Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

Понятие, обязательные реквизиты

Докладные записки могут быть составлены по вопросам основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т.п.), по личному составу (о необходимости привлечения работников к сверхурочным работам, о нарушении трудовой дисциплины и т.п.), по административно-хозяйственным вопросам (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т.п.).

Справочно Докладная записка - это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п.118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Докладные записки относятся к справочно-информационной группе организационно-распорядительной документации.

Обязательные реквизиты докладной записки:

• наименование организации или наименование структурного подразделения;

• наименование вида документа;

• дата и регистрационный номер;

• место составления или издания;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения (если есть);

• подпись.

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

В вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», предпочтительными являются следующие устойчивые обороты: «По Вашему поручению мною проведена...», «Во исполнение приказа...», «В соответствии с планом...» и т.п.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы (п.121 Инструкции по делопроизводству).

Основная часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на ваше рассмотрение» и т.п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т.д.) или сделать выводы: «Считаю необходимым...», «Прошу...» и т.п.

Обратите внимание! Датой докладной записки является дата ее подписания (п.123 Инструкции по делопроизводству).

Виды докладных записок

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т.д.).

Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение, поэтому ее текст четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.

Отчетными докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

В зависимости от адресата докладные записки делятся на:

• внешние;

• внутренние.

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке, адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации - автором документа.

Реквизиты внешней докладной записки:

• наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

• наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

• дата, регистрационный индекс;

• место издания;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• приложение (если есть);

• подпись.

Внешние докладные записки регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие документы (письма, справки).

Пример внешней докладной записки

О результатах уточнения заявок на поступление в аспирантуру при БГУ в 2013 г.

Уважаемый Владимир Иванович!

В 2013 г. шестью учреждениями _________________ было подано 15 заявок на поступление в аспирантуру при БГУ.

С учетом изложенного просим направить в государственный комитет по науке и технологиям Республики Беларусь запрос о возможности организации подготовительных занятий для лиц, поступающих в аспирантуру и не прошедших курс обучения в магистратуре.

Внутренняя докладная записка

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем.

Такая записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 в зависимости от объема текста с использованием реквизитов общего бланка (часть вторая п.120 Инструкции по делопроизводству).

Внутренние докладные записки регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов. Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте, но не на полях. Резолюция может быть оформлена также на отдельном листе и приложена к докладной записке.

Реквизиты внутренней докладной записки:

• наименование структурного подразделения - автора документа;

• наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

• дата, регистрационный индекс;

• место составления или издания (может не указываться);

• адресат;

• заголовок к тексту (в предложном падеже);

• текст;

• приложение (если есть);

• подпись;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Пример внутренней докладной записки о премировании работника

О премировании Ананича В.И.

В III квартале 2013 г. план реализации готовой продукции частного унитарного предприятия (ЧУП) «Альфа и Омега» выполнен отделом на 120 %. Перевыполнение квартального плана работы было достигнуто при активном участии ведущего специалиста по продаже Ананича Владимира Ивановича, обеспечившего заключение договоров на поставку продукции ЧУП «Альфа и Омега» со 109 торговыми организациями на общую сумму 985,3 млн.руб.

Учитывая изложенное, прошу по итогам работы в III квартале 2013 г. премировать ведущего специалиста по продаже отдела сбыта Ананича В.И. в размере должностного оклада.

Пример внутренней докладной записки о дополнительном финансировании

О дополнительном финансировании заказа № 45/5

В связи с ростом цен на расходные материалы во II квартале 2014 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно ______________ руб. для завершения работ по заказу № 45/5.

Пример внутренней докладной записки о невыполнении трудовых обязанностей работником

О невыполнении трудовых обязанностей Васиным В.В.

19 февраля 2014 г. от заказчика поступила просьба о срочной дополнительной поставке деталей № к5/335 к 20 февраля 2014 г.

Васину В.В. было поручено выполнение работы по изготовлению указанных деталей. Данная работа соответствует квалификационным требованиям токаря 4-го разряда. Однако Васин В.В., ссылаясь на сложность выполнения работы, в поставленный срок с заданием не справился. По его вине цех не выполнил заказ.

Васин В.В. принят на работу с 3-месячным сроком предварительного испытания, в течение которого он неоднократно ненадлежащим образом выполнял свои трудовые обязанности.

В связи с изложенным прошу рассмотреть вопрос о принятии мер дисциплинарного взыскания к токарю 4-го разряда Васину В.В.

01.07.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»