п.11 ст.100 НК).

При почасовой аренде в договоре должна быть оговорена дата уплаты арендатором арендной платы. Это может быть как дата, предшествующая дню передачи в аренду, так и дата, следующая после дня окончания аренды.

Договором может быть также предусмотрено, что сумма арендной платы удерживается из заработной платы работника (либо за 1-ю, либо за 2-ю половину месяца).

Пример Работнику предоставляется в аренду автомобиль с 18.00 5 октября до 8.00 8 октября 2012 г. Срок аренды - 62 ч. Месячный размер арендной платы - 800 тыс.руб. Размер арендной платы за 1 ч - 4 745 руб. (800 000 / 168,583). Арендная плата за 62 ч составит 294 190 руб. (4 745 руб. х 62). Арендную плату в соответствии с условиями договора работник должен внести не позднее 10 октября 2012 г. Моментом сдачи автомобиля в аренду по данному договору будет 10 октября 2012 г.

Налогообложение при передаче автомобилей в безвозмездное пользование

При передаче автомобилей работникам организации в безвозмездное пользование возникает ряд объектов, которые подлежат обложению, в частности:

• налогом на прибыль;

• налогом на добавленную стоимость;

• подоходным налогом.

Кроме того, подлежат уплате взносы в Фонд социальной защиты населения (далее - Фонд) и Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах» (далее - Белгосстрах).

Налог на прибыль

В целях исчисления налога на прибыль при безвозмездной передаче товаров (работ, услуг), имущественных прав (за исключением основных средств и нематериальных активов) выручка от их реализации отражается в размере не менее суммы затрат на их производство либо приобретение (выполнение, оказание) и затрат на безвозмездную передачу. Выручка от реализации, затраты на производство либо приобретение (выполнение, оказание), затраты на безвозмездную передачу отражаются в том налоговом периоде, в котором фактически переданы товары (выполнены работы, оказаны услуги), переданы имущественные права (п.5 ст.127 НК).

При налогообложении прибыли не учитываются выручка и затраты, связанные с безвозмездной передачей товаров (работ, услуг), имущественных прав в пределах одного собственника.

При передаче автомобиля работникам в безвозмездное пользование будет иметь место безвозмездная передача в пределах разных собственников. То есть возникнет объект обложения налогом на прибыль.

Однако в данном случае необходимо учитывать один нюанс: изложенный в п.5 ст.127 НК порядок применяется в целях налогообложения. Затраты по безвозмездному оказанию услуг - передаче автомобиля в безвозмездное пользование - в бухгалтерском учете отражаются с использованием субсчета 8 к счету 90. При этом относительно бухгалтерского учета следует сделать налоговые корректировки и отразить в декларации выручку в сумме не ниже, чем сумма расходов по передаче в безвозмездное пользование с учетом НДС.

Иными словами, суммы затрат, связанные с безвозмездной передачей, увеличенные на сумму исчисленного НДС, надо отразить в налоговой декларации по строке 1, затраты - по строке 2, сумму НДС - по строке 3. В итоге финансовый результат по этой операции должен быть равен нулю.

Но суммы, отраженные в бухгалтерском учете на субсчете 90-8, учитывать при налогообложении прибыли нельзя. Соответственно субсчет 90-8 следует закрыть на счет 99, и данная сумма в бухгалтерском учете будет уменьшать фактическую прибыль, но это уменьшение уже не будет учитываться при налогообложении.

Налог на добавленную стоимость

Налоговая база налога на добавленную стоимость в соответствии с п.3 ст.97 НК при безвозмездной передаче товаров (работ, услуг), имущественных прав, произведенных (выполненных, оказанных) плательщиком, определяется исходя из себестоимости таких товаров (работ, услуг), имущественных прав.

В целях исчисления НДС передача имущества в аренду рассматривается как услуга.

При безвозмездной передаче товаров (выполнении работ, оказании услуг), имущественных прав моментом их фактической реализации признается соответственно день передачи (выполнения, оказания) (п.4 ст.100 НК).

Следовательно, днем оказания услуг по предоставлению автомобилей в безвозмездное пользование будет день их передачи работнику. При этом такая дата будет определяться по акту приема-передачи.

Обращаем внимание, что в рассматриваемой ситуации определить фактическую себестоимость услуги по передаче в безвозмездное пользование автомобилей на выходные дни будет затруднительно. К тому же принятый порядок определения себестоимости придется отстаивать перед контролирующими органами.

