Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Сопроводительные письма: порядок оформления и регистрации

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного делата

22.05.2023

Сопроводительные письма - это письма, указывающие на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей. Разобрались в их грамотном оформлении.

Сфера применения сопроводительных писем

Сопроводительные письма можно отнести к письмам информационного характера, с их помощью отправляются документы, не имеющие адресной части (программы, первичные учетные документы, проекты документов и др.).

Сопроводительные письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

В некоторых НПА установлены формы сопроводительных документов:

• форма «О выдаче импортного сертификата» - приложение 3 к Положению о порядке оформления обязательств по использованию импортированных специфических товаров (работ, услуг), утв. Указом от 28.02.2017 № 49;

• форма сопроводительного письма для пересылки заявлений в бюро паспортизации населения при управлениях внутренних дел областных исполнительных комитетов пакетами - приложение 3 к Инструкции о порядке организации работы подразделений по гражданству и миграции органов внутренних дел по выдаче, учету, обмену, признанию недействительным, изъятию, хранению и уничтожению паспорта гражданина Республики Беларусь, утв. постановлением МВД от 28.06.2010 № 200.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 15 сентября 2024 г. следует руководствоваться приложением 2 к Инструкции о порядке организации работы по выдаче, учету, обмену, признанию недействительным, изъятию, хранению, уничтожению паспорта гражданина Республики Беларусь, утв. постановлением МВД от 12.07.2024 № 251.

В случае отсутствия установленной формы следует руководствоваться общими правилами составления и оформления сопроводительных писем.

Оформление реквизитов письма

Сопроводительные письма оформляются на бланках для писем и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Справочно Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной. Бланки для писем оформляются на двух языках с соблюдением установленных размеров полей: • левое - 30 мм; • правое - не менее 8 мм; • верхнее и нижнее - не менее 20 мм (пп.20, 21, 30 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

Сопроводительное письмо, как правило, имеет заголовок, который отвечает на вопрос «О чем?» (ч.4 п.54 Инструкции по делопроизводству).

Пример О проекте документа; о направлении информации; о направлении документа; об отчислениях в Фонд; о направлении проекта протокола и т. д.

Датой сопроводительного письма является дата его подписания. День месяца проставляет лицо, подписавшее сопроводительное письмо, то есть при подготовке проекта сопроводительного документа допускается печатать только обозначения месяца и года (чч.2, 4 п.46 Инструкции по делопроизводству).

Текст. Приложение

Текст сопроводительного письма должен быть кратким и четким, конкретно передавать необходимую информацию ясным и современным языком.

Сопроводительное письмо не должно быть длинным, это позволит сэкономить время на его написание и прочтение.

В сопроводительном письме, как правило, вводная и основная части объединяются в одну.

Пример 1. Направляем Вам для рассмотрения проект постановления… 2. Направляем для сведения информацию о применяемых при реализации банкам отпускных ценах. 3. Направляем для использования в работе постановление… 4. Направляем для учета в работе резолюцию… 5. По результатам совещания с руководителями по вопросам цифровой трансформации обслуживания клиентов направляем проект протокола совещания. 6. Представляем на рассмотрение и утверждение программу…

При наборе текста с использованием технических средств применяется размер шрифта не менее 13 пт.

В государственных органах и иных государственных организациях, подчиненных Правительству, документы оформляются по установленным в компьютерах шаблонам, размер шрифта - 15 пт (п.78 Инструкции по делопроизводству).

Выравнивание текста производится по ширине листа.

Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись».

Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие (ч.2 п.56 Инструкции по делопроизводству).

Как правило, в сопроводительном письме есть указание на то, что оно имеет приложение, соответственно, в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

Пример По результатам совещания с руководителями по вопросам цифровой трансформации обслуживания клиентов направляем проект протокола совещания.   Приложение: на 7 л. в 1 экз.

Если сопроводительное письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Пример Приложение: 1. Программа семинара на 2 л. в 2 экз. 2. План конференции на 3 л. в 2 экз.

Если к сопроводительному письму прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.

Пример Приложение: письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.11.2017 № 12-7/400 и приложение к нему, всего на 15 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Согласование и подписание письма

При согласовании сопроводительных писем визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (ч.3 п.61 Инструкции по делопроизводству).

На сопроводительном письме проставляется отметка об исполнителе, которая включает в себя фамилию и номер телефона исполнителя. При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации (п.63 Инструкции по делопроизводству).

Письма подписывает руководитель организации и (или) руководители ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленным в ЛПА организации.

В реквизите «Подпись» указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия (ч.20 п.57 Инструкции по делопроизводству).

Дополнительно по теме • В каких случаях подпись директора в письме дополняется словами: «общества», «института», «завода» и т. д.? • Допускается ли ставить косую черту перед наименованием должности, если за руководителя подписывает документ другое должностное лицо?

Регистрация сопроводительных писем

Обратите внимание! Сопроводительные письма подлежат регистрации в день их подписания (подп.141.1 п.141 Инструкции по делопроизводству).

Регистрационный индекс сопроводительных писем состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.) и другими условными обозначениями (подп.141.3 п.141 Инструкции по делопроизводству).

Сопроводительные письма могут регистрироваться:

• централизованно (в службе документационного обеспечения управления) или

• децентрализовано (в структурном подразделении, подготовившем письмо).

Установленный порядок закрепляется в инструкции по делопроизводству организации, которая обязательна в силу ч.1 п.4 Инструкции по делопроизводству.

Формы документов • Сопроводительное письмо о направлении выписки (пример).

Дополнительно по теме • Как перенаправить письмо (не обращение) по территориальной подведомственности?