Подоходный налог с физических лиц

Стоимость услуг, безвозмездно оказанных работникам, будет являться объектом обложения подоходным налогом.

В соответствии с п.2 ст.157 НК к доходам, полученным плательщиком в натуральной форме, в частности, относятся оказанные в его интересах услуги на безвозмездной основе.

Организации, оказывающие услуги на безвозмездной основе своим работникам, в отношении этих работников являются налоговыми агентами (п.1 ст.175 НК). Налоговые агенты обязаны исчислить, удержать у плательщика и перечислить в бюджет исчисленную сумму подоходного налога с физических лиц с суммы доходов, полученных от них плательщиком.

Порядок исчисления подоходного налога от доходов в натуральной форме установлен ст.157 НК.

При получении плательщиком дохода от организаций в натуральной форме в виде услуг налоговая база подоходного налога с физических лиц определяется как стоимость (с учетом налога на добавленную стоимость) этих услуг, исчисленная исходя из регулируемых розничных цен, а при их отсутствии - из цен (тарифов), применяемых такими организациями на дату начисления плательщику дохода с учетом особенностей, установленных ст.157 НК (п.1 ст.157 НК).

В отношении услуг налоговая база подоходного налога с физических лиц при отсутствии цен (тарифов), применяемых организациями, определяется по цене (тарифу) на идентичные услуги. Такая цена определяется на основании сведений исполнителей, субъектов торговли о ценах (тарифах) на товары, работы, услуги, содержащихся в специальных отечественных и зарубежных справочниках, каталогах, периодических изданиях, информационных материалах субъектов торговли (в т.ч. размещенных на сайтах в сети Интернет).

При наличии 2 и более источников информации, содержащих сведения о ценах (тарифах) на идентичные имущество, работы, услуги, налоговая база определяется исходя из сведений о наименьшей цене (тарифе). При определении цен (тарифов) на идентичные имущество, работы, услуги принимаются во внимание сделки, предусматривающие денежную форму исполнения обязательств, между лицами, не являющимися взаимозависимыми. Сделки между взаимозависимыми лицами могут приниматься во внимание только в тех случаях, когда наличие отношений между этими лицами не повлияло на условия таких сделок.

Таким образом, и при исчислении подоходного налога также возникают сложности с правильным определением налоговой базы.

Взносы в Фонд социальной защиты населения

В соответствии со ст.2 Закона РБ от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» объектом для начисления обязательных страховых взносов в Фонд для работодателей являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования (далее - выплаты).

Исключение составляют выплаты, предусмотренные Перечнем выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 25.01.1999 № 115 (далее - Перечень № 115).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 24 марта 2017 г. следует руководствоваться Перечнем № 115 с изменениями, внесенными постановлением Совета Министров РБ от 21.03.2017 № 209.

Кроме того, взносы начисляются на сумму выплат не выше 4-кратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы.

Таким образом, на стоимость безвозмездно оказанных услуг следует начислить взносы в Фонд.

Страховые взносы по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний

Положением о порядке уплаты страховщику страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 10.10.2003 № 1297, установлено, что объектом для начисления страховых взносов являются выплаты всех видов, начисленные в пользу лиц, подлежащих обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, по всем основаниям независимо от источников финансирования.

Исключение также составляют выплаты, предусмотренные Перечнем № 115.

Таким образом, от стоимости безвозмездно оказанных услуг также следует начислить взносы в Белгосстрах.

Вывод

Исходя из вышеизложенного, в рассматриваемой ситуации наиболее оптимальным вариантом решения вопроса является предоставление служебного легкового транспорта работникам организации в почасовую аренду.

При этом, по желанию собственника, можно установить минимальный размер арендной платы, что не будет являться нарушением каких-либо норм действующего законодательства.

Организациям негосударственной формы собственности целесообразно арендную плату установить за 1 км пробега автомобиля.

23.11.2012

Валентина Прохожая, экономист

От редакции «Бизнес-Инфо» В Особенную часть Налогового кодекса РБ от 29.12.2009 № 71-З на основании законов РБ от 26.10.2012 № 431-З (с 1 января 2013 г.), от 31.12.2013 № 96-З (с 1 января 2014 г.), от 30.12.2014 № 224-З и от 30.12.2015 № 343-З внесены изменения и дополнения.